Jak rozliczać osoby przebywające na urlopach wychowawczych

Urlop wychowawczy stanowi odrębny od umowy o pracę tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Oczywiście, aby przebywać na urlopie wychowawczym, trzeba mieć status pracownika. W okresie tym jednak osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, a nie jako pracownik.

Osoba korzystająca z urlopu wychowawczego podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu, ale tylko wówczas gdy nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń społecznych. Gdy nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, podlega obowiązkowo również ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wyjaśnić trzeba, że osoby przebywające na urlopie wychowawczym nie podlegają z tego tytułu pozostałym ubezpieczeniom społecznym, czyli ubezpieczeniu wypadkowemu i chorobowemu.

Nowe zasady dotyczące podlegania ubezpieczeniom, które obowiązują od 1 września 2009 r., dotyczą wyłącznie osób pobierających zasiłki macierzyńskie. Nie dotyczą one osób przebywających na urlopie wychowawczym. Oznacza to, że nadal osoba korzystająca z urlopu wychowawczego musi przekazywać płatnikowi informację o prawie do emerytury lub renty oraz innych tytułach do ubezpieczeń.

Może zdarzyć się, że pracownica korzysta jednocześnie z urlopów wychowawczych udzielonych przez dwóch pracodawców. Wówczas podlega ona ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na wybranym przez nią, jednym urlopie wychowawczym. Powinna poinformować jednego z płatników, aby wykazywał za nią składki z tytułu urlopu, a drugiego, aby tego nie robił.

Jeżeli w okresie trwania urlopu wychowawczego kobieta urodzi dziecko i nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, wówczas podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Nie powinny być za nią wówczas wykazywane składki z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Dopiero po upływie okresu zasiłkowego będzie podlegała ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego, jeśli oczywiście będzie korzystała z tego urlopu.

Jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym osoba podejmuje dodatkowe zatrudnienie na przykład na podstawie umowy zlecenia, wówczas w czasie wykonywania tej umowy nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z urlopu wychowawczego. W okresie tym podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z umowy zlecenia. Również w sytuacji, gdy przebywający na urlopie wychowawczym rozpocznie prowadzenie działalności gospodarczej, to od dnia rozpoczęcia jej prowadzenia nie podlega już ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z urlopu wychowawczego. Obowiązkowo podlega ubezpieczeniom z tytułu prowadzonej działalności.

Na podleganie ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego nie ma wpływu wykonywanie w okresie korzystania z niego umowy o dzieło (dotyczy to także umowy z własnym pracownikiem). Umowa ta nie stanowi bowiem samoistnego tytułu do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli więc osoba przebywająca na urlopie wychowawczym będzie w tym okresie wykonywała pracę na podstawie umowy o dzieło, to w dalszym ciągu będzie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tytułu urlopu. O podjęciu takiego zatrudnienia nie musi więc informować pracodawcy, który udzielił jej urlopu.

Obowiązek rozliczania składek za osoby przebywające na urlopach wychowawczych dotyczy wszystkich płatników składek, którzy udzielili swoim pracownikom tych urlopów. Zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopach wychowawczych dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub ZUS RZA (gdy podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Płatnicy składek nie przekazują do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń na drukach ZUS ZUA, ZUS ZZA, gdyż wykazanie osoby ubezpieczonej na druku ZUS RCA albo ZUS RZA jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Trzeba także pamiętać, że nie należy wyrejestrowywać osób przebywających na urlopach wychowawczych z dotychczasowego tytułu do ubezpieczeń. Oznacza to, że w związku z przebywaniem danej osoby na urlopie wychowawczym nie dokonuje się wyrejestrowania jej z ubezpieczeń z umowy o pracę.

Pracodawca musi składać za osobę, której udzielił urlopu wychowawczego, raport miesięczny ZUS RSA o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z umowy o pracę. Raport ten musi złożyć z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, wykazać w nim okres urlopu, a w pole kod świadczenia/przerwy wpisać 121 (urlop wychowawczy).

Warto pamiętać, że płatnicy muszą wykazać należne składki w dokumentach rozliczeniowych. Nie dokonują natomiast wpłat składek, gdyż są one finansowane z budżetu państwa.

Od 1 stycznia 2009 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2009 roku wynosi ono 1276 zł). Do 31 grudnia 2008 r. podstawę wymiaru stanowiła kwota świadczenia pielęgnacyjnego.

Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, stosuje się zasadę proporcjonalnego jej zmniejszania. Za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie lub ustanie obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym i ubezpieczenia trwały tylko przez część miesiąca, kwotę podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego zostały objęte wszystkie osoby przebywające na urlopach wychowawczych, które nie podlegają temu ubezpieczeniu z innego tytułu (np. nie wykonują w tym okresie umowy zlecenia czy też nie prowadzą działalności gospodarczej). Trzeba pamiętać, że osoba przebywająca na urlopie wychowawczym nie może być w tym okresie zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego - od 1 listopada 2009 r. wynosi ona 520 zł (wcześniej 420 zł). Od tej podstawy płatnik nalicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9 proc.

Należy zaznaczyć, iż przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany miesiąc kalendarzowy nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. W związku z tym, w przypadku gdy dana osoba rozpoczyna lub kończy urlop w trakcie miesiąca, a więc z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu tylko przez cześć miesiąca, płatnik nalicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne od pełnej podstawy wymiaru.

Pracownica od 22 sierpnia 2009 r. przebywa na urlopie wychowawczym i spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tego tytułu. Za sierpień płatnik z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym musiał naliczyć za nią składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne od podstawy wynoszącej 411,61 zł (1276 zł : 31 dni x 10 dni). Składka na ubezpieczenie emerytalne wyniosła 80,35 zł (411,61 zł x 19,52 proc.), a na ubezpieczenie rentowe - 24,70 zł (411,61 zł x 6 proc.). Z uwagi że składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna (o czym piszemy niżej) płatnik musiał naliczyć ją od podstawy wynoszącej 420 zł (kwoty świadczenia pielęgnacyjnego). Składka wyniosła 37,80 zł (420 zł x 9 proc.). Za wrzesień 2009 r. składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być naliczone od 1276 zł, a na zdrowotne od podstawy 420 zł. Za wrzesień płatnik powinien złożyć za Martę K. następujące dokumenty rozliczeniowe:

● raport ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 00, w którym wykaże okres od 1 do 30 września 2009 r., tj. okres przerwy w opłacaniu składek z umowy o pracę z powodu przebywania na urlopie wychowawczym i kod świadczenia przerwy 121 (urlop wychowawczy),

● raport ZUS RCA z kodem 12 11 00 (urlop wychowawczy), w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik wykaże 1276 zł i od tej podstawy płatnik naliczy składkę na ubezpieczenia emerytalne 249,08 zł (1276 zł x 19,52 proc.), rentowe 76,56 zł (1276 zł x 6 proc.), a w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 420 zł i od tej podstawy płatnik naliczy składkę na ubezpieczenie zdrowotne 37,80 zł (420 zł x 9 proc.).

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym nie może być w tym okresie zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny

Pracownica od stycznia 2008 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Poinformowała swojego pracodawcę, składając stosowne oświadczenie na piśmie, iż spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tytułu przebywania na urlopie. 10 września 2009 r. kobieta została wybrana na członka rady nadzorczej w spółdzielni mieszkaniowej. Powinna poinformować o tym swojego pracodawcę, gdyż pełnienie obowiązków członka rady nadzorczej stanowi tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Zatem od 10 września 2009 r. przebywanie na urlopie wychowawczym nie stanowi tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednak z uwagi na to, że składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna, w raporcie RCA z kodem 12 11 XX składanym za wrzesień pracodawca musi wykazać składkę na ubezpieczenie zdrowotne od pełnej podstawy wymiaru, tj. 420 zł. Natomiast w raportach RCA składanych za kolejne miesiące składka zdrowotna nie powinna być już wykazywana.

Michał Jarosik

Gp@infor.pl

Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 13 pkt 13, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 5b, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Art. 16 ustawy z 6 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 237, poz. 1654).

Art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 73 pkt 15, art. 79, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Art. 1, 3 - 10 ustawy z 24 kwietnia 2009 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy - Prawo bankowe (Dz.U. nr 71, poz. 609).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 112, poz. 717).