Czy wyłączyć z podstawy zwrot kosztów używania samochodów prywatnych

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się m.in. przychodów wymienionych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z par. 2 ust.1 pkt 13 tego rozporządzenia z podstawy wymiaru składek wyłączony jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z powyższego wynika, że pracodawca może przyznać pracownikowi miesięczny ryczałt albo zwracać koszty na podstawie ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów. Gdy zwraca koszty na podstawie ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów (wypłaca tzw. kilometrówkę), wówczas ustalona kwota stanowi iloczyn stawki za 1 km przebiegu (wynika z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.) i liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się zwracać pracownikowi koszty związane z używaniem samochodu do celów służbowych na podstawie ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów, wypłacana kwota w pełnej wysokości (tj. bez względu na liczbę przejechanych w danym miesiącu kilometrów) jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Warunkiem wyłączenia jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu na zasadach określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271).

Art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).