Świadczenie urlopowe jest kosztem operacyjnym

Wypłata świadczenia urlopowego wymaga, aby pracownik skorzystał w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli pracownik w danym miesiącu będzie co prawda wykorzystywał co najmniej 2 tygodnie urlopu, ale nie będzie to 14 dni przypadające jeden po drugim, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty tego świadczenia.

W jakiej wysokości

Wysokość świadczenia ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku. Warto pamiętać, że jest ono takie samo jak w poprzednim roku. Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, które zawsze przysługuje w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Pracodawca powinien wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Spóźnienie w wypłacie upoważnia pracownika do żądania odsetek za zwłokę.

Co wliczamy

W okres 14-dniowego urlopu trzeba wliczyć wszystkie dni przypadające w dacie urlopu, tzn. również te niepracujące, takie jak niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz wolne dni równoważne w przypadku pracowników zatrudnionych w tym systemie. Wliczamy też weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik postanowił wziąć urlop w okresie od 9 do 20 czerwca 2014 r., to nie będzie go w pracy przez 9 dni roboczych. Jednak w sumie jego nieobecność będzie trwała 14 dni. Ma zatem prawo do świadczenia urlopowego. Podobne wyliczenia dotyczą urlopu pozostałych pracowników w terminie 16 do 27 czerwca.

ŚWIADCZENIE urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi spełniać kryterium socjalnego, świadczenie wypłaca się niezależnie od jego sytuacji materialnej i rodzinnej. Musi on jednak spełnić dwa warunki: mieć status pracownika i korzystać z odpowiednio długiego okresu urlopu wypoczynkowego.

Na wypłatę świadczenia nie ma również wpływu to, czy pracownik korzysta z bieżącego, czy zaległego urlopu wypoczynkowego. Istotna jest liczba dni. Musi być przyznane, jeżeli wnioskuje o nie pracownik, który rozpoczyna co najmniej 14-dniowy urlop.

PIT i składki

Przy wypłacie tych świadczeń odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowią one przychód dla pracownika. Artykuł 31 ustawy o PIT stanowi, że pracodawca zobowiązany jest do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba w tym przypadku odprowadzać składki zdrowotnej. Oznacza to, że płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.

Na kontach

W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe będzie stanowiło koszt operacyjny na koncie 440 - Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia. W przypadku gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach zespołu 4 i 5, konieczne będzie również przeksięgowanie świadczenia na konto 550 - Koszty ogólnego zarządu. [przykład]

Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą świadczenia urlopowego może przebiegać następująco.

Po pierwsze świadczenie urlopowe naliczone dla pracowników ująć można po stronie Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia i stronie Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Trzeba pamiętać, że gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach 4 i 5 równolegle, należy wprowadzić zapis: strona Wn konta 550 - Koszty ogólnego zarządu, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów.

Po drugie trzeba zaewidencjonować naliczony PIT od świadczeń urlopowych. Robi się to po stronie Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami i stronie Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (analityka z tytułu PIT).

Pozostaje jeszcze ewidencja wypłaty świadczeń urlopowych, którą ujmujemy: po stronie Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami i stronie Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

PRZYKŁAD

Zespół 4

Pracownik jest zatrudniony w normalnych warunkach pracy. Przysługuje mu świadczenie urlopowe. Maksymalna wysokość świadczenia dla jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi w 2014 r. 1093,93 zł. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

@RY1@i02/2014/105/i02.2014.105.00800040f.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu

1. Zaewidencjonowanie świadczenia urlopowego należnego pracownikowi w kwocie 1093,93 zł: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami;

2. Zaliczka na PIT w kwocie 197 zł: strona Wn konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu zaliczek na PIT);

3. Wypłata świadczenia w wartości pomniejszonej o podatek dochodowy w kwocie 896,93 zł: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Magdalena Sobczak

 magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).