Do 30 kwietnia płatnicy muszą sprawdzić poprawność dokumentów przekazanych do ZUS

Każdy płatnik składek musi dokonać sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Obowiązek ten dotyczy także deklaracji rozliczeniowych.

Przypomnieć trzeba, że płatnik za każdy miesiąc jest zobowiązany złożyć w ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby w którym wypłaca zasiłek macierzyński czy osoby, którym udzielił urlopu wychowawczego. Komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc składa się z jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz z dołączonych do niej raportów (ZUS RCA/RZA/RSA) za każdego ubezpieczonego.

Nałożenie na płatników obowiązku sprawdzenia poprawności przekazywanych dokumentów do końca kwietnia danego roku za rok ubiegły wynika z ciążącego z kolei na ZUS obowiązku informowania ubezpieczonych o stanie ich konta w ZUS. Do 31 sierpnia każdego roku ZUS musi przesłać ubezpieczonemu urodzonemu po 31 grudnia 1948 r. informację o zewidencjonowanych na jego koncie składkach za ostatni rok kalendarzowy. Nałożenie na płatników obowiązku sprawdzenia danych powoduje, iż zachodzi domniemanie, że dane po weryfikacji przez płatników są poprawne i na ich podstawie można przekazywać informacje ubezpieczonym.

W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik musi przekazać do ZUS dokument korygujący. Ma na to siedem dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości.

Zaznaczyć trzeba, że płatnicy muszą sporządzić korekty tylko tych raportów, w których stwierdzili błędy. Raporty te dołączają do korygującej deklaracji rozliczeniowej, w której wykazują pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych korygującymi raportami. W sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości w deklaracji rozliczeniowej płatnik składek musi złożyć korektę tej deklaracji. Nie składa natomiast korekty raportów, gdyż informacje w nich zawarte nie ulegają zmianie.

Płatnicy muszą wiedzieć, że nie należy korygować danych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Zasada ta nie dotyczy jednak ubezpieczonych (np. prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą), których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Wówczas, bez względu na stwierdzoną różnicę, korekta jest obowiązkowa.

Podkreślić trzeba, że płatnik składek będzie zobowiązany złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za rok ubiegły również wówczas, gdy odkryje pomyłkę w okresie późniejszym niż do 30 kwietnia lub o konieczności korekty dokumentów zostanie powiadomiony przez ZUS.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie regulują kwestii dokumentowania wykonania obowiązku sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w dokumentach rozliczeniowych. Należy więc przyjąć, że płatnik składek lub osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może okoliczność tę udokumentować w każdy dopuszczalny przez prawo sposób - może na przykład sporządzić protokół z przeprowadzonego sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za dany rok. Istotne jest, że w przypadku ewentualnego sporu z ZUS co do wykonania omawianego obowiązku, ciężar dowodu w zakresie okoliczności jego niedopełnienia przez płatnika składek albo osobę zobowiązaną do działania w jego imieniu spoczywa na ZUS.

Niedopełnienie obowiązku sprawdzenia poprawności danych przekazanych do ZUS stanowi wykroczenie, za które płatnikowi może zostać wymierzona grzywna w wysokości do 5 tys. zł. Grzywna ta wymierzana jest przez sąd grodzki na wniosek ZUS.

Wspomniana grzywna może być orzeczona nie tylko wobec płatnika składek, ale także w stosunku do osoby, która zobowiązana jest do działania w jego imieniu. Do osób tych będzie należeć m.in. osoba prowadząca biuro rachunkowe, która na podstawie zawartej z płatnikiem składek umowy zobowiązała się do działania w jego imieniu wobec ZUS, w tym do sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

Trzeba pamiętać, że wykroczenia nie popełnia osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu. Nieświadomość tego, że czyn jest zagrożony karą, nie wyłącza jednak odpowiedzialności za wykroczenie, chyba że nieświadomość była usprawiedliwiona.