Do 30 kwietnia płatnicy muszą sprawdzić dokumenty przekazane do ZUS za 2009 rok

Płatnik za każdy miesiąc musi składać w ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby którym wypłaca zasiłek macierzyński oraz którym udzielił urlopu wychowawczego.

Komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc składa się z jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz z dołączonych do niej raportów za każdego z ubezpieczonych. Płatnik składa następujące raporty:

● ZUS RCA o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (raport ten jest składany za osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu),

● ZUS RZA o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne (raport ten jest składany za osobę, która podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu),

● ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący. Musi to zrobić w ciągu siedmiu dni od stwierdzenia nieprawidłowości. Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

● decyzji - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji;

● kontroli - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Dodatkowo na płatników został nałożony obowiązek sprawdzenia do 30 kwietnia prawidłowości danych przekazanych do ZUS, zawartych w imiennych raportach miesięcznych, a także deklaracjach rozliczeniowych za rok poprzedni. Po weryfikacji danych przez płatników zachodzi domniemanie, że są one poprawne. Na ich podstawie ZUS informuje ubezpieczonych o składkach, jakie są zaewidencjonowane na ich kontach.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa, w jaki sposób należy udokumentować wykonanie obowiązku sprawdzenia poprawności danych za ubiegły rok. Należy więc przyjąć, że płatnik składek lub osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może zrobić to w każdy dopuszczalny przez prawo sposób, np. może sporządzić protokół z przeprowadzonego sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za dany rok.

W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący.

Płatnicy muszą sporządzić korekty tylko tych raportów, w których stwierdzili nieprawidłowości. Raporty te należy dołączyć do korygującej deklaracji rozliczeniowej.

Pamiętać trzeba, iż nie należy korygować danych z imiennych raportów miesięcznych w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Zasada ta nie dotyczy ubezpieczonych, których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty opłaca za siebie osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą). Wówczas, bez względu na stwierdzoną różnicę, korekta jest obowiązkowa.

Płatnik, który nie stwierdza nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych za ubiegły rok do końca kwietnia roku następnego, popełnia wykroczenie. Sąd grodzki może wymierzyć mu, na wniosek ZUS, grzywnę w wysokości do pięciu tysięcy złotych.

Należy podkreślić, że grzywna może być orzeczona nie tylko wobec płatnika składek, ale także w stosunku do osoby, która zobowiązana jest do działania w jego imieniu. Osobą taką jest na przykład prowadzący biuro rachunkowe, który na mocy zawartej z płatnikiem składek umowy zobowiązał się do działania w jego imieniu wobec ZUS, w tym do sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

Warto wiedzieć, że nie popełnia wykroczenia osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu. Nieświadomość tego, że czyn jest zagrożony karą, nie wyłącza jednak odpowiedzialności za wykroczenie, chyba że nieświadomość była usprawiedliwiona.

Trzeba podkreślić, iż płatnik składek musi złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za rok ubiegły również wówczas, gdy stwierdzi błąd w okresie późniejszym niż do końca kwietnia roku następnego lub o konieczności korekty dokumentów zostanie powiadomiony przez ZUS. Przykładowo, gdy ubezpieczony w roku 2009 miał dwóch płatników składek i podstawa wymiaru składek przekroczyła roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, co nie ma odzwierciedlenia w dokumentach rozliczeniowych, to gdy ZUS o tym fakcie poinformuje płatnika, będzie on musiał złożyć korektę dokumentów i wykazać prawidłową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Płatnik składek zatrudnia pięciu pracowników i dwóch zleceniobiorców. Sprawdzając poprawność przekazywanych do ZUS dokumentów rozliczeniowych składanych za rok ubiegły, płatnik odkrył, iż za jednego z pracowników, który od 2 do 15 listopada 2009 r. przebywał przez dwa tygodnie na urlopie bezpłatnym, nie został złożony raport ZUS RSA. Płatnik składek powinien w trybie korekty złożyć raport ZUS RSA za listopad 2009 r., w którym wykaże okres od 2 do 15 listopada, a w pole kod świadczenia przerwy wpisze 111 (urlop bezpłatny). Oprócz tego raportu płatnik składek ma obowiązek złożyć za listopad deklarację ZUS DRA. Obydwa te dokumenty powinny być oznaczone tym samym identyfikatorem raportu. Jeżeli płatnik nie korygował wcześniej dokumentów za listopad 2009 r., to w pole identyfikator raportu powinien wpisać: 02.11.2009 r.

Płatnik składek - osoba prowadząca działalność gospodarczą - rozlicza składki za siebie oraz dwóch pracowników. Sprawdzając poprawność złożonych za ubiegły rok dokumentów rozliczeniowych, płatnik odkrył pomyłkę w dokumentach składanych za grudzień. W raporcie ZUS RCA składanym za jednego z pracowników podstawa wymiaru składek została zaniżona o dwa złote. Także podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za prowadzącego działalność została zaniżona o taką kwotę. Płatnik składek powinien złożyć korektę raportu ZUS RCA za siebie. Nie ma natomiast obowiązku składania korekty raportu za pracownika, gdyż różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł. Oczywiście za grudzień płatnik powinien złożyć również korektę deklaracji rozliczeniowej.

Michał Jarosik

gp@infor.pl

Art. 41 ust. 6a, art. 41 ust. 7, art. 47 ust. 3b, art. 50 ust. 1, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 1 par. 2 oraz art. 7 par. 1 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (t.j. z 2010 r. nr 46, poz. 275).

Art. 13 ustawy z 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (nr 98, poz. 1070 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444).