Przekazanie dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej po spełnieniu wymagań

Nowe rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej wydano na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Określono w nim wymagania, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisję danych.

Z rozporządzenia wynika, że płatnik składek przekaże dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej z wykorzystaniem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej i oprogramowania interfejsowego, określonego w odpowiednich przepisach ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych została potwierdzona w sposób określony w tej ustawie.

Płatnik składek ma pobrać wystawione przez ZUS, w formie dokumentu elektronicznego, komunikaty zawierające:

● potwierdzenie odbioru przez Zakład zestawu dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej - w przypadku gdy zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej nie zawiera błędów krytycznych;

● informacje o błędach krytycznych, jakie zostały wykryte przez ZUS w przekazanym zestawie dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej - w przypadku gdy zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej zawierał błędy krytyczne;

● dane wygenerowane z rejestru Zakładu, przeznaczone do weryfikacji i usunięcia rozbieżności pomiędzy danymi w systemie teleinformatycznym płatnika składek i w rejestrach Zakładu.

Wspomniane komunikaty płatnik składek pobiera za pośrednictwem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej w terminie 30 dni od dnia przekazania do Zakładu zestawu dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej.

Zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej zawierający co najmniej jeden błąd krytyczny będzie traktowany jako nieprzekazany. Wykaz błędów krytycznych Zakład ma publikować w Biuletynie Informacji Publicznej lub udostępniać w inny sposób.

Płatnik składek otrzymujący w określonym komunikacie dane osobowe ubezpieczonych używa wskazanych lub udostępnionych przez ZUS metod uwierzytelniania oraz ochrony przekazywanych danych. Informacje dotyczące wspomnianych metod Zakład publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej lub udostępnia w inny sposób.

Nowe rozporządzenie wchodzi w życie 20 maja 2010 r.

Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

● błąd krytyczny - błąd w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych przez płatnika składek poprzez transmisję danych, uniemożliwiający przetworzenie dokumentów w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

● dokument ubezpieczeniowy w formie elektronicznej - dokument ubezpieczeniowy przekazywany do ZUS w formie dokumentu elektronicznego środkami komunikacji elektronicznej;

● zestaw dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej - plik zawierający jeden bądź więcej dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej przekazywanych w jednym procesie transmisji danych i podpisany zgodnie z przepisami ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Krzysztof Tomaszewski

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 1 kwietnia 2010 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez transmisje danych (Dz.U. z 2010 r. nr 75, poz. 479).