Jak obliczyć składki dla zatrudnionego w trakcie miesiąca

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymywany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków.

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są również przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracodawca w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym za pracownika powinien uwzględnić przychód (stanowiący podstawę wymiaru składek), który został mu wypłacony lub postawiony do jego dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport. Od tak ustalonego przychodu należy naliczyć oraz opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jeżeli w danym miesiącu pracownik świadczył pracę, ale wynagrodzenie nie zostało mu wypłacone, pracodawca za ten miesiąc składa za niego raport ZUS RCA z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek.

Artykuł 18 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie ma do pracowników zastosowania. Przepis ten dotyczy ubezpieczonych, za których składki mogą być opłacane od najniższej podstawy wymiaru składek, np. osób prowadzących działalność gospodarczą. W sytuacji gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą rozpoczyna ją w trakcie miesiąca, minimalną podstawę wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie.

Pracodawca ma natomiast obowiązek naliczyć za pracowników składki od kwoty wypłaconego wynagrodzenia. Minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku pracowników nie jest określona. Oczywiście odrębną kwestią jest ustalenie, zgodnie z przepisami prawa pracy, właściwego wynagrodzenia, jakie powinno zostać wypłacone pracownikowi, jeśli wykonuje on pracę przez niepełny miesiąc. Regulują to przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. Jednak nawet gdy pracodawca w sposób nieprawidłowy ustali kwotę, jaką powinien wypłacić za część miesiąca, i ją wypłaci, to od niej powinien naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Rozporządzenie z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).