Wydatki na napoje i ciastka nie stanowią reprezentacji

Instytut badawczy organizuje rady naukowe. Na czas ich trwania zakupuje poczęstunek. Nie wie jednak, czy może uznać za koszt uzyskania przychodów wydatki na pokrycie kosztów podróży dotyczących uczestnictwa w posiedzeniu rady naukowej, tj. kosztów przejazdu, noclegów, diet, poczęstunku w postaci kawy, herbaty, ciastek oraz kosztów wyżywienia (obiad w restauracji) członków rady naukowej instytutu. Według IS w Poznaniu taka możliwość istnieje.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Jednak nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przez reprezentację - w znaczeniu językowym - rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Zatem wydatki, jakie ponosi instytut na zakup kawy, herbaty czy drobnych ciastek w związku z organizacją posiedzeń rady naukowej instytutu, nie noszą znamion reprezentacji. Są one zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości. Są to wydatki poniesione na rzecz samego organu, a nie jego poszczególnych członków, mające na celu sprawne jego funkcjonowanie. Mogą zatem zostać zaliczone w ciężar kosztów podatkowych.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 marca 2012 r. (nr ILPB3/423-581/11-5/MM).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl