Co muszą zgłaszać pracodawcy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Czy firma musi elektronicznie zgłosić ubezpieczonych

@RY1@i02/2012/038/i02.2012.038.18300150e.813.jpg@RY2@

Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia składek ZUS na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy za zatrudnione przez siebie osoby. System naliczania składek i rejestracji ubezpieczonych jest dość skomplikowany. By ułatwić, a w niektórych przypadkach w ogóle umożliwić przesyłanie danych, niezbędnych do rozliczenia z ZUS, dostępny jest darmowy program Płatnik (w oddziałach ZUS lub na stronie internetowej www.zus.gov.pl). Za jego pomocą płatnicy sporządzają wszystkie dokumenty (imienne raporty miesięczne, deklaracje) związane ze zgłaszaniem niezbędnych danych osób ubezpieczonych i rozliczaniem należnych składek. Sporządzane w nim dokumenty są weryfikowane przez system, co pozwala uniknąć błędów. Płatnik umożliwia także przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną. Z tej formy przekazu może skorzystać każdy rozliczający się z zakładem. Możliwe jest też składanie dokumentów wypełnionych ręcznie - stosowne druki dostępne są we wszystkich oddziałach ZUS. Jednak jest to pracochłonne i niesie ze sobą duże ryzyko popełnienia błędu. Z takiej formy przekazywania dokumentów mogą korzystać płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż pięć osób. Jednak w uzasadnionych przypadkach ZUS może zezwolić firmie na ręczne (papierowe) rozliczanie składek za pracowników, mimo że zatrudnia on więcej niż pięć osób.

Podstawa prawna

Art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy spółka musi wykazać osobę na zleceniu

@RY1@i02/2012/038/i02.2012.038.18300150e.814.jpg@RY2@

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ZUS. Płatnik musi wykonać taki obowiązek w ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia, kiedy zgodnie z umową ktoś zaczyna pracę lub świadczy usługi. Ta zasada dotyczy również osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Przedsiębiorca zgłasza więc do ZUS również zleceniobiorców, o ile nie jest ich pracodawcą. Płatnik wykazuje taką osobę tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli zarabia ona w innej firmie jako pracownik lub z tytułu innej umowy-zlecenia albo prowadzonej działalności co najmniej minimalne wynagrodzenie. W razie gdy jako pracownik (lub z innej umowy-zlecenia albo działalności gospodarczej) otrzymuje on mniej niż minimalne wynagrodzenie, to płatnik niebędący pracodawcą zleceniobiorcy zgłasza go do wszystkich ubezpieczeń do ZUS. Tak samo, czyli ubezpiecza go w ZUS, gdy nie jest on zatrudniony na podstawie umowy o pracę u innego przedsiębiorcy ani nie ma innych tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń. W sytuacji natomiast, gdy zleceniobiorca jest jednocześnie pracownikiem w tej samej firmie, to nie zgłasza go ona odrębnie do ZUS ze zlecenia, tylko dolicza przychód z tej umowy cywilnoprawnej do zarobków, jakie osiągnął z tytułu umowy o pracę. Trzeba jednak pamiętać o pewnym wyjątku. Jeśli mianowicie płatnik (nie pracodawca) powierza zadanie (zlecenie) uczniowi lub studentowi, który nie ukończył 26 lat, to nie wykazuje ich do ZUS. Oprócz zleceniobiorców niebędących pracownikami płatnika dokonuje on zgłoszenia do ZUS wielu innych zatrudnionych. Tak postępuje, jeśli zatrudnia np. pracowników, osoby wykonujące pracę nakładczą, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych.

Podstawa prawna

Art. 6 oraz 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy płatnik musi informować ZUS o zatrudnionych

@RY1@i02/2012/038/i02.2012.038.18300150e.815.jpg@RY2@

Płatnik składek przesyła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc. Musi to zrobić nie później niż:

● do 10. dnia następnego miesiąca, jeśli jest osobą fizyczną opłacającą składkę wyłącznie za siebie,

● do 5. dnia następnego miesiąca, jeśli jest jednostką budżetową i samorządową zakładów budżetowych,

● do 15. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników.

Płatnik, który zatrudnia pracowników, powinien co miesiąc składać następujące deklaracje:

● DRA (deklaracja rozliczeniowa),

● RCA (imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego pracownika).

Dodatkowo powinien złożyć deklarację RSA, gdy któryś z pracowników był: na zwolnieniu lekarskim, korzystał z urlopu bezpłatnego bądź przebywa na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Ponadto jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym, powinien złożyć deklarację RZA.

Jednocześnie co miesiąc należy przekazać ubezpieczonym (na ich wniosek), zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na zleceniu, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne, informację o odprowadzonych za nich składkach do ZUS - w formie deklaracji RMUA.

Podstawa prawna

Art. 36 oraz 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy firma musi skorygować deklaracje ZUS

@RY1@i02/2012/038/i02.2012.038.18300150e.816.jpg@RY2@

W przypadku zmiany danych wykazanych w złożonych przez płatnika składek do ZUS dokumentach ubezpieczeniowych, bądź stwierdzenia we własnym zakresie albo przez zakład błędów w nich zawartych, firma musi przekazać zakładowi odpowiednie zgłoszenie zmiany lub korekty danych. Ten obowiązek ciąży więc na płatniku, a nie na ZUS. Firma ma siedem dni na korektę danych osobowych ubezpieczonego. W razie korekty danych identyfikacyjnych płatnik składa poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIUA. Korektę pozostałych danych ubezpieczonego przedsiębiorca dokonuje odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc koryguje się poprzez przekazanie za ten miesiąc nowego, odpowiedniego kompletu dokumentów. Czyli będzie to nowa deklaracja rozliczeniowa korygująca ZUS DRA i odpowiednio imienne raporty miesięczne korygujące. Ewentualnie podmiot zatrudniający będzie musiał złożyć tylko deklarację rozliczeniową korygującą, jeśli zmiana dotyczy danych wykazywanych wyłącznie w deklaracji.

Podstawa prawna

Art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy przedsiębiorca musi rozliczyć emerytów

@RY1@i02/2012/038/i02.2012.038.18300150e.817.jpg@RY2@

Płatnik musi poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych o tym, że zatrudnia osoby pobierające emeryturę lub rentę. Konkretnie ma wskazać, od kiedy zawarł umowę ze świadczeniobiorcą i ile on u niego zarabia. Dodatkowo pracodawca po zakończeniu każdego roku kalendarzowego przekazuje do ZUS zaświadczenie o wysokości przychodu uzyskanego w minionym roku przez emeryta lub rencistę. Na realizację tego obowiązku ma czas do końca lutego danego roku. Wspomniane obowiązki informacyjne nie ciążą na tych firmach, które zatrudniają starsze osoby, które mogą dorabiać, ile chcą. Takie prawo mają emeryci, którzy ukończyli ustawowy wiek emerytalny (kobieta - 60 lat, mężczyzna - 65 lat). Przy czym istotne jest, aby wiek ten osiągnęli przed podjęciem zatrudnienia w danej firmie. Ograniczenie uzyskiwania przychodów nie dotyczy inwalidów wojennych pobierających rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z działaniami wojennymi lub pobytem w miejscach odosobnienia lub członków ich rodzin pobierających rentę rodzinną po tych osobach. Nie ma ono również zastosowania do osób uprawnionych do renty inwalidy wojskowego otrzymaną w związku ze służbą wojskową. Limitów dorabiania nie bierze się pod uwagę także w stosunku do uprawnionych, którzy na swój wniosek mają zawieszoną emeryturę lub rentę, i tych, którzy osiągnęli przychód z tytułu działalności niepodlegającej obowiązkowi ubezpieczeń społecznych.

Podstawa prawna

Art. 103, 104, 125 oraz 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Czy firma musi wyrejestrować zwolnioną osobę

@RY1@i02/2012/038/i02.2012.038.18300150e.818.jpg@RY2@

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z nich. Zgłoszenie takie zobowiązany jest złożyć płatnik składek w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. Pracodawca, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność lub wygasł ostatni stosunek pracy zobowiązujący go do płacenia składek, zobowiązany jest również złożyć zgłoszenie wyrejestrowania płatnika składek w terminie 7 dni od tej daty.

Podstawa prawna

Art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl