Szkoła artystyczna musi prowadzić dokumentację

W rozporządzeniu ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 24 sierpnia 2011 r. wskazano dokumentację, którą ma obowiązek prowadzić szkoła artystyczna. Nowością jest dodanie do zbioru dokumentującego przebieg nauczania ucznia również zezwolenia wydawanego przez dyrektora szkoły na indywidualny program nauki. Publiczne szkoły artystyczne prowadzą następującą dokumentację przebiegu nauczania: księgę uczniów i słuchaczy, dzienniki lekcyjne i dzienniki zajęć, arkusze ocen uczniów, protokoły postępowania kwalifikacyjnego, protokoły egzaminów. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią również uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, pisemne prace kontrolne i egzaminacyjne, indeksy oraz zezwolenia wydane przez dyrektora szkoły na indywidualny program lub tok nauki. Publiczne placówki artystyczne prowadzą dzienniki lekcyjne i dzienniki zajęć, a także protokoły postępowania kwalifikacyjnego. Na podstawie prowadzonej dokumentacji szkoła wydaje uczniom świadectwa i dyplomy według wzorów określonych w przepisach w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych publicznych szkół i placówek artystycznych.

Do księgi uczniów prowadzonej przez szkołę wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) i adresy ich zamieszkania, a także datę przyjęcia ucznia do szkoły oraz klasę, do której ucznia przyjęto. W księdze uczniów odnotowuje się datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Od 23 września nowością jest dodanie informacji numeru PESEL jako obowiązkowej. W przypadku gdy uczeń nie posiada numeru PESEL, do księgi uczniów zamiast numeru PESEL wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wpisów w księdze uczniów dokonuje się chronologicznie według dat przyjęcia uczniów do szkoły.

Dla każdej klasy szkoła lub placówka prowadzi dziennik lekcyjny dokumentujący przebieg nauczania uczniów w danym roku szkolnym. Zakłada go wychowawca klasy (nauczyciel) lub inna osoba wskazana przez dyrektora szkoły lub placówki. W dzienniku lekcyjnym odnotowuje się m.in.: obecność uczniów na poszczególnych zajęciach, tematy przeprowadzonych zajęć, wyniki klasyfikacji śródrocznej i końcoworocznej (semestralnej). Dzienniki lekcyjne zajęć artystycznych, realizowanych indywidualnie i zbiorowo, zawierają informacje wymienione, dostosowane do rodzaju prowadzonych zajęć. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.

Szkoły realizujące zgodnie z planem nauczania zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze oraz szkoły i placówki zatrudniające pedagoga lub psychologa szkolnego, lub wychowawcę świetlicy prowadzą dzienniki zajęć.

W dzienniku zajęć prowadzący zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze wpisuje m.in.: tygodniowy plan zajęć, tematy przeprowadzonych zajęć, wnioski do dalszej pracy.

W dzienniku zajęć pedagog lub psycholog szkolny wpisuje m.in.: wykaz uczniów zakwalifikowanych do różnych form pomocy, informację o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi pedagog lub psycholog szkolny współdziała przy wykonywaniu swoich zadań, wnioski do dalszej pracy.

W dzienniku zajęć świetlicy wychowawca świetlicy wpisuje m.in.: plan pracy świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy oraz klasę, do której uczęszczają, obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć.

W przypadku ucznia zakwalifikowanego do indywidualnego nauczania szkoła prowadzi odpowiednio dziennik indywidualnego nauczania.

Szkoła lub placówka gromadzi w indywidualnej teczce dla każdego ucznia lub wychowanka objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga lub psychologa szkolnego, lub lekarza.

Dzienniki mogą być prowadzone także w formie elektronicznej. Za zgodą organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad szkołą lub placówką dzienniki lekcyjne i zajęć mogą być prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej.

Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga m.in.:

● zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;

● zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych.

W przypadku prowadzenia dzienników wyłącznie w formie elektronicznej wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela przeprowadzenia tych zajęć.

W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych (pomaturalnych) - w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego lub na dzień zakończenia semestru.

Wskutek pożaru dokumentacja przebiegu nauczania uległa zniszczeniu. Dyrektor szkoły powołał komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji, w szczególności księgi uczniów, arkuszy ocen uczniów oraz protokołów egzaminów. Odtworzenia dokumentacji dokonano na podstawie zachowanej dokumentacji przebiegu nauczania i innych dokumentów oraz zeznań świadków, w tym zeznań członków państwowych komisji egzaminacyjnych. Z przebiegu prac komisji sporządzono protokół zawierający w szczególności: skład komisji, termin rozpoczęcia i zakończenia prac komisji, opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania oraz podstawę, na jakiej dokonano jej odtworzenia. Do protokołu dołączono spisane zeznania świadków. Protokół podpisali wszyscy członkowie komisji. O powołaniu komisji i wynikach jej pracy dyrektor szkoły zawiadomił organ prowadzący i specjalistyczną jednostkę nadzoru - Centrum Edukacji Artystycznej.

Barbara Jagiełło

ekspert z zakresu prawa pracy

Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 24 sierpnia 2011 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. nr 187, poz. 1118).