Czy trzeba płacić składki od bonów, talonów i paczek świątecznych

Pracownicy w okresie przedświątecznym coraz częściej otrzymują od swoim pracodawców talony lub bony uprawniające ich do wymiany na towary lub usługi. O tym, czy od takich bonów i talonów należy naliczać składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, decyduje źródło, z jakiego są one sfinansowane. W określonych przypadkach takie świadczenia są zwolnione od składek. Niekiedy jednak pracodawca powinien naliczyć od ich wartości i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jaki otrzymują oni ze stosunku pracy. Wobec tego składki należałoby naliczać oraz opłacać zarówno od wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymuje w gotówce, jak i od świadczeń rzeczowych, a także od wartości talonów lub bonów, którymi pracownik może płacić za zakupy.

Z podstawy wymiaru składek wyłączone jest wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z chorobą lub odosobnieniem oraz zasiłki. Składek nie naliczamy również od przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) (par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.). Zasady jego tworzenia i wydatkowania z niego środków reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o ZFŚS (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Obowiązek tworzenia tego funduszu spoczywa na pracodawcach:

● prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych - niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników w tych jednostkach,

● zatrudniających co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat czasu pracy - na dzień 1 stycznia danego roku. Z tym, że w układzie zbiorowym pracy obejmującym pracowników danego zakładu lub w regulaminie wynagradzania może zostać zawarte postanowienie o odstąpieniu od tworzenia tego funduszu. Wówczas pracodawca nie tworzy tego funduszu.

Oczywiście przekazywane z tego funduszu świadczenia muszą spełniać wymogi określone w ustawie o ZFŚS, czyli ich przyznanie oraz wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, który je otrzymuje. Jednak ustalanie różnej wartości przyznawanych świadczeń nie może być uzależnione od wymiaru czasu pracy czy też zajmowanego przez pracownika stanowiska. W sytuacji gdy pracodawca wszystkim swoim pracownikom przekazuje talony z ZFŚS w jednakowej wysokości i nie wprowadza żadnego kryterium różnicowania to takie świadczenia nie są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Pracodawca, który od takich świadczeń nie naliczy składek, narazi się w przyszłości na konieczność składania korekt dokumentów rozliczeniowych oraz uregulowanie opłacenia składek wraz z odsetkami za zwłokę

Przekazanie pracownikowi paczki okolicznościowej powoduje, iż uzyskuje on przychód związany z wykonywaną umową o pracę. Za przychody ze stosunku pracy uważa się bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zgodnie z par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek wartość pieniężną świadczeń w naturze, w przypadku gdy przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę, ustala się według cen zakupu. Wobec tego od wartości otrzymanej przez pracownika paczki świątecznej pracodawca powinien naliczyć zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne.

Świadczenia spełniające takie wymogi są wyłączone od składek w pełnej wysokości bez względu na wysokość bonusów, jakie otrzymuje pracownik.

W związku z powyższym gdy talony czy bony świąteczne będą finansowane z ZFŚS, to od ich wartości nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne bez względu na ich wysokość.

Paczki i talony mogą być także finansowane z funduszu socjalno-bytowego. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (par. 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.). Takie zwolnienie stosowane jest do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawca jako płatnik składek jest zobowiązany wykazywać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym za pracownika przychody stanowiące podstawę wymiaru składek, jakie pracownik uzyskał od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego, za który składany jest raport. Wobec tego pracownicy, którzy odebrali paczki w listopadzie, w miesiącu tym (listopadzie) uzyskali przychód, który powinien być wykazany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.

Natomiast wartość paczek pracowników, którzy paczki odbiorą w grudniu, powinna być wykazana w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w tym miesiącu.

Fundusz ten na podstawie przepisów układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagrodzeń mogą tworzyć pracodawcy, którzy nie tworzą zfśs. Świadczenia z tego funduszu są wyłączone od składek do wysokości kwoty opisu podstawowego na jednego zatrudnionego, a więc w 2010 r. do wysokości 1047,84 zł - w przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat w normalnych warunkach pracy.

Wypłacając więc pracownikowi z tego funduszu określone świadczenie czy przekazując talony lub bony świąteczne sfinansowane z tego funduszu, pracodawca musi ustalić, w jakiej wysokości w tym roku pracownik otrzymał już pomoc z tego funduszu. Jeżeli dana osoba uzyskała już pomoc w wysokości równej kwoty odpisu podstawowego, to nadwyżka ponad kwotę odpisu podstawowego będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Należy więc podkreślić, iż w przypadku gdy pracodawca zdecyduje się przekazać swoim pracownikom talony, które nie są finansowane ze środków ZFŚS lub funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe, ich wartość stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Część pracodawców zamiast na talony czy też bony decyduje się na przekazywanie pracownikom paczek świątecznych. Wówczas o tym, czy od ich wartości powinny być opłacane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, decyduje również to, z jakiego funduszu zostały sfinansowane (należy więc postępować analogicznie jak przy talonach i bonach).

Wobec tego wartość przyznanych paczek powinna być również zróżnicowana ze względu na sytuację życiową, rodzinną i materialną poszczególnych pracowników.

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są natomiast paczki okolicznościowe dla dzieci pracowników. Wówczas należy uznać, iż świadczenia takie przekazywane o takiej samej wartości wszystkim dzieciom pracowników firmy spełniają warunki określone w ustawie o zfśs, gdyż świadczenia te są zróżnicowane ze względu na sytuację rodzinną zatrudnionych (ze względu na posiadanie dzieci). Pracownicy, którzy nie mają dzieci, paczek nie otrzymują.

Natomiast paczki okolicznościowe ze specjałami świątecznymi przekazywane wszystkim pracownikom o takiej samej wartości nie są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Warunkiem wyłączenia takich świadczeń jest bowiem zróżnicowanie kryteriów ich przyznawania i wartości.

Osoba, która przebywa na urlopie wychowawczym, podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, o ile równocześnie nie ma innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Jeżeli takie warunki są spełnione, to pracodawca, który udzielił urlopu wychowawczego, powinien rozliczać za pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z urlopu wychowawczego. Otrzymana w grudniu paczka w żaden sposób nie wpływa na obowiązek podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego. Wobec tego w takim przypadku za grudzień pracodawca powinien złożyć za pracownicę raport ZUS RCA z kodem 12 11 xx i naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne. Oczywiście za ten miesiąc za takiego pracownika należy również złożyć raport rozliczeniowy z kodem pracowniczym 01 10 xx i w podstawie wymiaru składek wykazać wartość otrzymanej przez niego paczki.

W takiej sytuacji część składek w wysokości 13,71 proc. podstawy wymiaru (wartości paczki) powinna być sfinansowana ze środków pracownika.

W sytuacji gdy paczki (zarówno tzw. okolicznościowe, jak i dla dzieci) są finansowane z innych środków niż z zfśs lub funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe to ich wartość stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wartość tych świadczeń powinna być uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w miesiącu, w którym pracownicy otrzymali paczki.

Michał Jarosik

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).