Jak płatnik powinien wykazywać składki w dokumentach dla ZUS

Pracodawcy zobowiązani są do rozliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby, którym udzielili urlopu macierzyńskiego, jeżeli wypłacają im zasiłki macierzyńskie. Gdy zasiłek macierzyński wypłaca ZUS (bo płatnik nie jest do tego uprawniony, gdyż zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych), to na nim ciąży obowiązek złożenia dokumentów i rozliczenia składek.

Prawo do zasiłku macierzyńskiego przysługuje nie tylko pracownikom podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo, ale także innym osobom, które przystąpią do tego ubezpieczenia dobrowolnie, np. zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia czy też prowadzącym własną działalność. Ubezpieczeni dobrowolnie nie mogą nabyć prawa do urlopu macierzyńskiego, ale przysługują im świadczenia w razie macierzyństwa.

Od 1 września 2009 r. każda osoba pobierająca zasiłek macierzyński bezwarunkowo obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Do końca sierpnia 2009 r. podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie miała ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Z uwagi na tę zmianę od 1 września 2009 r. osoby pobierające zasiłek macierzyński nie muszą informować płatnika składek o prawie do emerytury lub renty bądź innym tytule do ubezpieczeń. Płatnik zobowiązany jest bowiem do wykazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 00) za każdą osobę, której będzie wypłacał zasiłek macierzyński.

Wyjaśnić trzeba, że osoby pobierające zasiłek macierzyński nie podlegają pozostałym ubezpieczeniom społecznym, czyli ubezpieczeniu wypadkowemu i chorobowemu.

Płatnicy muszą pamiętać, iż nowe zasady podlegania ubezpieczeniom trzeba stosować do zasiłków macierzyńskich wypłacanych za okres od 1 września 2009 r. Jeśli zatem płatnik we wrześniu będzie wypłacał zasiłek macierzyński należny za okres do 31 sierpnia, to od kwoty zasiłku powinien naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko wówczas, gdy uprawniony do zasiłku nie miał ustalonego prawa do emerytury, renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń.

Od 1 września 2009 r. osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego jednocześnie:

● wykonuje pracę nakładczą,

● wykonuje pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

● prowadzi pozarolniczą działalność lub współpracuje przy wykonywaniu działalności,

● wykonuje odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,

● jest duchownym,

- obowiązkowo podlega ubezpieczeniom z zasiłku macierzyńskiego, a z tytułów wymienionych wyżej może przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Zgodnie ze wspomnianą zasadą, wynikającą z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, od 1 września 2009 r. osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego wykonuje umowę zlecenia (zawartą z własnym lub innym pracodawcą), podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku macierzyńskiego, a z umowy zlecenia ubezpieczenia są dobrowolne. W stanie prawnym obowiązującym do 31 sierpnia 2009 r. zleceniobiorca podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom. Obecnie również osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego zdecyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej, z działalności będzie podlegała dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń będzie zasiłek macierzyński.

Zmiana zasad podlegania ubezpieczeniom nie dotyczy umowy o dzieło. Umowa o dzieło wykonywana w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego (nawet zawarta z własnym pracodawcą) zarówno do 31 sierpnia 2009 r., jak i po tej dacie nie stanowi bowiem tytułu do ubezpieczeń.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych od 1 września 2009 r. pracownik, członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych oraz funkcjonariusz Służby Celnej, który jednocześnie będzie spełniał warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego obowiązkowo, podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obydwu tytułów. W okresie do 31 sierpnia osoba znajdująca się w takiej sytuacji podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznych tylko jako pracownik, członek spółdzielni lub funkcjonariusz Służby Celnej.

Może zdarzyć się, że ubezpieczony pobiera równocześnie dwa lub więcej zasiłków macierzyńskich. Gdy przykładowo kobieta jest równocześnie zatrudniona na podstawie dwóch umów o pracę i rodzi dziecko, nabywa prawo do dwóch zasiłków macierzyńskich. W takiej sytuacji zarówno do 31 sierpnia, jak i od 1 września 2009 r. będzie ona podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania każdego z tych zasiłków. Prawo do dwóch zasiłków może przysługiwać również osobie, która była zatrudniona na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia. Jeżeli wynagrodzenie z umowy o pracę było niższe niż minimalne, obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegała zarówno z umowy o pracę, jak i umowy zlecenia. Gdy z umowy zlecenia przystąpiła do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i urodzi dziecko, nabędzie prawo do dwóch zasiłków (jeden będzie wypłacany z tytułu z umowy o pracę, drugi z umowy zlecenia). Z każdego z nich będzie obowiązkowo podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

- imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach

- raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne

- deklaracja rozliczeniowa

- raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek

Pracodawca, który jest płatnikiem zasiłku macierzyńskiego, musi za osoby pobierające ten zasiłek co miesiąc sporządzać następujące raporty:

● ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę (01 10 XX) oraz z kodem świadczenia/przerwy 311 (raport ten jest sporządzany za miesiąc, w którym zasiłek macierzyński został wypłacony; jeżeli w danym miesiącu zasiłek nie został wypłacony raportu za ten miesiąc nie sporządza się),

● ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 12 40 XX, w którym wykazuje składki naliczone od kwoty wypłaconego zasiłku (gdy w danym miesiącu zasiłek nie został wypłacony, to za ten miesiąc należy złożyć raport z zerowymi podstawami wymiaru i zerowymi kwotami składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe), oraz ewentualnie

● ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia, z którego osoba nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego - w przypadku pracowników 01 10 XX, jeżeli za część miesiąca osoba ta miała również wypłacone przychody ze stosunku pracy.

Z powyższego wynika, że złożenie kompletu dokumentów za daną osobę z kodem tytułu ubezpieczenia osoby pobierającej zasiłek macierzyński (12 40 XX) nie zwalnia płatnika od złożenia za tę osobę imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z tytułu którego nabyła prawo do zasiłku, np. z umowy o pracę.

Prawo do zasiłków macierzyńskich ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

● płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,

● Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

- ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

- ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,

- ubezpieczonym będącym duchownymi,

- osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

- ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Płatnicy składek sporządzają dokumenty rozliczeniowe za osoby, którym wypłacają zasiłki macierzyńskie, w których wykazują należne składki. Płatnicy nie dokonują natomiast wpłat składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za te osoby. Składki te są bowiem finansowane z budżetu państwa

Płatnicy nie sporządzają zgłoszenia do ubezpieczeń osób pobierających zasiłki macierzyńskie na formularzach ZUS ZUA, ponieważ wykazanie osoby ubezpieczonej w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 40 XX jest traktowane jako zgłoszenie do ubezpieczeń. Nie dokonują również wyrejestrowania takiej osoby z dotychczasowego tytułu, z którego nabyła ona prawo do zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że przykładowo osoba, która nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego z umowy o pracę nie jest wyrejestrowywana z ubezpieczeń społecznych jako pracownik.

Podkreślić trzeba, że płatnik zasiłku macierzyńskiego wykazuje tylko należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych. Nie dokonuje natomiast żadnych potrąceń z tytułu składek ani wpłat składek do ZUS.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Od tej kwoty płatnik wykazuje składki na ubezpieczenia emerytalne (19,52 proc.) i na ubezpieczenie rentowe (6 proc.). Jeżeli w danym miesiącu osoba nie otrzymała zasiłku macierzyńskiego, gdyż na przykład urodziła dziecko 20 września, a zasiłek macierzyński za wrzesień zostanie jej wypłacony w październiku, to za wrzesień płatnik musi złożyć za nią raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 XX, w którym wykaże zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki od zasiłku za wrzesień wypłaconego w październiku powinny być wykazane w raporcie składanym za październik.

Należy pamiętać, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona i w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2009 r. jest to kwota 95 790 zł). Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczy wszystkich tytułów do ubezpieczeń w danym roku kalendarzowym (w tym również pobierania zasiłku macierzyńskiego).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III. B IV. B. w polu 04. Natomiast składki należy wykazać w bloku III. B w polu 11 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez płatnika) i w bloku III. B, w polu 12 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez płatnika). Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zsumowane z raportów ZUS RCA należy wykazać w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV polu 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).

Z początkiem 2010 roku zaczną obowiązywać zmiany w dokumentach składanych do ZUS. Wprowadzi je wchodzące w życie 1 stycznia 2010 r. rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444). Jednocześnie przestanie obowiązywać obecne rozporządzenie z 24 czerwca 2008 r. Nowy akt (jak i dotychczasowy) określa również kody wykorzystywane przy wypełnianiu dokumentów. Kod pracownika podlegającego ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu będzie rozpoczynał się od czterech cyfr: 01 10. Więcej na ten temat napiszemy jutro w Tygodniku Prawa Pracy.

Pracownica od 5 sierpnia 2009 r. przebywa na urlopie macierzyńskim. Równocześnie prowadzi wraz z mężem działalność gospodarczą. Zasiłek macierzyński za sierpień został jej wypłacony przez pracodawcę 10 września. W związku z tym, iż zasiłek wypłacony we wrześniu dotyczy sierpnia, a pracownica w sierpniu nie spełniała warunków do podlegania ubezpieczeniom z tytułu zasiłku, gdyż miała inny tytuł do ubezpieczeń, nie należy wykazywać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty wypłaconego zasiłku. Składki od kwoty wypłaconego zasiłku muszą być wykazywane, począwszy od zasiłku macierzyńskiego należnego za wrzesień i kolejne miesiące.

Pracownica od 12 sierpnia 2009 r. otrzymuje od pracodawcy zasiłek macierzyński. Pracodawca wykazuje za nią składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tego tytułu. We wrześniu pracownica zawarła z pracodawcą, który wypłaca jej zasiłek macierzyński, umowę zlecenia. Pomimo zawarcia umowy zlecenia w dalszym ciągu podlega ono obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Z umowy zlecenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dla niej dobrowolne, a obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli zatrudniona nie złoży wniosku o dobrowolne podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, z umowy zlecenia powinna zostać zgłoszona wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracownica 1 czerwca 2009 r. przebywa na urlopie macierzyńskim i pobiera zasiłek macierzyński. Od 1 sierpnia podjęła zatrudnienie (u innego pracodawcy) na podstawie umowy o pracę na 1/2 etatu. Od 1 do 31 sierpnia 2009 r. kobieta podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym wyłącznie z umowy o pracę. Natomiast od 1 września 2009 r. podlega ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego i ze stosunku pracy.

Pracownica jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. 14 września 2009 r. urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. 30 września otrzyma wynagrodzenie w wysokości 1,5 tys. zł oraz zasiłek macierzyński w wysokości 1,4 tys. zł. W okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego będzie obowiązkowo podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku macierzyńskiego. Za wrzesień płatnik składek powinien złożyć za nią do ZUS następujące dokumenty:

● ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, w którym wykaże okres od 14-30 września, jako okres przerwy w opłacaniu składek, kwotę zasiłku 1,4 tys. zł i kod świadczenia przerwy 311,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 XX, w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wykaże kwotę 1,4 tys. zł i od kwoty tej naliczy składki na te ubezpieczenia,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykaże kwotę 1,5 tys. zł i od tej podstawy naliczy składki na ubezpieczenia społeczne, a w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne kwotę 1294,35 zł (1500 x 13,71 proc. = 205,65, 1500 zł - 205,65 zł = 1294,35).

Pracownica w maju 2009 r. osiągnęła kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek i pracodawca nie wykazuje już za nią składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. 25 sierpnia pracownica urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński wypłaca jej pracodawca. Rozliczając składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik musi pamiętać, iż pracownica osiągnęła w 2009 roku kwotę rocznego ograniczenia podstawy. W składanych za nią raportach ZUS RCA z kodem 12 40 XX płatnik musi zatem wykazywać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym i podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu. W czasie urlopu 12 września urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Zasiłek za wrzesień wypłacono w październiku. Od 1 do 11 września pracownica podlegała ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego, a od 12 do 30 września z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Za wrzesień 2009 r. pracodawca złożył:

● ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 00, w którym wykaże okres od 1 do 11 września jako przerwę w opłacaniu składek z powodu urlopu wychowawczego i kod świadczenia/przerwy 121,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń urlopu wychowawczego 12 11 00, w którym naliczy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 467,87 zł podstawy (1276 zł: 30 dni x 11 dni), a składkę na ubezpieczenie zdrowotne od 420 zł,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń zasiłku macierzyńskiego 12 40 00, w którym w podstawie wymiaru składek wpisze 0, gdyż zasiłku we wrześniu nie wypłacono.

Michał Jarosik

gp@infor.pl

Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 1c, 1d, art. 13 pkt 13, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 6, art. 19, art. 36 ust. 9a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Art. 16 ustawy z 6 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 237, poz. 1654).

Art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Art. 1, 3-10 ustawy z 24 kwietnia 2009 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy - Prawo bankowe (Dz.U. nr 71, poz. 609).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 112, poz. 717).