Mniej papierowych dokumentów trzeba będzie przechowywać w firmach
Od przyszłego roku przedsiębiorcy opłacający składki za zatrudnionych pracowników będą musieli przechowywać dokumenty potwierdzające ich odprowadzenie tylko przez pięć lat. Przez taki sam okres są zobowiązani do archiwizowania zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy z przedsiębiorców nie tylko musi terminowo płacić składki na ubezpieczenia społeczne za swoich pracowników, ale także przechowywać przez 10 lat dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek. Takie obowiązki nakłada na nich ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
1 stycznia 2012 r. wchodzi w życie ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców, która łagodzi obowiązki związane z gromadzeniem dokumentacji ubezpieczeniowej. Najważniejszą zmianą jest skrócenie z 10 lat do pięciu lat obowiązku przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz korekt. Posłowie uznali, że taki okres wystarczy ZUS do sprawdzenia poprawności przesłanych dokumentów. Jednak skrócenie terminu przechowywania dokumentacji nie zwalnia firm z obowiązku ich przedstawiania na każde żądanie ZUS.
Wprowadzone ułatwienia dotyczące przechowywania kopii dokumentacji ubezpieczeniowej wejdą w życie od nowego roku. W praktyce oznacza to, że wszystkie dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. będą musiały być w dalszym ciągu archiwizowane przez 10 lat (jako ostatnich będzie to dotyczyć tych za listopad 2011 r.). Natomiast te same dokumenty rozliczeniowe z ZUS za grudzień 2011 r. będą już przechowywane tylko przez pięć lat, bo trafią do niego na początku stycznia 2012 r.
Z nowych regulacji będą mogli także skorzystać twórcy i artyści, którzy przesyłają deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub robią to, poczynając od dnia otrzymania decyzji Komisji ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej.
Ustawa deregulacyjna skraca także z 10 lat do pięciu lat termin, w którym ZUS może domagać się od płatników zapłacenia zaległych składek. Ta zasada dotyczy również firm. Od 1 stycznia 2012 r. będą one również miały pięć lat na żądanie od ZUS zwrotu nienależnie nadpłaconych składek.
Znowelizowane przepisy nie zmieniają terminów przekazywania składek oraz przesyłania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Samozatrudnieni nadal muszą się z tego obowiązku wywiązać do 10. dnia następnego miesiąca. Natomiast jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze w rozumieniu art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1 i art. 26 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) muszą przekazać składki i wysłać dokumenty do 5. dnia następnego miesiąca. Pozostali płatnicy mają na to czas do 15. dnia następnego miesiąca.
Od nowego roku nie zmienią się również zasady przechowywania dokumentów potwierdzających zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego. Art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych określa, że dokumenty te firma będzie musiała archiwizować przez 5 lat. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie elektronicznej, jak i papierowej (z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszającej).
Dzięki temu rozwiązaniu firmy zyskają większą swobodę w zarządzaniu czasem pracy. Nie będą musiały już udzielać zaległego wypoczynku w okresie największych absencji pracowników (I kwartał roku). Z kolei pracownik, który zaoszczędzi w danym roku część urlopu wypoczynkowego, w następnym będzie mógł ją wykorzystać np. w lipcu lub sierpniu, czyli w znacznie bardziej atrakcyjnym okresie na wypoczynek niż np. luty lub marzec. Może liczyć też na znacznie dłuższe wakacje (obejmujące nawet dwa miesiące), jeśli połączy zaległy urlop z tym przysługującym mu w danym roku kalendarzowym (o ile zgodzi się na to pracodawca).
Pracodawca samodzielnie będzie musiał dopilnować, aby budowa lub przebudowa obiektu, w którym mają mieścić się pomieszczenia pracy, była wykonywana na podstawie projektów uwzględniających wymagania bhp.
Od nowego roku taki dokument pracodawca będzie wystawiać raz w roku. Jedynie na wniosek pracownika firma będzie musiała go wydać raz na miesiąc. W praktyce pracownicy mogą występować o druk RMUA, bo jest to dokument potwierdzający ubezpieczenie zdrowotne.
W lutym 2012 r. przedsiębiorca prześle do ZUS raport o wysokości składek za zatrudnionego pracownika.
Aby w przyszłości firma nie mała problemów z udowodnieniem, że składki były płacone terminowo, obowiązkowo będzie musiała przechowywać dokumenty potwierdzające ten fakt do marca 2017 r.
Osoba prowadząca pozarolniczą działalność, która przekazuje do ZUS dokumenty w formie papierowej, musi przechowywać potwierdzenia wpłaty przez pięć lat. Jeśli tego nie zrobi, to w przypadku braku wpłaty do ZUS konieczne będzie ponowne opłacanie składek, ale tym razem wraz z odsetkami
Bożena Wiktorowska
Art. 11 pkt 1 i 3 oraz art. 27 ustawy z 16 września 2011 r. w sprawie ustawy o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Czeka na podpis prezydenta.
Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu