Płatnicy muszą przekazać ZUS IWA za 2009 rok na nowym formularzu

ZUS ustala dla płatnika stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe dopiero wówczas, gdy przekaże on ZUS IWA za trzy kolejne, ostatnie lata składkowe. Jeśli zatem płatnik przekazywał informację za 2007, 2008 rok i prześle ZUS IWA za 2009 rok, ZUS ustali mu stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującą w kolejnym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2010 r. do 31 marca 2011 r.

Z ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych wynika, że płatnik składek musi przekazać informację ZUS IWA do 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Z uwagi, że w 2010 roku dzień 31 stycznia przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

Dla płatników zobowiązanych do przekazania informacji ZUS IWA za 2009 rok istotne jest, że z dniem 1 stycznia 2010 r. zmienił się wzór tego formularza. Stanowi on załącznik do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 22 grudnia 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Podkreślić trzeba, że nie wszystkich płatników składek dotyczy obowiązek przekazania do ZUS informacji ZUS IWA. Za 2009 rok muszą to zrobić płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

● byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2010 r.,

● w roku 2009, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięciu ubezpieczonych,

● byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2009 r.

Pojęcie nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, iż w każdym miesiącu roku, za który składana jest informacja (czyli od stycznia do grudnia 2009 r.), płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Informacji ZUS IWA za 2009 rok nie muszą więc składać płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu 2009 roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe. Jeśli przykładowo płatnik składek - spółka z o.o. - rozpoczął prowadzenie działalności w lutym 2009 roku i w kolejnych miesiącach 2009 roku zgłaszał do ubezpieczeń społecznych (w tym wypadkowego) 20 pracowników, to z uwagi, że płatnik nie prowadził działalności w styczniu, a zatem nie zgłaszał nikogo do ubezpieczeń społecznych, nie dotyczy go obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za 2009 rok.

Płatnik musi przekazać ZUS IWA za 2009 rok, gdy w tym roku zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej dziesięć osób. Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia płatnika w ZUS przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja, liczba miesięcy będzie zawsze wynosiła dwanaście.

Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 (gdy wyniesie 13,51, to po zaokrągleniu 14) albo w dół, jeżeli jest mniejsza od 0,5 (gdy wyniesie 13,49, to po zaokrągleniu 13).

Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, należy uwzględnić tych ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się więc osób, które przez cały miesiąc nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu.

Przeanalizujmy powyższą zasadę na podstawie następującego stanu faktycznego: pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 2 do 30 listopada 2009 r., a zatem w listopadzie nie pracował żadnego dnia, gdyż 1 listopada był dniem wolnym od pracy. W przedstawionej sytuacji pracownik w listopadzie 2009 roku przez jeden dzień podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu i pomimo iż faktycznie pracy nie wykonywał, należy go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca. Również pracownica, która bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego od 30 grudnia przebywa na urlopie wypoczynkowym, w grudniu 2009 r. powinna być wliczona do liczby osób podlegających w tym miesiącu ubezpieczeniu wypadkowemu. Za 31 grudnia opłacone zostały za nią wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne, a zatem także wypadkowe.

Podsumowując, podkreślić trzeba, że przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się osób, które:

● podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, np. zleceniobiorców, którzy w 2009 roku wykonywali pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez płatnika, osób pobierających zasiłek macierzyński, przebywających na urlopie wychowawczym,

● podlegających z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorców, którzy w innym zakładzie pracy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę i otrzymują wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu członków rady nadzorczej,

● nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. studenci, którzy nie ukończyli 26 lat, zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia,

● przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się również pod uwagę osób, za które za dany miesiąc rozliczane są składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. jeśli w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała już ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień). Natomiast gdy dana osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, należy ją uwzględnić jako jednego ubezpieczonego. Jeśli przykładowo dana osoba podlegała w styczniu 2009 roku ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu) z tytułu umowy zlecenia (od 1 do 15 stycznia), a następnie (od 16 do 31 stycznia) z tytułu umowy o pracę, to przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w styczniu należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.

Omawiając zasady wypełniania formularza ZUS IWA, skupimy się tylko na tych polach, co do których mogą powstać wątpliwości. W polu 01 bloku I - dane organizacyjne należy wpisać identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok). Jako dwie pierwsze cyfry wpisuje się: 01 - w przypadku informacji pierwszorazowej, 02 - w przypadku informacji korygującej, a 03-39 - w przypadku kolejnej informacji korygującej. Na przykład dla informacji pierwszorazowej składanej za 2009 rok należy podać identyfikator 01/2009.

Informację ZUS IWA korygującą, w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, płatnik zobowiązany jest złożyć, jeżeli sam stwierdzi nieprawidłowości albo wykryje je ZUS. Gdy korekta ZUS IWA składana jest w następstwie ustaleń kontroli ZUS, w polu 06 należy wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej.

W polu 02 bloku I podaje się sześcioznakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Kody te można znaleźć na stronie internetowej: http: //www.zus.pl/pliki/poradniki/porad17.pdf. Pól 03-05 nie wypełnia się.

W bloku II płatnik musi podać swoje dane identyfikacyjne. Wpisując numery NIP i REGON, nie należy oddzielać kreskami poszczególnych jego członów.

W celu prawidłowej identyfikacji informacji ZUS IWA w systemie informatycznym ZUS wymagana jest zgodność tych danych z aktualnymi danymi, z jakimi płatnik jest zarejestrowany w ZUS (na podstawie zgłoszenia płatnika składek na formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, z uwzględnieniem zgłoszonych zmian danych identyfikacyjnych na formularzu ZUS ZIPA).

Spółka w sierpniu 2009 r. z powodów technologicznych przerwała produkcję. Wszyscy pracownicy przebywali w tym miesiącu na urlopie bezpłatnym, a zatem spółka w sierpniu nie zgłaszała żadnej osoby do ubezpieczenia wypadkowego. W pozostałych miesiącach 2009 roku spółka zatrudniała średnio 20 pracowników. W związku z tym, iż w sierpniu płatnik nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia wypadkowego, nie składa za 2009 rok informacji ZUS IWA.

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 do 31 grudnia 2009 r. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w grudniu nie uwzględnia się go, gdyż nie podlegał w tym miesiącu ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu).

Pracownik z końcem grudnia 2008 r. został zwolniony z pracy. Uznał iż rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło z naruszeniem przepisów kodeksu pracy i wystąpił z roszczeniem do sądu o przywrócenie do pracy. Wyrokiem sądu pracownik został przywrócony do pracy i podjął zatrudnienie na poprzednim stanowisku od stycznia 2010 r. W styczniu 2010 r. otrzymał też wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy. W przedstawionej sytuacji płatnik powinien zgłosić pracownika do ubezpieczeń od 1 stycznia 2009 r. i za okres od stycznia do grudnia 2009 r. złożyć za niego zerowe raporty ZUS RCA z kodem pracowniczym. W konsekwencji w tych miesiącach pracownik ten powinien być wliczany do liczby osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu.

Pracownik od 2 listopada do 31 grudnia 2009 r. był chory. Otrzymał za ten okres najpierw wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy. Zarówno w listopadzie, jak i w grudniu powinien być uwzględniany w liczbie ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu. Osoba przebywająca cały miesiąc na zasiłku chorobowym lub pobierająca wynagrodzenie chorobowe nadal podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Okres pobierania zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego jest jedynie okresem przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne.

Z objaśnień do nowego wzoru informacji ZUS IWA obowiązującego od 1 stycznia 2010 r. wynika, że składając tę informację za rok 2009, płatnicy składek w polu 01 w bloku IV zobowiązani są podawać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r., z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia 2009 r. W informacjach ZUS IWA za poprzednie lata należało podawać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności, tzw. PKD 2004.

Podanie właściwego kodu PKD 2007 jest niezbędne dla prawidłowego wyliczenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na rok składkowy obejmujący okres od 1 kwietnia 2010 r. do 31 marca 2011 r.

W bloku IV w polu 02 należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż uwzględnia się w odniesieniu do:

● pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,

● innych ubezpieczonych - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Z powyższego wynika, że gdy wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany pracownik, zdarzył się 30 grudnia 2009 r., a protokół powypadkowy sporządzono i wypadek zarejestrowano w rejestrze wypadków 4 stycznia 2010 r., to poszkodowanego nie należy uwzględniać w informacji ZUS IWA składanej za 2009 rok. Trzeba go będzie uwzględnić w informacji składanej za 2010 rok.

W polu 03 bloku IV należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż analogicznie jak przy wypełnianiu pola 02 uwzględnia się:

● w odniesieniu do pracowników - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,

● w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu - poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy, wypadku śmiertelnym i ciężkim, należy wpisać cyfrę zero.

Wypełniając blok IV, należy pamiętać, że liczba poszkodowanych podana w polu 03 nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02.

W pole 04 bloku IV należy wpisać liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy według stanu na 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Z wyjaśnień ZUS wynika, że ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz.

Wypełniając blok V dotyczący adresu do korespondencji płatnika składek - trzeba pamiętać, że wpisując w polu 04 numer domu, który jest łamany, należy oddzielić numery pochyłą kreską, np. 110/117, a gdy w numerze występuje litera, wpisać dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 13B. W polu 05 należy wpisać numer lokalu. Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole należy pozostawić puste. Wpisując numer telefonu do teletransmisji w polu 06, należy poprzedzić go numerem kierunkowym, np. 022-6223355. Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole należy pozostawić puste. W polu 09 należy wpisać symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy, ale tylko w przypadku podania adresu innego niż polski.

Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków, które weszło w życie 1 stycznia 2010 r., przywróciło w bloku V do obsługi pole 10 - adres poczty elektronicznej.

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie. Gdy natomiast informacja jest przekazywana w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis ZUS IWA.

Wyjaśnić trzeba, że płatnicy składający w myśl obowiązujących przepisów więcej niż jeden komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc, składają za dany rok kalendarzowy jedną informację ZUS IWA.

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez dziesięć lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu siedmiu dni od:

● stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,

● otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przy czym, jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

● w decyzji - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji,

● podczas kontroli - płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

W 2009 roku płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego nieprzerwanie przez 12 miesięcy następującą liczbę ubezpieczonych: w styczniu - 15, w lutym - 15, w marcu - 16, w kwietniu - 15, maju - 14, czerwcu - 18, lipcu - 18, sierpniu - 16, wrześniu - 14, październiku - 12, listopadzie - 15, grudniu - 14. Łącznie liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w 2009 roku wyniosła 182 ubezpieczonych. Zatem liczba ubezpieczonych obliczana w celu ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi: 182: 12 miesięcy = 15,1666, czyli po zaokrągleniu 15 ubezpieczonych. W konsekwencji płatnik ma obowiązek przekazać informację ZUS IWA za 2009 r.

Wypadek przy pracy, w którym został poszkodowany zleceniobiorca podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu, miał miejsce 31 grudnia 2008 r. Kartę wypadku sporządzono 2 stycznia 2009 r. Poszkodowanego należy uwzględnić w liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy w informacji ZUS IWA składanej za 2009 rok.

gp@infor.pl

Art. 3, 31 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 200, poz. 1692 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 22 grudnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 223, poz. 1783).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) - Dz.U. nr 251, poz. 1885 z późn. zm.