Pracodawca musi przygotować wniosek o emeryturę lub rentę swojego pracownika

Do gromadzenia dokumentacji, zarówno osobowej, jak i płacowej, na podstawie której ZUS w przyszłości będzie mógł przyznać i obliczyć emeryturę lub rentę, zobowiązany jest zarówno pracownik, jak i jego pracodawca.

Dokumentację płacową - listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, pracodawca musi przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Również dokumentację osobową należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia, w którym rozwiązano stosunek pracy. Prowadzenie przez tak długi okres dokumentacji osobowej jest bardzo istotne. Na jej podstawie można bowiem odtworzyć wysokość wynagrodzenia pracownika, gdy nie zachowa się dokumentacja płacowa.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest wydawanie zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Na żądanie ZUS płatnik składek musi wystawić zaświadczenia w celu udowodnienia:

● okresów ubezpieczenia oraz nieskładkowych,

● wysokości wynagrodzenia,

● okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pracy górniczej, na kolei.

Gdy ustanie stosunek pracy, pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectwa pracy. W przypadku gdy stosunek pracy trwa nadal, a do przyzna świadczenia nie jest konieczne jego rozwiązanie, pracodawca może wystawić zaświadczenie, w którym potwierdzi datę jego nawiązania, oraz ewentualnie wskaże datę jego ustania.

Jak wyżej zaznaczono, na potwierdzenie wysokości osiąganego przez pracownika wynagrodzenia, pracodawca zobowiązany jest wystawić zaświadczenie. Chodzi o wysokość przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przysługuje, a także o wysokość wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności. Informacja o wysokości przychodu jest potrzebna do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu należy sporządzić na podstawie dokumentacji płacowej np. listy płac, na druku ZUS Rp-7. W przypadku, gdy się ona nie zachowała, pracodawca powinien wykazać wysokość przychodu na podstawie innych wiarygodnych dokumentów z akt osobowych pracownika, np. umowy o pracę, pisma o powołaniu.

Na pracodawcy ciąży także obowiązek przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenie go za zgodą pracownika organowi rentowemu. Obowiązek ten dotyczy emerytury przyznawanej na dotychczasowych - starych zasadach oraz renty z tytułu niezdolności do pracy. Płatnik składek nie jest zobowiązany do sporządzania wniosku o tzw. nową emeryturę. Zatem osoby urodzone po 1948 roku, które nie mogą skorzystać z wcześniejszej emerytury, same będą musiały przygotować i złożyć w ZUS wniosek.

Podkreślić trzeba, że pracodawca jest zobowiązany do kompletowania wniosku wyłącznie w odniesieniu do pracownika (ubezpieczonego), za którego opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w chwili wystąpienia przez niego o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy. Nie ciąży na nim taki obowiązek w stosunku do jego byłych pracowników.

Ustawa o emeryturach i rentach z FUS zwalnia niektórych płatników składek z obowiązku przygotowania i skompletowania wniosku o emeryturę lub rentę. Chodzi o:

● pracodawców, którzy nie wypłacają zasiłków chorobowych (tj. zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych),

● zleceniodawców,

● płatników składek zobowiązanych do opłacania składek za siebie i osoby współpracujące.

Pracodawca, kompletując wniosek o świadczenia emerytalno-rentowe (na druku ZUS Rp-1E albo ZUS Rp-1R) powinien dołączyć kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (na druku ZUS Rp-6) oraz zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7. W przypadku gdy prawo do świadczenia zależy od stwierdzenia niezdolności do pracy, należy również dołączyć zaświadczenia o stanie zdrowia (druk N-9) oraz wywiad zawodowy (druk N-10).

Okresy składkowe i nieskładkowe muszą być potwierdzone m. in. świadectwami pracy, zaświadczeniami o zatrudnieniu, umową o pracę. Natomiast podstawę wymiaru emerytury lub renty ZUS ustali na m.in. na podstawie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (na druku druk ZUS Rp-7), legitymacji ubezpieczeniowej zawierającej odpowiednie wpisy.

Pracodawca, który będzie kompletował wniosek o emeryturę musi go złożyć w ZUS nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę. Natomiast wniosek o rentę z tytułu niezdolności do pracy musi być złożony na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych.

Pamiętać trzeba, że za datę zgłoszenia wniosku o emeryturę lub rentę przyjmuje się datę sporządzenia wniosku przez płatnika zobowiązanego do jego kompletowania.

Wniosek z załącznikami należy przekazać do jednostki organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego. Jeżeli miejsce zamieszkania i miejsce zameldowania są różne, o właściwości oddziału ZUS decyduje miejsce zameldowania na pobyt stały.

W przypadku śmierci pracownika pracodawca musi bezzwłocznie poinformować pozostałych po nim członków rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej. Jest on również zobowiązany do przygotowania wniosku o tę rentę i przedłożenia go w ZUS.

Wniosek o rentę rodzinną składa się na formularzu ZUS Rp-2. Należy do niego dołączyć zaświadczenia (dowody) niezbędne do ustalenia prawa do renty oraz jej wysokości.