Do 31 stycznia płatnicy muszą przekazać ZUS IWA

Jeśli płatnik przekazywał informację ZUS IWA za 2008, 2009 i 2010 rok, ZUS obliczył mu stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej od 1 kwietnia 2011 r. do 31 marca 2012 r. Gdy przesyłał informację za 2009, 2010 rok i przekaże ją za 2011 rok, ZUS ustali mu stopę procentową obowiązującą od 1 kwietnia 2012 r. do 31 marca 2013 r.

Płatnicy zobowiązani do złożenia informacji

Nie wszystkich płatników składek dotyczy jednak obowiązek przekazania do ZUS takiej informacji. Za 2011 rok muszą to zrobić płatnicy, którzy spełnią łącznie następujące warunki:

● byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2012 r.,

● w roku 2011, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych,

● byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2011 r.

Pojęcie nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, iż w każdym miesiącu roku, za który składana jest informacja (czyli od stycznia do grudnia 2011 r.), płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę.

Informacji ZUS IWA za 2011 rok nie muszą więc składać płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu 2011 roku nie opłacali składek na ubezpieczenie wypadkowe. Jeśli przykładowo płatnik składek - spółka z o.o. - rozpoczął prowadzenie działalności w lutym 2011 roku i w kolejnych miesiącach 2011 roku zgłaszał do ubezpieczeń społecznych (w tym wypadkowego) 20 pracowników, to z uwagi, że nie prowadził działalności w styczniu, a zatem nie zgłaszał nikogo do ubezpieczeń społecznych, nie dotyczy go obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za 2011 rok.

Decyduje zgłoszenie do ubezpieczenia wypadkowego

Płatnik musi przekazać ZUS IWA za 2011 rok, gdy w tym roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięć osób. Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku.

Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia płatnika w ZUS przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja, liczba miesięcy będzie zawsze wynosiła dwanaście. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 (gdy wyniesie 14,51, to po zaokrągleniu 15) albo w dół, jeżeli jest mniejsza od 0,5 (gdy wyniesie 14,49, to po zaokrągleniu 14). [przykład 1]

Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, należy uwzględnić tych ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się więc osób, które przez cały miesiąc nie podlegały temu ubezpieczeniu. [przykład 2 i 3].

Nie wszystkich trzeba brać pod uwagę

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się osób, które:

● podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, np. osób pobierających zasiłek macierzyński, przebywających na urlopie wychowawczym,

● podlegających z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorców, którzy w innym zakładzie pracy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę i otrzymują wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu, członków rady nadzorczej,

● nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. studentów, którzy nie ukończyli 26 lat zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia,

● przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. [przykład 4]

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się również pod uwagę osób, za które za dany miesiąc rozliczane są składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. jeśli w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała już ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień).

Gdy natomiast dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, należy ją uwzględnić jako jednego ubezpieczonego. Jeśli przykładowo dana osoba podlegała w styczniu 2011 roku ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu) z tytułu umowy-zlecenia (od 1 do 15 stycznia), a następnie (od 16 do 31 stycznia) z tytułu umowy o pracę, to przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w styczniu należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.

Forma przekazania danych

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie. Gdy natomiast informacja jest przekazywana w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis: ZUS IWA.

Wyjaśnić trzeba, że płatnicy składający w myśl obowiązujących przepisów więcej niż jeden komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc składają za dany rok kalendarzowy jedną informację ZUS IWA.

Terminy na złożenie korekty

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu siedmiu dni od:

● stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,

● otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przy czym jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

● w decyzji - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji,

● podczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Zasady wypełniania formularza

Formularz ZUS IWA stanowi załącznik do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

PRZYKŁAD 1

Ustalanie średniej liczby ubezpieczonych

W 2011 roku płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy następującą liczbę ubezpieczonych: w styczniu - 15, w lutym - 15, w marcu - 16, w kwietniu - 15, maju - 14, czerwcu - 18, lipcu - 18, sierpniu - 16, wrześniu - 14, październiku - 12, listopadzie - 15, grudniu - 14. Łącznie liczba ubezpieczonych (podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w 2011 roku) wyniosła 182. Zatem liczba ubezpieczonych ustalana w celu obliczenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 15 (182 : 12 miesięcy = 15,1666; po zaokrągleniu 15 ubezpieczonych). W konsekwencji płatnik ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2011 rok.

PRZYKŁAD 2

Wyłączenie osoby na urlopie bezpłatnym

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 do 31 grudnia 2011 r. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w grudniu nie uwzględnia się go, gdyż nie podlegał w tym miesiącu ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu).

PRZYKŁAD 3

Wystarczy jeden dzień podlegania ubezpieczeniom

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 2 do 30 listopada 2011 r., a zatem w listopadzie nie pracował żadnego dnia, gdyż 1 listopada był dniem wolnym od pracy. W przedstawionej sytuacji pracownik w listopadzie 2011 roku przez jeden dzień podlegał jednak ubezpieczeniu wypadkowemu i pomimo iż faktycznie pracy nie wykonywał, należy go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.

PRZYKŁAD 4

Miesięczna przerwa w produkcji i zgłaszaniu do ZUS

Spółka w sierpniu 2011 roku z powodów technologicznych przerwała produkcję. Wszyscy pracownicy przebywali w tym miesiącu na urlopie bezpłatnym. Spółka w sierpniu nie zgłaszała żadnej osoby do ubezpieczenia wypadkowego. W pozostałych miesiącach 2011 roku zatrudniała średnio 20 pracowników. W związku z tym, iż w sierpniu płatnik nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia wypadkowego, nie składa za 2011 rok informacji ZUS IWA.

PRZYKŁAD 5

Chorującego pracownika nie można pominąć

Pracownik od 2 listopada do 31 grudnia 2011 r. był chory. Otrzymał za ten okres najpierw wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy. Zarówno w listopadzie, jak i w grudniu powinien być uwzględniany w liczbie ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu. Osoba przebywająca cały miesiąc na zasiłku chorobowym lub pobierająca wynagrodzenie chorobowe nadal podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Okres pobierania zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego jest jedynie okresem przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne.

Ważne

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego

Michał Jarosik

ekspert ds. ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych

Podstawa prawna

Art. 3, art. 31 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 200, poz. 1692 z późn. zm.).