Jak sporządzić raport ZUS RCA

Pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy. W czasie choroby również jest ubezpieczony, ale nie są za niego opłacane składki. Z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że w podstawie wymiaru składek opłacanych za pracownika nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków. Wobec tego zarówno od wynagrodzenia chorobowego, jak i od zasiłku nie są opłacane składki na ubezpieczenia społeczne.

Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przy ustalaniu tej podstawy nie stosuje się jednak wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz ograniczenia podstawy wymiaru do kwoty 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2009 roku do 95 790 zł). Z podstawy wymiaru odlicza się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego.

Od wynagrodzenia za czas choroby należy zatem naliczyć składki na ubezpieczenie zdrowotne, natomiast od zasiłku chorobowego nie.

Obowiązujące u danego pracodawcy przepisy płacowe mogą przewidywać wyższe niż 80 proc. wynagrodzenie za czas choroby. I takie wynagrodzenie chorobowe (np. 100 proc. zamiast 80 proc.) jest również zwolnione od składek na ubezpieczenia społeczne, ale należy od niego opłacić składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca może również wypłacać swoim pracownikom za okres, w którym pobierają zasiłek chorobowy (finansowany ze środków FUS), dodatek uzupełniający zasiłek. Na podstawie rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dodatki uzupełniające zasiłek chorobowy zwolnione są od składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne. Zwolnienie obowiązuje do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100 proc. przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek.

Przepisy płacowe obowiązujące u danego pracodawcy mogą zapewniać pracownikowi prawo do stałych składników wynagrodzenia w okresie, w którym jest on chory. Pracownik może mieć na przykład prawo do dodatku stażowego wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na to, czy w danym miesiącu świadczył pracę czy też był chory.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączone są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo m.in. w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i zasiłku chorobowego w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Wobec tego składniki wynagrodzenia wypłacane za okres choroby są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast gdy pracownik świadczy pracę i otrzymuje taki składnik wynagrodzenia, wchodzi on do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca musi wykazać okres choroby pracownika w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za niego do ZUS. Ponieważ zarówno okres pobierania wynagrodzenia za czas choroby, jak i zasiłku chorobowego są okresami przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, informację o tym należy przekazać w składanym za pracownika imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA, z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy. Wynagrodzenie chorobowe jest wykazywane z kodem 331, natomiast zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego z kodem 313.

Raporty ZUS RSA należy złożyć za miesiąc, w którym pracodawca wypłacił wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy. Dlatego okres, za który zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport. Oznacza to, że daty wykazane w raportach mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień miesiąca, za który jest sporządzany raport, ale nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który składany jest raport.

Wykazywany w raporcie ZUS RSA okres "od do" nie może wykraczać również poza rok kalendarzowy. Jeżeli wykraczałby, to należy w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, wykazać okres i kwotę dokonanej wypłaty w rozbiciu na dwa raporty tj.: w pierwszym należy wykazać okres do 31 grudnia i kwotę świadczenia przypadającą na wskazany okres, a w drugim okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego na ten okres.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłacania swoim pracownikom zasiłków chorobowych, wypełniając raport ZUS RSA, pole kwota zostawia puste lub wpisuje 0,00, a pola liczba dni zasiłkowych nie wypełnia. Przypomnijmy, że uprawnionym do wypłaty zasiłków jest pracodawca, który na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. W stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Gdy pracodawca wypłaca zasiłki, wlicza je w ciężar składek, czyli potrąca z kwoty, jaką powinien opłacić w danym miesiącu do ZUS. Jeśli przykładowo pracodawca za dany miesiąc powinien wpłacić tytułem składek na ubezpieczenia społeczne 2 tys. zł, a równocześnie w tym miesiącu wypłacił 300 zł zasiłku, wtedy do ZUS wpłaca 1,7 tys. zł.

Pracownik od 1 do 15 października 2009 r. był chory, a od 16 do 31 października świadczył pracę. W październiku otrzymał:

● 1 tys. zł wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca,

● 800 zł wynagrodzenia za czas choroby,

● 200 zł dodatku stażowego (100 zł za okres pracy i 100 za okres choroby).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota 1100 zł (1000 zł + 100 zł). Natomiast podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota 1749,19 zł (1000 zł + 100 zł - 150,81 + 800). Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika wynoszą 150,81 zł (1100 x 13,71 proc.).

Pracownik od 26 września do 20 października był chory. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie za czas choroby 31 października. W przekazywanym za pracownika raporcie ZUS RSA za października pracodawca musi wpisać w polach:

● kod tytułu ubezpieczenia - 01 10 00,

● kod świadczenia/przerwy - 331,

● okres od do - 26.09 - 20.10,

● liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat - 23,

● kod choroby z zaświadczenia lekarskiego,

● kwotę wypłaconego wynagrodzenia chorobowego.

Oczywiście pracodawca musi złożyć za pracownika również raport ZUS RCA, w którym jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykaże wypłacone w październiku wynagrodzenie. Wypełniając pole podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, musi uwzględnić kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia pomniejszoną o kwotę składek finansowanych z jego środków oraz wypłacane wynagrodzenie za czas choroby. Od tak ustalonej podstawy nalicza się składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

gp@infor.pl

Art. 11 i 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Art. 18 ust. 1, 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 112, poz. 717).