Do 31 stycznia trzeba przekazać informację ZUS IWA

Informacje zawarte w ZUS IWA są przekazywane przez płatników, by ZUS mógł ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe. Chodzi o stopę, według której w kolejnym roku składkowym (od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r.) płatnik będzie opłacał za swoich ubezpieczonych składkę na ubezpieczenie wypadkowe.

Objęci obowiązkiem

Obowiązek złożenia formularza ZUS IWA nie ciąży na wszystkich płatniach składek. Dotyczy on tylko tych, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

wbyli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2013 r.,

ww roku, za który składana jest informacja (czyli w 2012) zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

wbyli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2012 r.

Przez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, czyli od stycznia do grudnia, przynajmniej jeden ubezpieczony płatnika podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu 2012 r. nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu. [przykład 1]

Liczba ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS, przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy wynosi 12.

Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5, albo w dół, jeżeli jest mniejsza niż 0,5. [przykład 2]

Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, należy uwzględnić tych ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się więc osób, które przez cały miesiąc nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się zatem osób, które:

wpodlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, np. osoby pobierające zasiłek macierzyński, osoby przebywające na urlopie wychowawczym,

wpodlegają z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorca, który w innym zakładzie pracy jest w tym samym okresie zatrudniony na podstawie umowy o pracę i otrzymuje wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu,

wnie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. student, który nie ukończył 26 lat, zatrudniony na podstawie umowy zlecenia,

wprzez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierających zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się również osób, za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień). Natomiast gdy dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, należy ją uwzględnić jako jednego ubezpieczonego.

Dane do ustalenia kategorii ryzyka

Z tabeli wynika, że w bloku IV w polu 02 należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż uwzględnia się:

ww odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia 2012 r. i nie później niż 31 grudnia 2012 r. roku, tj. roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, [przykład 3],

ww odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Liczba poszkodowanych podana w polu 03 bloku IV nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku.

Forma przekazania

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej poprzez teletransmisję danych to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu 7 dni od: stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie, otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przy czym, jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

ww decyzji - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,

wpodczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

PRZYKŁAD 1

Rozpoczęcie działalności w trakcie roku

Płatnik składek - spółka jawna rozpoczęła prowadzenie działalności w czerwcu 2012 r. W czerwcu płatnik zgłosił do ubezpieczeń społecznych 12 pracowników. W kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu wynosiła średnio 20 osób. Z uwagi, że płatnik nie prowadził działalności w okresie do maja 2012 r. nie powinien składać informacji ZUS IWA za 2012 rok.

PRZYKŁAD 2

Obliczanie krok po kroku

W 2012 r. spółdzielnia zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy liczbę ubezpieczonych wynikających z tabeli.

Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w 2012 roku wyniosła 172 ubezpieczonych. Liczba ubezpieczonych w celu ustalenia składki wypadkowej wyniosła po zaokrągleniu 14 (172 : 12 miesięcy = 14,333). W konsekwencji płatnik ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2012 rok.

PRZYKŁAD 3

Ważna jest data sporządzenia protokołu

Wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany pracownik zdarzył się 31 grudnia 2012 r. Protokół powypadkowy sporządzono i wypadek zarejestrowano w rejestrze wypadków 2 stycznia 2013 r. Poszkodowanego nie należy uwzględniać w informacji ZUS IWA składanej za 2012 rok. Trzeba będzie go uwzględnić w informacji składanej za 2013 rok, jeśli płatnik będzie musiał ją złożyć.

Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach 2012 r.

I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
10	10	15	15	15	14	16	16	11	12	19	19

Zasady wypełniania ZUS IWA

I Dane organizacyjne	01	Należy wpisać identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok). Jako dwie pierwsze cyfry wpisuje się odpowiednio: ●01 - co oznacza informację ZUS IWA pierwszorazową - 01 2012 w przypadku informacji pierwszorazowej składanej za 2012 rok, ● 02 - 39 co oznacza informację ZUS IWA korygującą.
02	Należy wpisać 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek.
03-05	Pól tych się nie wypełnia.
06	Należy wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej, w przypadku gdy korekta informacji ZUS IWA składana jest w następstwie ustaleń kontroli ZUS.
II Dane identyfikacyjne płatnika składek	01-09	Należy podać dane, z jakimi płatnik jest zarejestrowany w ZUS (na podstawie zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA albo ZUS ZFA, z uwzględnieniem zgłoszonych zmian na formularzu ZUS ZIPA).
III Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego	01	Trzeba wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.
IV Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki	01	Należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.
	02	Podaje się liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Jeżeli w danym roku żadna osoba podlegająca ubezpieczeniu wypadkowemu nie została poszkodowana w wypadku przy pracy, należy wpisać cyfrę 0.
	03	Podaje się liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.
	04	Należy wpisać liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 31 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. z 2009 r. Dz.U. nr 167, poz. 1322 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 200, poz. 1692 z późn. zm.).