Potrzebna zgoda pracownika na raport elektroniczny
Co drugi polski przedsiębiorca, który rozlicza składki na ubezpieczenie społeczne za więcej niż pięciu ubezpieczonych, korzysta z bezpiecznego e-podpisu w kontaktach ZUS. Dzięki temu właśnie te firmy jako pierwsze będą mogły zaproponować swoim pracownikom przekazywanie drogą elektroniczną informacji o zapłaconych składkach. Umożliwia to nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Od tego roku przedsiębiorcy mogą, zamiast papierowych druków ZUS RMUA, przekazywać swoim pracownikom elektroniczne raporty ubezpieczeniowe. Muszą się w nich znaleźć informacje, za jaki miesiąc i rok zostały zapłacone składki na ubezpieczenie i oczywiście dane płatnika oraz ubezpieczonego. Elektroniczny przekaz ma zawierać zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Dodatkowo pracodawca ma podać informacje o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek, kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania.
Pracodawca nie może wysłać takich danych do pracownika bez jego wiedzy. Ustawodawca nałożył na płatnika składek obowiązek uzyskania pisemnej zgody od pracownika na otrzymywanie takiego druku w formie listu elektronicznego. Ponadto pracodawca musi podpisać taki dokument bezpiecznym e-podpisem. Dzięki temu pracownik ma pewność, że otrzymany wykaz jest wiarygodnym źródłem informacji o jego ubezpieczeniu. Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest bowiem równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie. Prawo do sprzedaży bezpiecznych e-podpisów mają Unizeto Technologies, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz Krajowa Izba Rozliczeniowa.
ZALETY E-RAPORTU
Dokument cyfrowy może być przesłany do adresata znacznie szybciej niż papierowy. W praktyce jest też znacznie bardziej bezpieczny. Inne jego zalety to m.in.: szybszy obieg informacji, niższe koszty korespondencji, łatwiejsze przechowywanie dokumentów (prostsze narzędzia katalogowania, wyszukiwania i wydruku informacji). Pracodawcy coraz chętniej korzystają z takich możliwości archiwizowania danych. Jednak dopiero po 20 lipca 2009 r. wszyscy przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 5 pracowników będą obowiązkowo musieli przekazywać do ZUS informacje drogą elektroniczną podpisane bezpiecznym e-podpisem. Wtedy też zwiększy się liczba firm oferujących swoim pracownikom możliwość otrzymania ZUS RMUA bezpośrednio na domową skrzynkę e-mailową. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla pracowników zatrudnionych w terenie. Pracownik może na bieżąco kontrolować wysokość opłaconych składek.
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 220, poz. 1418).
Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.