Legacy systems, czyli techniczne prowizorki

W bieżącej działalności zespołów podatkowych rozwiązania technologiczne pełnią istotną funkcję wspierającą procesy prowadzenia kalkulacji podatkowych, zbierania danych czy ich archiwizacji. Szczególnego znaczenia technologia nabrała po wprowadzeniu w Polsce konieczności weryfikacji kontrahentów oraz raportowania w postaci plików JPK. Obszar podatkowy nie był jednak nigdy miejscem tradycyjnie zaznajomionym z technologiami. Również czas na przygotowanie się do nowych wymogów dany przez Ministerstwo Finansów ograniczał możliwości gruntownego przemyślenia podejścia do digitalizacji funkcji podatkowej. W efekcie podatnicy byli zmuszeni stosować uproszczenia i kompromisy, a środowisko technologiczne funkcji podatkowych wygląda wciąż jeszcze mocno prowizorycznie. W świecie IT takie rozwiązania nazywa się „legacy systems” i sugeruje się ich systematyczne zastępowanie rozwiązaniami nowoczesnymi i przemyślanymi.

Wśród legacy systems obserwowanych u polskich podatników należy wymienić w szczególności generatory plików JPK wymagające manualnego łączenia danych. W skrajnych przypadkach tworzenie co miesiąc pliku zajmuje nawet kilka dni, podczas gdy w dojrzałej organizacji o przeciętnych rozmiarach nie powinno to trwać więcej niż kilkanaście minut. Innym przykładem rozwiązań prowizorycznych mogą być przypadki braku zaimplementowanych walidacji (gdy dopiero wysyłając plik do Ministerstwa Finansów, dowiadujemy się czy jest on technicznie poprawny), braki w automatyzacji (np. wymóg ręcznego sprawdzania numerów NIP kontrahentów) czy ograniczona dostępność do danych archiwalnych (konieczność przechowywania plików i danych źródłowych na dyskach komputerów). Osobną kategorią rozwiązań o charakterze legacy systems są ogromne pliki Excel (lub całe ich grupy) wykorzystywane do kalkulacji podatkowych. Zarówno wydajność, jak i stabilność takich plików pozostawia wiele do życzenia.