Po uchwale SN zaniżone ryczałty trzeba wyrównać

@RY1@i02/2014/132/i02.2014.132.217000700.802.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

W ostatnim numerze Kadr i Płac (nr 127/2014) omawialiśmy sytuację, gdy pracodawca nie wypłacał w ogóle kierowcom ryczałtów. Dziś o tym, jak je wyrównać, gdy były wypłacane w zaniżonej wysokości.

Po pierwsze, w omawianym przykładzie przewoźnik oblicza wyrównanie zaniżonych ryczałtów w euro w ramach limitów przypisanych dla poszczególnych państw i przelicza je na złote według średnich kursów walut obcych z 27 czerwca 2014 r. [tabele 1 i 2] Za okres od 30 czerwca 2011 r. do 28 lutego 2013 r. kierowcy należy się łącznie 2363,90 zł wyrównania zaniżonych ryczałtów noclegowych. Za okres od 1 marca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r. kierowcy należy się łącznie 1497,09 zł wyrównania zaniżonych ryczałtów noclegowych (łącznie - 3860,99 zł).

Po drugie, firma rozlicza wyrównanie na liście płac razem z płacą za czerwiec. Od wyrównania nie pobiera ani składek, ani zaliczki PIT.

Jeśli kierowca sobie zażyczy, pracodawca musi wypłacić odsetki ustawowe od wyrównania. Wynoszą one 13 proc. w skali roku i naliczamy je dla każdej należności oddzielnie, począwszy od daty jej wymagalności (jest nią najpóźniej 14 dzień od dnia zakończenia danej podróży służbowej, a więc ostateczny termin na dokonania rozliczenia delegacji).

Co wynika z orzecznictwa

Uchwała Sądu Najwyższego, która zapadła w składzie 7 sędziów 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14), przyznała ryczałt kierowcy tras międzynarodowych, który spędził noc na prowizorycznej leżance w tirze w wysokości minimum 25 proc. limitu hotelowego w poszczególnych państwach określonego w przepisach.

Uchwała podjęta na tle par. 9 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236 poz. 1991 ze zm.; dalej: rozporządzenie z 2002 r.), pozostaje dziś ważne, gdyż aktualne (obowiązujące od 1 marca 2013 r.) rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167; dalej: rozporządzenie z 2013 r.) kwestię tę ujmuje w par. 16 tak samo.

Samodzielna regulacja

Prywatn przewoźnicy mają prawo samodzielnego określenia zasad zwrotu pracownikom kosztów delegacji w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a jeśli nie są objęci układem lub nie muszą tworzyć regulaminów płacowych - w umowach o pracę. Nie mogą w tym trybie ustalić diet krajowych i zagranicznych na poziomie niższym od diet krajowych (art. 77⁵ par. 3-5 k.p.).

W cytowanej uchwale SN zastrzegł, że na podstawie tych przepisów transportowcom wolno wprowadzić jedynie korzystniejsze (większe) należności z tytułu podróży służbowych, w tym ryczałty za nocleg. Wyjątkowo tylko diety zagraniczne mogą zredukować do wysokości krajowych. Dotychczas pracodawcy błędnie interpretowali wskazane normy inaczej, uiszczając m.in. zaniżone ryczałty noclegowe albo w wysokości równej we wszystkich państwach, gdzie odbywał się nocleg.

Minimalne standardy

Pracodawcy, którzy nie skorzystali z prawa do samodzielnej regulacji należności za delegacje, muszą respektować przepisy o podróżach służbowych. Międzynarodowemu kierowcy, który w zasadzie jest ciągle w podróży służbowej, szef oddaje m.in. koszty noclegu potwierdzone rachunkiem w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia, np. w Belgii 160 euro, we Francji 180 euro, a w Niemczech 150 euro. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może się zgodzić na refundację wyższych wydatków na nocleg niż limity udokumentowane rachunkiem.

Jeśli szofer nie dostarczył rachunku np. za hotel, uzyskuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu hotelowego, czyli za nocleg w Belgii przynajmniej 40 euro, we Francji 45 euro i w Niemczech 37,5 euro. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Kierowca również nic nie dostaje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili mu bezpłatny nocleg; przy czym w pojęciu tym na podstawie uchwały SN z 12 czerwca 2014 r. nie mieści się noc spędzona w kabinie tira.

Po uchwale SN kierowcy mają prawo składać do wnioski o wypłatę zaległych ryczałtów i ich wyrównanie do minimalnych standardów za 3 lata wstecz i to z odsetkami. Pod tym względem orzeczenie podzieliło przewoźników na trzy grupy.

Pierwsza grupa obejmuje tych, którzy stosowali bezpośrednio rozporządzenie o podróżach służbowych, bo nie skorzystali z uprawnienia do samodzielnej regulacji albo też w aktach zakładowych bądź angażach wprost odesłali do rozporządzenia o podróżach służbowych. Firmy te najczęściej nie wypłacały kierowcom śpiącym w ciężarówkach ryczałtów noclegowych i teraz muszą je wyrównać za 3 lata wstecz na życzenie zainteresowanych - łącznie z odsetkami. Od rekompensaty nie pobierają składek na ubezpieczenia społeczne ani zaliczki PIT.

Do drugiej kategorii należą transportowcy, którzy w przepisach wewnętrznych albo umowach o pracę przyjęli należności wyższe od określonych w rozporządzeniu. Muszą wyrównać kierowcom zaległe ryczałty za 3 lata wstecz, zostawiając je wolne od ZUS i PIT do limitów z cytowanego rozporządzenia, a odprowadzając je od nadwyżki.

Trzecia grupa to przewoźnicy, którzy wprowadzili u siebie zaniżone ryczałty za nocleg. Jeśli wypłacali je kierowcom międzynarodowym nocującym w ciężarówkach, teraz mają obowiązek uzupełnić je do minimalnej wysokości wskazanej w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych, również za 3 lata wstecz.

Lista płac - czerwiec 2014 r.

1. Przychód brutto	-	5870 zł + 3860,99 zł = 9730,99 zł
2. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika	-	5870 zł
3. Składka emerytalna	poz. 2 x 9,76 proc.	5870 zł x 9,76 proc. = 572,91 zł
4. Składki rentowe	poz. 2 x 1,5 proc.	5870 x 1,5 proc. = 88,05 zł
5. Składka chorobowa	poz. 2 x 2,45 proc.	5870 zł x 2,45 proc. = 143,82 zł
6. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika razem	poz. 3 + poz. 4 + poz. 5	804,78 zł
7. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	poz. 2 - poz. 6	5870 zł - 804,78 zł = 5065,22 zł
8. Pełna składka zdrowotna	poz. 7 x 9 proc.	5065,22 zł x 9 proc. = 455,87 zł
9. Składka zdrowotna ujmowana z zaliczki	poz. 7 x 7,75 proc.	5065,22 zł x 7,75 proc. = 392,55 zł
10. Koszty uzyskania przychodu	-	111,25
11. Podstawa opodatkowania	poz. 1 - poz. 6 - poz. 10	5870 zł - 804,78 zł - 111,25 zł = 4953,97 zł, w zaokrągleniu 4954 zł
12. Pełna zaliczka podatkowa	poz. 11 x 18 proc. - 46,33 zł	4954 zł x 18 proc.- 46,33 zł = 845,39 zł
13. Zaliczka do urzędu skarbowego	poz. 12 - poz. 9	845,39 zł - 392,55 zł = 452,84 zł, w zaokrągleniu 453 zł
14. Wynagrodzenie zasadnicze netto	poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13	9730,99 zł - 804,78 zł - 455,87 zł - 453 zł = 8017,34 zł

Tabela 1. Wyrównanie za okres od 30 czerwca 2011 r. do 28 lutego 2013 r.

	103 euro x 20 proc. = 20,6 euro	103 euro x 25 proc. = 25,75 euro	5,15 euro x 16 ryczałtów = 82,40 euro	82,40 euro x 4,1528 zł = 342,19 zł
	160 euro x 20 proc. = 32 euro	160 euro x 25 proc. = 40 euro	8 euro x 21 ryczałtów = 168 euro	168 euro x 4,1528 zł = 697,67 zł
	120 euro x 20 proc. = 24 euro	120 euro x 25 proc. = 30 euro	6 euro x 19 ryczałtów = 114 euro	114 euro x 4,1528 zł = 473,42 zł
	120 euro x 20 proc. = 24 euro	120 euro x 25 proc. = 30 euro	6 euro x 10 ryczałtów = 60 euro	60 euro x 4,1528 zł = 249,17 zł
	800 DKK x 20 proc. = 160 DKK	800 DKK x 25 proc. = 200 DKK	40 DKK x 27 ryczałtów = 1080 DKK	1080 DKK x 0,5569 zł = 601,45 zł

Tabela 2. Wyrównanie za okres od 1 marca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r.

	130 euro x 20 proc. = 26 euro	130 euro x 25 proc. = 32,50 euro	6,5 euro x 13 ryczałtów = 84,5 euro	84,5 euro x 4,1528 zł = 350,91 zł
	130 euro x 20 proc. = 26 euro	130 euro x 25 proc. = 32,5 euro	6,5 euro x 30 ryczałtów = 195 euro	195 euro x 4,1528 zł = 809,80 zł
	180 euro x 20 proc. = 36 euro	180 euro x 25 proc. = 45 euro	9 euro x 9 ryczałtów = 81 euro	81 euro x 4,1528 zł = 336,38 zł

PODSUMOWANIE

● Wysokość ryczałtów noclegowych określamy zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych wiążącym w dacie drzemki w ciężarówce.

● Jeśli nie przekraczają one limitów z rozporządzenia o podróżach służbowych, nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani podatkowi PIT. Daniny pobieramy od nadwyżek.

● Wypłacane kierowcom począwszy od czerwca 2014 r. (po uchwale SN) wyrównania z tego tytułu stanowią bieżące przychody ze stosunku pracy. Rozliczamy je na liście płac według aktualnych parametrów. Stosujemy więc m.in. składkę rentową finansowaną przez pracodawców w wysokości 6,5 proc. podstawy wymiaru, mimo że przed 1 lutego 2012 r. wynosiła 4,5 proc. podstawy wymiaru.

● Ryczałty określone w walutach obcych przeliczamy na złote według średniego kursu walut obcych ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty wyrównania bądź postawienia go do dyspozycji zainteresowanego.

Renata Majewska

szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac