Poradnia ubezpieczeniowa

● Za kogo trzeba dokonać wpłaty na Fundusz Emerytur Pomostowych

● Czy pracodawca pomija okresy pobierania świadczeń chorobowych i urlopu bezpłatnego

● W jakich przypadkach należy złożyć zgłoszenie we wcześniejszym terminie

● Jestem kadrową w firmie założonej w styczniu 2012 r. Od kwietnia 2012 r. zatrudniamy kilku pracowników przy pracach w szczególnych warunkach, wymienionych w nowych wykazach prac. Czy musimy złożyć za nich dokument ZUS ZSWA, mimo że nie wykonywali pracy ,szczególnej przez pełny rok kalendarzowy?

Tak. Jednym z obowiązków, jakie ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych nałożyła na podmioty zatrudniające pracowników przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (wymienionych w załącznikach nr 1 i 2 do tej ustawy), jest przekazywanie do ZUS corocznej informacji dotyczącej zatrudnienia przy wskazanych wyżej pracach. Informacja ta powinna być przekazana na specjalnie przeznaczonym do tego formularzu ZUS ZSWA ("Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze"). Można otrzymać go w każdej placówce ZUS, a także pobrać ze strony internetowej ZUS. Przekazane w ten sposób dane mogą w przyszłości posłużyć do przyznania przez ZUS emerytury pomostowej.

Pracodawcy mają obowiązek przekazywania danych na formularzu ZUS ZSWA za tych pracowników, za których zobowiązani byli w danym roku kalendarzowym opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, tj. osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. oraz zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionych w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy osoby te były zatrudnione przy tych pracach przez cały rok, czy tylko przez jego część.

Zgłoszenia na formularzu ZUS ZSWA należy dokonać do 31 marca danego roku kalendarzowego, przekazując dane dotyczące pracowników zatrudnionych przy pracach szczególnych za poprzedni rok kalendarzowy. Ponieważ jednak w 2013 r. 31 marca i 1 kwietnia to dni ustawowo wolne od pracy, termin na przekazanie do ZUS zgłoszenia danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze upłynie dopiero pierwszego kolejnego dnia roboczego, czyli 2 kwietnia 2013 r.

Płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych, to jest:

ww formie elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu "Płatnik", która jest obowiązkowa dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób,

ww formie papierowej, na oryginalnych formularzach dostępnych w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub w formie wydruków z aktualnej wersji programu "Płatnik" - w przypadku płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób.

Podstawa prawna

Art. 35 i 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).

● Zatrudniamy kilkunastu pracowników przy pracach w szczególnych warunkach wymienionych w załączniku nr 1 do ustawy pomostowej. Niektórzy z nich pracują w pełnym wymiarze czasu pracy (choć nie wszyscy są urodzeni po 1948 r.), a niektórzy tylko na pół lub ćwierć etatu. Ponadto kilka osób wykonuje prace szczególne na podstawie umowy-zlecenia. Czy wszystkich tych zatrudnionych trzeba uwzględnić w zaświadczeniu wystawianym na formularzu ZUS ZSWA?

Należy pominąć osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych lub urodzone przed 1 stycznia 1949 r.

Pracodawcy mają obowiązek przekazywania zgłoszenia danych (na formularzu ZUS ZSWA) za tych wszystkich pracowników, za których muszą opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), czyli urodzonych po 31 grudnia 1948 r. oraz zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionych w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Nie ma przy tym znaczenia to, czy wykonywanie tej pracy będzie w przyszłości samoistnie uprawniało tych zatrudnionych do uzyskania emerytury pomostowej. Ten sam rodzaj pracy mogą oni bowiem wykonywać na część etatu także u innego pracodawcy. W takim przypadku - w wyniku przekazania zgłoszeń przez każdego pracodawcę, u którego są zatrudnieni na część etatu - może się okazać, że łącznie pracowali w szczególnych warunkach lub wykonywali obowiązki o szczególnym charakterze w pełnym wymiarze czasu pracy (tylko taki wymiar pracy szczególnej może być bowiem uwzględniony dla celów ustalenia prawa do emerytury pomostowej).

Oznacza to, że zgłoszenie na formularzu ZUS ZSWA należy przekazać nie tylko za pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, lecz także na część etatu.

Wypełniając zgłoszenie danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca powinien natomiast pominąć osoby wykonujące prace wymienione w załączniku nr 1 lub 2 do ustawy o emeryturach pomostowych na innej podstawie niż umowa o pracę (np. w ramach umowy-zlecenia lub umowy o dzieło). Samoistne wykonywanie takiej pracy nie rodzi obowiązku opłacania składek na FEP, w związku z czym nie należy przekazywać zgłoszenia za osoby przy niej zatrudnione. Obowiązek opłacania składek na FEP, a tym samym przekazywania danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, nie dotyczy również osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r. W przypadku tych zatrudnionych nie ma więc znaczenia, czy prace wymienione w załączniku nr 1 lub 2 do ustawy pomostowej wykonują oni w ramach umowy o pracę, czy też na podstawie innej umowy.

Podstawa prawna

Art. 35 i 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).

● Zatrudniamy kilku pracowników przy pracach w szczególnych warunkach, w związku z czym mamy obowiązek przekazania za nich zgłoszenia danych na formularzu ZUS ZSWA. Jeden z tych zatrudnionych od 11 do 27 marca oraz od 10 maja do 25 czerwca ubiegłego roku przebywał na zwolnieniu lekarskim. Z tego tytułu otrzymał najpierw wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy. Natomiast inny pracownik, zatrudniony przy pracy szczególnej, przez cały czerwiec i lipiec 2012 r. przebywał na urlopie bezpłatnym. Czy wypełniając ZUS ZSWA, powinniśmy wyłączyć okresy, w których ci zatrudnieni faktycznie nie wykonywali pracy w szczególnych warunkach?

Tak. Okresy te należy wyłączyć.

Formularz ZUS ZSWA składa się z kilku bloków. Płatnik składek umieszcza w kolejnych blokach (I-III.B) identyfikator zgłoszenia, własne dane identyfikacyjne (m.in. NIP, REGON), dane osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach (m.in. imię i nazwisko, PESEL, datę urodzenia) oraz dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (m.in. kod tej pracy, okres jej wykonywania i wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony w szczególnych warunkach lub wykonywał obowiązki o szczególnym charakterze). Bloki IV.A-VI.B są przeznaczone do przekazania danych indentyfikacyjnych oraz danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za kolejnych pracowników zatrudnionych przy tych pracach. Końcowa część formularza to blok VII, w którym płatnik wpisuje datę jego wypełnienia, składa podpis (osobiście lub za pośrednictwem upoważnionej osoby) oraz umieszcza swoją pieczątkę.

Wypełniając bloki III.B, IV.B, V.B oraz VI.B formularza (,,Dane o pracy w szczególnych warunkach /o szczególnym charakterze") należy wykazać wyłącznie okresy faktycznego wykonywania tej pracy przez danego zatrudnionego. Na podstawie przekazywanych przez płatnika składek danych ZUS ustala bowiem okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze uprawniający do uzyskania emerytury pomostowej. Przy ustalaniu tego stażu nie uwzględnia zaś okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Nie są również uwzględniane okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Wszystkie te okresy należy więc wyłączyć przy sporządzaniu zaświadczenia na formularzu ZUS ZSWA. Z okresów niewykonywania pracy szczególnej wliczeniu podlegają tylko okresy przebywania na urlopie wypoczynkowym, które są uwzględniane przez ZUS przy ustalaniu prawa do emerytury pomostowej.

Oznacza to, że przekazując dane za pracownika, który przebywał przez część 2012 r. na zwolnieniu lekarskim i pobierał z tego tytułu świadczenia chorobowe, w odpowiedniej części formularza ZUS ZSWA należy wykazać następujące okresy wykonywania tej pracy: od 1 stycznia do 10 marca, od 28 marca do 9 maja oraz od 26 czerwca do 31 grudnia.

Natomiast w przypadku pracownika, który przez cały czerwiec i lipiec 2012 r. przebywał na urlopie bezpłatnym, w zaświadczeniu ZUS ZSWA trzeba wykazać okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach: od 1 stycznia do 31 maja oraz od 1 sierpnia do 31 grudnia.

Podstawa prawna

Art. 35 i 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).

● W sierpniu 2012 r. przekazaliśmy zgłoszenie na formularzu ZUS ZSWA za pracownika, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową. Obecnie przygotowujemy się do przekazania takiego zgłoszenia za cały poprzedni rok kalendarzowy. Czy musimy jeszcze raz podać w nim dane dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach przez zatrudnionego, który nabył prawo do pomostówki?

Nie. Zasadą jest, że pracodawca powinien przekazywać dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do końca marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy. Od tej reguły przewidziano jednak dwa wyjątki.

Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, gdy pracodawca znalazł się w stanie upadłości lub likwidacji. W takim przypadku powinien wysłać zgłoszenie ZUS ZSWA (za bieżący rok kalendarzowy) nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania z ubezpieczeń. Jeśli do tego czasu nie dokonał zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, musi przekazać również to zgłoszenie w tym terminie.

Zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w terminie wcześniejszym niż 31 marca danego roku kalendarzowego należy dokonać również w sytuacji, gdy w trakcie roku pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej. W takim przypadku pracodawca powinien przekazać to zgłoszenie do ZUS w terminie 7 dni od dnia wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej. W tym wcześniejszym zgłoszeniu pracodawca powinien podać informacje dotyczące zatrudnienia pracownika przy takiej pracy w bieżącym roku kalendarzowym. Jeśli wniosek o emeryturę został złożony jeszcze przed przekazaniem zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia tego wniosku płatnik składek musi przesłać do ZUS również zgłoszenie za poprzedni rok.

Przyjęcie takich zasad w odniesieniu do pracownika przechodzącego na emeryturę pomostową ma na celu prawidłowe ustalenie przez ZUS okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na podstawie danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego, w tym również za rok, w którym ubezpieczony przechodzi na to świadczenie.

Należy przy tym pamiętać, że w związku z wcześniejszym przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za pracownika, który przeszedł na emeryturę pomostową, nie powinien on już uwzględniać tego zatrudnionego w zgłoszeniu ZUS ZSWA, które musi przekazać za pozostałych pracowników do końca marca danego roku. W przypadku opisanym w pytaniu, pracodawca wypełniając w tym roku formularz ZUS ZSWA, powinien więc pominąć pracownika, który w sierpniu 2012 r. wystąpił z wnioskiem o emeryturę pomostową i za którego zostało już przekazane zgłoszenie na tym formularzu.

Podstawa prawna

Art. 35 i 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).

Marek Opolski

ekspert od emerytur i rent