Jak uwzględnić jednorazowo opłacony abonament medyczny w podstawie wymiaru

Pracodawca ma taki obowiązek.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Podstawę wymiaru składek stanowią wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Do podstawy wymiaru składek zaliczamy w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop oraz wszelkie inne kwoty - niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Finansowany w całości przez pracodawcę abonament medyczny jest przychodem ze stosunku pracy, od którego istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Taki przychód może być wyłączony od składek tylko wówczas, gdy na podstawie przepisów płacowych obowiązujących u danego pracodawcy zatrudniony jest uprawniony do nabycia abonamentu za cenę niższą niż detaliczna (par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

W przypadku opisanym w pytaniu taka sytuacja nie miała jednak miejsca, w związku z czym wartość abonamentu powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek.

Zgodnie z par. 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 z późn. zm.), dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w imiennym raporcie miesięcznym uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dotyczy raport - stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli więc pracodawca jednorazowo sfinansował abonament za pracownika w styczniu 2012 r., dokonując wpłaty za cały rok, to należy uznać, że w tym miesiącu pracownik otrzymał przychód i w tym miesiącu przychód ten powinien był zostać uwzględniony w składanym za zatrudnionego raporcie ZUS RCA. Z kolei w kolejnych miesiącach z tytułu abonamentu nie należało wykazywać żadnego przychodu.

W sytuacji gdy pracodawca - pomimo jednorazowej wpłaty za cały rok w styczniu - co miesiąc doliczał pracownikowi do wynagrodzenia wartość miesięcznego abonamentu, takie postępowanie było nieprawidłowe. Zatrudniający powinien zatem złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych za poszczególne miesiące 2012 r. Konsekwencją złożenia korekty dokumentów będzie zaś konieczność uregulowania składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).