Jak skorygować raport ZUS RSA za pracownika

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Płatnik składek ma obowiązek złożyć dokumenty korygujące w każdym przypadku, gdy zachodzi konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym lub deklaracji rozliczeniowej. Komplet dokumentów korygujących składa się z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych - zarówno tych, którzy zostali rozliczeni w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące. Imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem (w polu 01 Identyfikator raportu) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Raporty rozliczeniowe koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportów świadczeniowych (ZUS RSA).

Urlop bezpłatny jest okresem, w którym pracownik nie wykonuje pracy, a pracodawca za ten okres nie wypłaca mu wynagrodzenia. Stanowi on przerwę w podleganiu ubezpieczeniom. Natomiast w czasie urlopu wypoczynkowego pracownik co prawda nie świadczy pracy, ale w okresie tym podlega ubezpieczeniom ze stosunku pracy.

W przypadku konieczności skorygowania dokumentu ZUS RSA, z uwagi na nieprawidłowo podany okres urlopu bezpłatnego (gdy pracownik faktycznie na tym urlopie nie przebywał) należy złożyć ten raport w trybie korekty i podać ten sam okres 22.12.2010 - 23.12.2010, w polu liczba dni zasiłkowych/ liczba wypłat wpisać 0, a w polu kod świadczenia/przerwy - 111. Oczywiście oprócz korekty raportu należy złożyć także korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, pomimo iż dane zawarte w poprzednio złożonej deklaracji po korekcie nie ulegają żadnej zmianie. Deklaracja ZUS DRA i raport ZUS RSA powinny być oznaczone tym samym identyfikatorem raportu np. 02.12.2010, jeżeli płatnik nie korygował wcześniej dokumentów za ten miesiąc. Nie ma natomiast potrzeby składania w trybie korekty raportu ZUS RCA, jeżeli jest on poprawny i korekta raportu RSA nie powoduje zmian w raporcie ZUS RCA składanym za pracownika.

Oczywiście rozliczenie wynagrodzenia za grudzień, które zostało wypłacone w kwietniu, powinno zostać dokonane w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień.

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444).