Kiedy trzeba skorygować miesięczne raporty
Na podstawie przepisów płacowych obowiązujących w naszej firmie wynagrodzenia dla pracowników są wypłacane do końca danego miesiąca za miesiąc poprzedni, czyli za sierpień - do 10 września, za wrzesień - do 10 października itd. Najczęściej wypłata następuje 28 danego miesiąca, a więc w tym dniu pracownicy otrzymują wynagrodzenie za cały miesiąc. Niekiedy zdarza się, iż pracownik, któremu zostało wypłacone wynagrodzenie za cały miesiąc, przez jego część, np. od 29 do 31 sierpnia, był chory i za ten okres powinno zostać mu wypłacone wynagrodzenie chorobowe. Jak w takiej sytuacji postąpić, skoro za ten miesiąc otrzymał pełne wynagrodzenie, które zostało przelane na jego konto 28 sierpnia? Czy zawsze trzeba składać korektę dokumentów?
Składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika są naliczane od wypłaconego mu w danym miesiącu przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych w związku z wykonywaniem umowy o pracę. Składek nie naliczamy jedynie od wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek. Jeżeli więc pracownik otrzymał w sierpniu wynagrodzenie za cały miesiąc, to wynagrodzenie to co do zasady stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Podstawa na ubezpieczenie zdrowotne powinna zostać oczywiście pomniejszona o kwoty składek na ubezpieczenia społeczne (13,71 proc.), finansowane ze środków ubezpieczonego. Wynagrodzenie należy rozliczyć w imiennym raporcie miesięcznym - ZUS RCA składanym za sierpień.
Pracownik jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania, a pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie chorobowe w terminie 30 dni od daty jego otrzymania. Wobec tego absencja chorobowa może zostać rozliczona w dokumentach rozliczeniowych składanych za wrzesień i nie ma potrzeby korygowania dokumentów rozliczeniowych składanych za sierpień. Wówczas w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA składanym za wrzesień w bloku III B - Rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek - należy wpisać 331 (wynagrodzenie za czas choroby), okres od 29 sierpnia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r. i kwotę wynagrodzenia chorobowego.
Natomiast w raporcie ZUS RCA składanym za wrzesień 2014 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinna zostać przez pracodawcę pomniejszona o kwotę nadpłaconego wynagrodzenia. Przykładowo, gdy w sierpniu pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 3000 zł i od takiej podstawy zostały naliczone składki, a po uwzględnieniu wynagrodzenia chorobowego w sierpniu powinien otrzymać 2700 zł, a więc 300 zł mniej, to w raporcie za wrzesień podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne powinna zostać pomniejszona o 300 zł. Oczywiście wypłacając pracownikowi wynagrodzenie za wrzesień, płatnik powinien je odpowiednio zmniejszyć, uwzględniając to, iż za okres 29-31 sierpnia pracownikowi powinno być wypłacone wynagrodzenie chorobowe. Jeżeli jednak przebywałby on na zwolnieniu przez dłuższy okres, a więc nie tylko przez 3 dni sierpnia, ale też w kolejnych miesiącach, wówczas pracodawca nie miałby możliwości pomniejszenia podstawy wymiaru składek w następnym miesiącu.
Najczęściej taka sytuacja ma miejsce przy długotrwałej chorobie, np. spowodowanej ciążą. Wówczas pracodawca powinien sporządzić korektę listy płac i dokumentów rozliczeniowych za sierpień, tj. raportów ZUS RCA, RSA i w skorygowanych dokumentach wykazać wynagrodzenie za okres od 1 do 28 sierpnia, a w raporcie RSA wykazać kwotę wynagrodzenia chorobowego, jaką powinien otrzymać pracownik.
@RY1@i02/2014/186/i02.2014.186.03300030j.802.jpg@RY2@
Andrzej Radzisław radca prawny
Andrzej Radzisław
radca prawny
Podstawa prawna
Art. 18 ust. 1, art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu