Jakie dokumenty składać do ZUS w czasie urlopu

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi rozliczać oraz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie tylko za siebie, lecz także za zatrudnionych pracowników i inne osoby, w stosunku do których pełni obowiązki płatnika składek, np. za osobę współpracującą lub zleceniobiorców.

Gdy pracownikowi zostaje udzielony urlop bezpłatny, w okresie korzystania z niego nie są za zatrudnionego opłacane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jednak za ten okres płatnik składek jest zobowiązany do składania za pracownika raportu ZUS RSA (z kodem 0110 XX) i wykazywania okresu przerwy w opłacaniu składek spowodowanego udzielonym urlopem bezpłatnym. Raport ten należy składać za każdy miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym.

Dodatkowe obowiązki powoduje udzielenie urlopu wychowawczego. Przebywanie na urlopie wychowawczym nie tylko stanowi okres przerwy w opłacaniu składek z umowy o pracę, lecz także jest to odrębny tytuł do ubezpieczeń. Za osobę na urlopie wychowawczym płatnik składek, którym jest pracodawca udzielający urlopu, składa raport ZUS RSA (z kodem 01 10 XX) i wykazuje okres udzielonego urlopu i kod przerwy - 121.

Jednocześnie należy podkreślić, iż osoba, która przebywa na urlopie wychowawczym, podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty, a także innych tytułów do ubezpieczeń. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu również ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia.

Gdy pracownik na wychowawczym podlega z tego tytułu ubezpieczeniom, należy składać raport ZUS RCA z kodem 12 11 XX i wykazywać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2011 roku - 1386 zł), a na zdrowotne - od 520 zł.

Oczywiście płatnik wykazuje tylko składki za osobę przebywająca na urlopie wychowawczym, gdyż składki te są finansowane z budżetu państwa.

W związku z tym, iż przedsiębiorca pełni obowiązki płatnika składek dokumenty rozliczeniowe powinien przesłać i składki opłacać w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. Termin do 10. dnia danego miesiąca obowiązuje płatnika, który opłaca składki wyłącznie za siebie i nie rozlicza składek za innych ubezpieczonych.

Art. 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 81 ust. 8 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444).