ZUS: tylko 5 lat firmy będą przechowywać dokumenty

● Firmy będą mogły prowadzić archiwa bez obowiązku wpisu do specjalnego rejestru

Rząd planuje liberalizację przepisów określających zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej i ubezpieczeniowej. Od 1 stycznia 2011 r. płatnicy składek będą musieli przechowywać dokumenty przekazywane do ZUS przez pięć, a nie jak to jest obecnie, przez dziesięć lat. Zmiana dotyczy m.in. kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących.

Rozwiązanie to chwalą eksperci ubezpieczeniowi oraz pracodawcy. Według nich skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do pięciu lat ma związek ze skróceniem okresu przedawnienia roszczeń wobec ZUS.

Nowe rozwiązania zakłada przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki projekt ustawy o ograniczeniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców.

Zmiany zwiększą także liczbę firm i osób mających prawo do przechowywania dokumentacji. Możliwość taką zyskają bowiem notariusze, którzy będą mogli gromadzić dokumenty w formie elektronicznej.

Równocześnie firmy chcące prowadzić prywatne archiwa, w których będzie przechowywana dokumentacja płacowa i osobowa, nie będą musiały ubiegać się o wpis do specjalnego rejestru prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw.

Nowe rozwiązania wywołują sprzeciw archiwistów, którzy obawiają się o bezpieczeństwo dokumentów pracowniczych będących podstawą do ustalania rent i emerytur.

Według Jolanty Louchin, dyrektora Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, może to doprowadzić do sytuacji, że wielu nieuczciwych przedsiębiorców może zniszczyć dokumentację pracowniczą przed upływem terminu 50 lat.

@RY1@i02/2010/004/i02.2010.004.183.001a.001.jpg@RY2@

Przechowywanie dokumentacji akt osobowych i płacowych

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl