Urlopy jako przerwy w ubezpieczeniach trzeba wykazać w dokumentach przesyłanych do ZUS

Pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu w okresie od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, iż za cały ten okres pracodawca musi opłacać za pracownika składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Między zawarciem a ustaniem stosunku pracy występują bowiem przerwy w podleganiu ubezpieczeniom. Z uwagi że zatrudniony ma w tym okresie nadal status pracownika, na pracodawcy spoczywa obowiązek przekazania do ZUS informacji o przerwie w podleganiu ubezpieczeniom.

Przerwami w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne ze stosunku pracy są urlopy macierzyńskie, wychowawcze oraz bezpłatne. Natomiast urlop wypoczynkowy jest okresem, w którym pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym ze stosunku pracy.

Urlop bezpłatny

Pracownik, któremu zostanie udzielony urlop bezpłatny, nie podlega w tym okresie z tytułu umowy o pracę zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i zdrowotnemu. Wprawdzie w dalszym ciągu pozostaje on w stosunku pracy, ale nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia.

Pracodawca jako płatnik składek musi składać za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym imienny raport ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 XX o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne z kodem świadczenia przerwy 111. Raport ten należy składać za każdy miesiąc przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym. Okres przerwy (od – do) wykazany w raporcie nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który raport jest sporządzany.

Jeżeli pracownik przez cały miesiąc przebywa na urlopie bezpłatnym i w miesiącu tym nie otrzyma od pracodawcy żadnego wynagrodzenia, pracodawca składa za niego tylko raport ZUS RSA. Nie składa natomiast zerowego raportu ZUS RCA, z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wyjaśnić trzeba, że pracownik, któremu pracodawca udzielił urlopu bezpłatnego i którego w okresie tym zatrudnił na podstawie umowy zlecenia, będzie podlegał ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. W analizowanej sytuacji nie stosuje się art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którym za pracownika uważa się także m.in. osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli umowę taką zawarła z własnym pracodawcą lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Urlop macierzyński

W czasie urlopu macierzyńskiego pracownik ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Zasiłek ten jest finansowany ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pobieranie zasiłku stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, ale jest także okresem przerwy w podleganiu ubezpieczeniom społecznym ze stosunku pracy.

Pracodawca, który wypłaca zasiłek macierzyński, wykazuje okres przerwy w podleganiu ubezpieczeniom społecznym ze stosunku pracy w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX. Podaje w nim kwotę oraz okres, za który wypłacił zasiłek macierzyński, a w pole kod świadczenia/przerwy wpisuje 311 (zasiłek macierzyński). Raport ten składa za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata zasiłku. Gdy w danym miesiącu osoba przebywała na urlopie macierzyńskim, ale w tym miesiącu nie otrzymała zasiłku, pracodawca nie składa za nią raportu RSA z kodem pracowniczym. Raport ten musi złożyć dopiero za miesiąc, w którym zasiłek wypłaci.

Jeżeli pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków i jego pracownikom zasiłki wypłaca ZUS, to musi on za osobę, której udzielił urlopu macierzyńskiego, złożyć raport RSA z kodem ubezpieczenia 01 10 XX. Musi wykazać okres pobierania zasiłku i kod przerwy 311, a pole kwota zasiłku pozostawić puste albo wpisać tam 0,00.

Składki od zasiłku

Gdy osoba pobierająca zasiłek macierzyński spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu, pracodawca wykazuje za nią składki na te ubezpieczenia w raporcie ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 12 40 XX. W okresie do 31 sierpnia 2009 r. warunkiem podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego jest brak ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz brak innych tytułów do ubezpieczeń. Od 1 września 2009 r. każda osoba pobierająca zasiłek macierzyński będzie podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym bez względu na inne tytuły do ubezpieczeń i prawo do emerytury lub renty.

Urlop wychowawczy

Pracodawca zobowiązany jest składać za osobę, której udzielił urlopu wychowawczego, raport miesięczny ZUS RSA o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu umowy o pracę. Musi złożyć raport ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, w którym wykaże okres urlopu, a w pole kod świadczenia/przerwy wpisze 121 (urlop wychowawczy). Raport ten powinien być składany za każdy miesiąc, w którym osoba ubezpieczona korzystała z urlopu. Okres od – do wykazany w raporcie nie może wykraczać poza miesiąc, za który składany jest raport.

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu, ale tylko wtedy, gdy nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiada innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Pracownik korzystający z urlopu wychowawczego, który nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, podlega również z tytułu przebywania na tym urlopie temu ubezpieczeniu.

Obowiązek rozliczania składek za osoby przebywające na urlopach wychowawczych dotyczy wszystkich płatników składek, którzy udzielili urlopu wychowawczego. Zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopach wychowawczych dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 11 XX.

PRZYKŁAD

PRZYKŁAD