Czasami od talonów świątecznych trzeba opłacić ZUS

Zbliża się okres świąteczny. Niektórzy pracodawcy zamierzają przekazać swoim pracownikom paczki albo talony, bony uprawniające do wymiany na towary lub usługi. Pojawiają się wówczas pytania, czy od takich świadczeń powinny być naliczane składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Zależy to przede wszystkim od sposobu ich finansowania.

Pamiętać przede wszystkim trzeba, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.), jaki otrzymują pracownicy ze stosunku pracy. Wobec tego składki musimy naliczać oraz opłacać zarówno od wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymuje w gotówce, ale również od świadczeń rzeczowych, a także od wartości talonów lub bonów, którymi pracownik może płacić za zakupy. Składek nie naliczamy jednak od przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Finansowanie z ZFŚS

W myśl par. 2 ust. 1 pkt 19 tego rozporządzenia z podstawy wymiaru składek wyłączone są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Zasady tworzenia tego funduszu i wydatkowania środków z niego określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wynika z niej, że obowiązek tworzenia ZFŚS spoczywa na pracodawcach:

wprowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników w tych jednostkach,

wzatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzenia może wynikać postanowienie o odstąpieniu od tworzenia funduszu).

Oczywiście przekazywane z tego funduszu świadczenia muszą spełniać wymogi określone w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, czyli ich przyznanie oraz wysokość powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, który je otrzymuje. Świadczenia spełniające takie wymogi są wyłączone z podstawy wymiaru składek w pełnej wysokości. Zatem gdy talony czy bony świąteczne będą finansowane z ZFŚS, to od ich wartości nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne, bez względu na ich wysokość. [przykład 1]

Sumujemy świadczenia

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są również (na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 20 przywołanego rozporządzenia) świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W 2012 roku odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego na pełny etat w normalnych warunkach pracy wynosi 1093,93 zł. Wypłacając więc pracownikowi z funduszu socjalno-bytowego określone świadczenie, należy ustalić, czy w danym roku otrzymał on już jakieś z tego funduszu. Od składek zwolnione są bowiem tylko świadczenia do wysokości odpisu podstawowego. Świadczenia przewyższające ten pułap stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne. [przykład 2]

Paczki dla zatrudnionych

Część z pracodawców zamiast talonów decyduje się przekazać swoim pracownikom paczki świąteczne. Wówczas o tym, czy od ich wartości powinny być opłacane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, decyduje to, z jakiego funduszu zostały sfinansowane. Należy więc postępować analogicznie jak przy talonach i bonach. Oczywiście wartość przyznanych paczek powinna być również zróżnicowana ze względu na sytuację życiową, rodzinną i materialną.

Gdy paczki (zarówno tzw. okolicznościowe, jak i dla dzieci) są finansowane z innych środków niż z ZFŚS lub funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe, to ich wartość stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

PRZYKŁAD 1

Decyduje wielkość etatu

Spółka A postanowiła przekazać swoim pracownikom mikołajkowe talony. Zatrudnieni na pełny etat mają otrzymać talon o wartości 200 zł, a zatrudnieni na pół etatu - talon o wartości 100 zł. Jeśli pracodawca postąpi w taki sposób, wartość talonów będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a także ubezpieczenie zdrowotne. W przedstawionej sytuacji świadczenia nie będą przyznane bowiem zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ich przyznanie i wartość nie będzie uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, który je otrzymuje.

PRZYKŁAD 2

Przekroczenie kwoty odpisu

Anna K. zatrudniona na pełny etat otrzyma od pracodawcy talon świąteczny o wartości 400 zł, który jest finansowany ze środków funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe. Jego przyznanie zależy od sytuacji materialnej pracowników. W 2012 r. Anna K. otrzymała z tego funduszu dofinansowanie do wypoczynku w kwocie 800 zł. Wobec tego do podstawy wymiaru składek trzeba będzie wliczyć kwotę 106,07 zł (400 zł + 800 zł = 1200 zł; 1200 zł - 1093,93 zł = 106,07 zł), gdyż wysokość otrzymanych świadczeń z tego funduszu o tę kwotę przekracza kwotę odpisu podstawowego.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 3-5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 19 i pkt 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).