Do 31 stycznia 2009 r. płatnicy muszą przekazać do ZUS formularz ZUS IWA
Informację ZUS IWA mają obowiązek przekazać płatnicy, którzy łącznie spełniają następujące warunki:
byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2009 r.,
w roku, za który składana jest informacja (t.j. w 2008 roku), zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych,
byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2008 r.
Przez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja (czyli od stycznia do grudnia 2008 r.), przynajmniej jeden ubezpieczony płatnika podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu 2008 r. nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tzn. za dany miesiąc nie zgłaszali żadnej osoby do tego ubezpieczenia.
Liczbę ubezpieczonych, która decyduje o obowiązku składania informacji ZUS IWA, ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na to, że płatnik musi być nieprzerwanie zgłoszony w ZUS (od 1 stycznia do 31 grudnia), przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12.
Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 albo w dół, jeżeli jest mniejsza od 0,5 (15,49 = 15; 16,51 = 17).
Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, należy uwzględnić tych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. W liczbie tej nie uwzględnia się więc osób, które przez cały miesiąc nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się więc osób, które:
podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, np. zleceniobiorcy wykonujący pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez płatnika, osoby pobierające zasiłek macierzyński, osoby przebywające na urlopie wychowawczym,
podlegają z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorca, który w tym samym okresie z innym podmiotem pozostaje w stosunku pracy i otrzymuje wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu, z wykonywanej równocześnie umowy zlecenia obowiązkowo podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu,
nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. student, który nie ukończył 26 lat, zatrudniony na podstawie umowy zlecenia (nie ma znaczenia czy umowa zlecenia jest wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, czy też poza siedzibą i miejscem prowadzenia działalności),
przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierały zasiłek macierzyński.
Ustalając liczbę ubezpieczonych, płatnik nie powinien uwzględniać również osób, za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. gdy w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała już ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień).
Warto też zapamiętać, że gdy dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, należy ją uwzględnić jako jednego ubezpieczonego. Jeśli przykładowo w grudniu 2008 r. dana osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu u tego samego płatnika z dwóch tytułów - od 1 do 10 grudnia 2008 r. była zatrudniona na podstawie umowy zlecenia (podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu, chorobowemu i zdrowotnemu), a od 11 do 31 grudnia 2008 r. została zatrudniona na podstawie umowy o pracę, to przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w grudniu należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.
Wypełniając informację ZUS IWA, płatnik składek musi przestrzegać określonych zasad. Blok I Dane organizacyjne należy wypełnić w następujący sposób:
w polu 01 - należy wpisać identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok; jako dwie pierwsze cyfry wpisuje się odpowiednio: 01 - co oznacza informację ZUS IWA pierwszorazową, 02 - co oznacza informację ZUS IWA korygującą, 03 do 39 - co oznacza kolejną informację ZUS IWA korygującą),
w polu 02 - należy wpisać 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek,
pól od 03 do 05 - nie wypełnia się,
w polu 06 - należy wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej, w przypadku gdy korekta informacji ZUS IWA składana jest w następstwie ustaleń kontroli ZUS.
W bloku II Dane identyfikacyjne płatnika składek, wpisując numery NIP i REGON, nie należy oddzielać kreskami poszczególnych członów. Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 - wypełnia tylko płatnik składek będący osobą fizyczną. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.
W celu prawidłowej identyfikacji informacji ZUS IWA w systemie informatycznym ZUS wymagana jest zgodność danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II z aktualnymi danymi. Chodzi o dane, z jakimi płatnik jest zarejestrowany w ZUS na podstawie zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, z uwzględnieniem zgłoszonych zmian danych identyfikacyjnych na formularzu ZUS ZIPA.
W bloku III należy podać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Zasady jej obliczania przedstawiliśmy wyżej.
Płatnik składek - spółka z o.o. rozpoczęła prowadzenie działalności w lutym 2008 r. Od lutego płatnik zgłosił do ubezpieczeń społecznych 20 pracowników. W kolejnych miesiącach liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu wynosiła średnio 25 osób. Z uwagi na to, iż płatnik nie prowadził działalności w styczniu, a w związku z tym nie zgłaszał w tym miesiącu do ubezpieczenia żadnej osoby, nie powinien składać informacji ZUS IWA za 2008 rok.
Spółka akcyjna była zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek przez cały 2008 rok, ale w przez cały grudzień (od 1 do 31) wszyscy pracownicy przebywali na urlopie bezpłatnym. W miesiącu tym spółka nie zatrudniała również zleceniobiorców. W związku z tym, iż w grudniu 2008 r. spółka nie zatrudniała żadnej osoby podlegającej ubezpieczeniu wypadkowemu, nie powinna składać za 2008 r. informacji ZUS IWA.
W bloku IV ZUS IWA w polu 01 należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia r., za który składana jest informacja ZUS IWA. Jest to pięcioznakowy kod z zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON, aktualnego na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja. W informacji ZUS IWA za rok 2008 należy podać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności wg PKD wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 20 stycznia 2004 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. nr 33, poz. 289 i nr 165, poz. 1727).
W polu 02 bloku IV należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż uwzględnia się:
w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia 2008 r. i nie później niż 31 grudnia 2008 r.,
w odniesieniu do innych osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia 2008 r. i nie później niż 31 grudnia 2008 r.
Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy, należy wpisać cyfrę 0.
Płatnik zobowiązany do złożenia informacji ZUS IWA musi także podać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja (w tym celu wypełnia pole 03 bloku IV). Oznacza to, iż analogicznie jak przy wypełnianiu pola 02 uwzględnia się:
w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2008 r.,
w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2008 r.
Pamiętać trzeba, że liczba poszkodowanych podana w polu 03 bloku IV nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku.
W polu 04 bloku IV należy wpisać liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia 2008 r. Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.
W informacji ZUS IWA konieczne jest podanie adresu do korespondencji. W polu 04 bloku V należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go, oddzielając numery pochyłą kreską, np. 110/125, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 115A. Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole 05 należy pozostawić puste. W polu 06 należy wpisać numer telefonu do teletransmisji, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-7213355. Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole należy pozostawić puste. Wpisując numer telefonu w polu 08, należy poprzedzić go numerem kierunkowym, np. 022-6223344.
Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do innych dokumentów. Jeśli przekazuje je w formie elektronicznej poprzez teletransmisję danych, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.
Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego) muszą przekazać informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej na opakowaniu powinien być umieszczony napis: ZUS IWA.
Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu siedmiu dni od:
stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Gdy konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w decyzji, płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się tej decyzji. Jeśli natomiast nieprawidłowości zostały stwierdzone podczas kontroli, płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Spółka od lutego do końca czerwca 2008 r. zatrudniała studenta na podstawie umowy zlecenia. Ponieważ student nie ukończył 26 lat, z umowy zlecenia nie został zgłoszony do żadnych ubezpieczeń, w tym również do ubezpieczenia wypadkowego. Po zakończeniu wykonywania umowy zlecenia student wystąpił do sądu o ustalenie, że wykonywana przez niego umowa była faktycznie umową o pracę, oraz o wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i wynagrodzenia za nadgodziny. Z uwagi, że sprawa nie zakończy się prawomocnym wyrokiem sądu do końca stycznia 2009 r., osoby tej nie należy wliczać do liczby osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w okresie luty - czerwiec 2008 r. Jeżeli po złożeniu druku ZUS IWA zapadnie wyrok sądu stwierdzający, że osoba ta we wspomnianym okresie faktycznie wykonywała umowę o pracę, a nie umowę zlecenia i wyrok ten uprawomocni się, płatnik będzie musiał złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za ten okres i wykazać tę osobę jako pracownika. W takiej sytuacji konieczne też będzie złożenie korekty druku ZUS IWA za 2008 rok i wykazanie tej osoby w liczbie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w okresie od lutego do czerwca 2008 r.
Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.
Zleceniobiorca (podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu) uległ wypadkowi przy pracy 29 grudnia 2007 r. Kartę wypadku sporządzono 3 stycznia 2008 r. Z uwagi na datę sporządzenia karty zleceniobiorcę, który uległ wypadkowi przy pracy, należy uwzględnić w liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy w informacji ZUS IWA za 2008 r.
Wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany pracownik, zdarzył się 31 grudnia 2008 r. Protokół powypadkowy sporządzono i wypadek zarejestrowano w rejestrze wypadków 2 stycznia 2009 r. Poszkodowanego nie należy uwzględniać w informacji ZUS IWA składanej za 2008 r. Musi być on uwzględniony dopiero w informacji składanej za 2009 rok.
Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 3 do 30 listopada 2008 r. W listopadzie nie przepracował żadnego dnia (1 listopada to święto, a 2 listopada to niedziela i dni te były dla niego dniami wolnymi od pracy). Z uwagi jednak, że w listopadzie pracownik przez dwa dni podlegał ubezpieczeniom, w tym wypadkowemu (1 i 2 listopada), mimo że faktycznie nie wykonywał pracy, należy go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.
Pracownik z końcem kwietnia 2008 r. został zwolniony z pracy. Uznał, iż rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło z naruszeniem przepisów kodeksu pracy i wystąpił do sądu z roszczeniem o przywrócenie do pracy. Sąd przywrócił pracownika do pracy. Podjął on zatrudnienie na poprzednim stanowisku od grudnia 2008 r. W grudniu otrzymał też wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy. W takiej sytuacji płatnik powinien zgłosić go do ubezpieczeń od 1 maja 2008 r. i za okres od maja do listopada złożyć za niego zerowe raporty ZUS RCA z kodem pracowniczym. W miesiącach tych pracownik powinien być wliczany do liczby osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu.
Pracownica po urodzeniu dziecka przebywała na urlopie macierzyńskim, który zakończył się 29 grudnia 2008 r. Od 30 grudnia osoba ta przebywa na urlopie wypoczynkowym, a po jego wykorzystaniu skorzysta z urlopu wychowawczego. Pracownica ta powinna być uwzględniana w licznie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w grudniu. 30 i 31 grudnia podlegała bowiem ubezpieczeniom (w tym wypadkowemu) jako pracownik.
Pracownik od 2 maja do 31 lipca 2008 r. był chory i otrzymywał za ten okres najpierw wynagrodzenie za czas choroby, na podstawie art. 92 k.p., a następnie zasiłek chorobowy. W każdym z tych miesięcy powinien być uwzględniany w liczbie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu. Osoba korzystająca przez cały miesiąc z wynagrodzenia za czas choroby albo na zasiłku chorobowego nadal podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Okres pobierania zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego jest jedynie okresem przerwy w opłacaniu składek na te ubezpieczenia.
W 2008 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy następującą liczbę ubezpieczonych: w styczniu - 10, w lutym - 10, od marca do września - 15, w październiku - 5, listopadzie - 10, grudniu - 12, czyli 152 osoby. Suma osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w 2008 r. wyniosła 152. Liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki wypadkowej wynosi po zaokrągleniu 13 (152 : 12 miesięcy = 12,666). W konsekwencji płatnik ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2008 r.
Tomasz K. prowadzi działalność gospodarczą. Z tytułu jej prowadzenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. Przy prowadzeniu działalności pomaga mu jedynie żona, która jest uprawniona do emerytury. W związku z tym, iż Tomasz K. nie spełnia warunku zgłaszania do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, nie składa za 2008 r. informacji ZUS IWA.
Podstawa prawa
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.