Jak skorygować raporty ZUS RCA i ZUS RSA

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Do końca sierpnia 2009 roku osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie miała ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Pracodawca powinien wówczas uzyskać od osoby, której wypłaca zasiłek, informację, czy spełnia ona podane wyżej warunki do podlegania ubezpieczeniom. Osoba pobierająca zasiłek macierzyński powinna również przekazać pracodawcy informację o rozpoczęciu wykonywania w okresie pobierania zasiłku umowy-zlecenia.

Zmiana przepisów w tym zakresie nastąpiła od 1 września 2009 r. Od tej daty każda osoba, która pobiera zasiłek macierzyński, podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym bez względu na to, czy ma inne tytuły do ubezpieczeń, czy też ma ustalone prawo do emerytury lub renty.

Płatnicy (pracodawca, zleceniodawca albo ZUS) nie sporządzają zgłoszenia do ubezpieczeń osób pobierających zasiłki macierzyńskie na formularzach ZUS ZUA, ponieważ wykazanie osoby ubezpieczonej w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 40 XX jest traktowane jako zgłoszenie do ubezpieczeń. Nie dokonują również wyrejestrowania takiej osoby z dotychczasowego tytułu, z którego nabyła ona prawo do zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że osoba, która nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego z umowy o pracę, nie jest wyrejestrowywana z ubezpieczeń społecznych jako pracownik.

Płatnik, który wypłaca zasiłek macierzyński, wykazuje tylko należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w dokumentach rozliczeniowych. Musi on co miesiąc sporządzać następujące raporty za osoby, którym wypłaca zasiłki:

● ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę (01 10 XX) oraz kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński) - raport ten jest sporządzany za miesiąc, w którym zasiłek macierzyński został wypłacony,

● ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla pracownika (01 10 XX) oraz kodem świadczenia przerwy 311 (zasiłek macierzyński) - raport ten jest sporządzany za miesiąc, w którym zasiłek macierzyński został wypłacony.

W stanie prawnym obowiązującym do 31 sierpnia 2009 r. osoba, która w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego wykonywała umowę-zlecenie, w okresie wykonywania tej umowy podlegała ubezpieczeniom społecznym jako zleceniobiorca, nie podlegała zaś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Wobec tego po przekazaniu informacji przez ZUS płatnik powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych. W złożonych w trybie korekty raportach RCA z kodem 12 40 XX musi wykazać zerową podstawę wymiaru i kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Oczywiście w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego (w przeciwieństwie do zasiłku chorobowego) osoba ubezpieczona może wykonywać umowę-zlecenie i w żaden sposób nie wpływa to na jej prawo do zasiłku.

Raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 00 i wykazanym kodem świadczenia przerwy 350 (inne świadczenia przerwy) jest składany przez płatnika, m.in. gdy dana osoba była na zasiłku macierzyńskim przez cały miesiąc, ale przez część tego miesiąca nie spełniała warunków do podlegania ubezpieczeniom z zasiłku. Jeśli przykładowo osoba pobierająca od 1 lipca zasiłek macierzyński 25 lipca rozpoczęła wykonywanie umowy-zlecenia, to gdy płatnik w lipcu wypłacił jej zasiłek macierzyński w raporcie ZUS RCA (z kodem 12 40 XX) składanym za lipiec w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinien uwzględnić kwotę zasiłku należną za okres 1 - 24 lipca i od tej kwoty wykazać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast w raporcie ZUS RSA (z kodem 01 10 XX) musi wykazać okres 1 - 31 lipca i kwotę wypłaconego za ten okres zasiłku, a w raporcie ZUS RSA (z kodem 12 40 XX) wykazać okres 25 - 31 lipca i kod świadczenia/przerwy 350. W ten sposób jest przekazywana informacja, że nie przez cały miesiąc osoba ubezpieczona z zasiłku macierzyńskiego podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Nie ma natomiast potrzeby składania raportu ZUS RSA z kodem 12 40 XX, gdy przerwa w podleganiu ubezpieczeniom trwała pełny miesiąc.

Należy podkreślić, iż złożenie raportu RSA (z kodem 12 40 XX) w żaden sposób nie ma wpływu na prawo ubezpieczonej do zasiłku macierzyńskiego i nie ma również żadnego wpływu na rozliczenia płatnika z ZUS.

Atr. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkachlub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).