Już nie 10, ale tylko 5 lat mają płatnicy składek i ZUS na wzajemne rozliczenia

Dla płatników składek istotne znaczenie ma termin, w którym ZUS może dochodzić od nich opłacenia należności z tytułu składek, czyli termin przedawnienia należności z tytułu składek.

Po upływie terminu przedawnienia należności wygasają i ZUS tych należności nie może dochodzić.

Do końca 2011 r. termin przedawnienia należności z tytułu składek - zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - wynosił 10 lat. Od 1 stycznia 2012 r. wynosi on tylko 5 lat i tak jak dotychczas jego bieg będzie się rozpoczynał w dniu, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne.

Wynika to z ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378), zwana ustawą deregulacyjną.

Kiedy można rozpocząć odliczanie

Należności z tytułu składek stają się wymagalne po upływie terminu ich płatności.

Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz tzw. Fundusze pozaubezpieczeniowe, czyli Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych, za dany miesiąc należy naliczyć i opłacić:

● do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze,

● do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,

● do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy.

W podanych wyżej terminach płatnik przesyła również deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne.

Jeżeli więc płatnik swoje należności powinien uregulować w terminie do 15. dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni, to bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się od 16 dnia tego miesiąca.

Nienależnie opłacone składki - podobnie jak należności z tytułu składek - ulegają przedawnieniu, a więc po upływie określonego przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych terminu nie można dochodzić od ZUS ich zwrotu, nawet gdy zostały nienależnie opłacone.

Do końca grudnia 2011 r. termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek na podstawie art. 24 ust. 6g ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynosi 10 lat. Termin ten jest liczony od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku zawiadomienia - od dnia ich opłacenia.

Z uwagi na to, że ustawodawca skrócił termin przedawnienia należności z tytułu składek, w celu zachowanie równowagi w zakresie sytuacji prawnej ZUS i płatników składek w zakresie ich roszczeń związanych z opłacaniem składek, od 1 stycznia 2012 r. do 5 lat uległ również skróceniu termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek.

Ustawa deregulacyjna wprowadza również przepisy przejściowe i określa zasady liczenia biegu przedawnienia należności z tytułu składek i nienależnie opłaconych składek, który rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r. [ramka]

Bez raportów ZUS RMUA co miesiąc

Ustawa spowodowała również zmianę częstotliwości przekazywania ubezpieczonym przez płatnika składek informacji zawartych w przekazywanych za nich imiennych raportach miesięcznych. Najczęściej informacje te przekazywane są w formie raportu ZUS RMUA.

Do końca 2011 r. każdy płatnik składek był zobowiązany przekazywać tę informację ubezpieczonym co miesiąc. Natomiast od 1 stycznia 2012 r. płatnik składek będzie przekazywał ubezpieczonemu informacje zawarte w złożonych za niego raportach w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego. Pierwsza taka informacja będzie przekazana za 2012 rok.

Częściej, ale jednak nie częściej niż raz na miesiąc, płatnik składek będzie miał obowiązek przekazywania ubezpieczonemu informacji tylko wówczas, gdy zażąda tego ubezpieczony.

Krótszy termin na przechowywanie kopii

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Stanowi o tym art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Ustawa deregulacyjna skraca termin przedawnienia należności z tytułu składek o 5 lat i w konsekwencji od 1 stycznia 2012 r. ulega również skróceniu do 5 lat okres przechowywania przez płatników składek kopii ww. dokumentów rozliczeniowych.

Terminy przedawnienia w przepisach przejściowych

Ustawa deregulacyjna określa zasady liczenia biegu przedawnienia należności, który rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r. I tak:

1. do przedawnienia należności z tytułu składek, którego bieg rozpoczął się przed dniem 1 stycznia 2012 r., będzie stosowało się 5-letni termin przedawnienia, z tym że bieg przedawnienia rozpocznie się od dnia 1 stycznia 2012 r.;

2. jeżeli jednak przedawnienie należności z tytułu składek rozpoczęte przed dniem 1 stycznia 2012 r. nastąpiłoby zgodnie z przepisami dotychczasowymi wcześniej, przedawnienie będzie następowało z upływem tego wcześniejszego terminu, tj. 10-letniego terminu przedawnienia;

3. zasady, o których mowa w punktach 1 i 2, są stosowane odpowiednio do nienależnie opłaconych składek.

Ważne

Druki ZUS RMUA służą ubezpieczonemu m.in. do potwierdzania uprawnienia do świadczeń opieki zdrowotnej. Do czasu wydania ubezpieczonemu karty ubezpieczenia zdrowotnego dowodem ubezpieczenia zdrowotnego jest bowiem każdy dokument, który potwierdza uprawnienia do świadczeń opieki zdrowotnej, w szczególności dokument potwierdzający opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne

Michał Jarosik

ekspert z zakresu ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Art. 24 ust. 4 i 6g, art. 41 ust. 8 - 9 oraz art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).