Czasem od upominków trzeba naliczyć składki

Firma dała pracownikom z okazji Świąt Wielkanocnych prezenty. Czy będą one oskładkowane?

O tym, czy tego rodzaju świadczenia stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, decyduje to, z jakich środków są one sfinansowane. Nie zawsze bowiem nalicza się od nich składki na ubezpieczenia.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jaki otrzymują pracownicy ze stosunku pracy.

Wobec tego składki należy obliczać oraz opłacać zarówno od wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymuje w gotówce, jak i od świadczeń rzeczowych, w tym również od wartości upominków świątecznych.

Stosownie do par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z podstawy wymiaru wyłączone są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Zasady tworzenia i wydatkowania środków z tego funduszu reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Jednak aby przekazywane z tego funduszu świadczenia mogły być zwolnione od składek, muszą być spełnione wymogi określone we wspomnianej ustawie. Ich przyznanie oraz wysokość powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, który je otrzymuje. Jeżeli tak jest, są one wyłączone od składek w pełnej wysokości, bez względu na to, w jakiej wysokości zatrudniony je otrzymuje.

W związku z powyższym, gdy upominki świąteczne będą finansowane z ZFŚS, a ich wysokość zróżnicowana, to od ich wartości nie należy naliczać składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne (bez względu na ich wysokość).

Na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. z podstawy wymiaru składek wyłączone są również świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS. Następuje to do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Fundusz ten na podstawie przepisów układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagrodzeń mogą tworzyć pracodawcy, którzy nie tworzą ZFŚS. Świadczenia z tego funduszu są wyłączone z konieczności odprowadzania składek do wysokości kwoty opisu podstawowego na jednego zatrudnionego. Kwoty przewyższające ten pułap będą stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne.

Przekazując więc pracownikom upominki świąteczne sfinansowane z tego funduszu, pracodawca musi ustalić, w jakiej wysokości w tym roku pracownik otrzymał już pomoc z tego funduszu.

W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się przekazać swoim pracownikom upominki, które nie są finansowane ze środków ZFŚS lub funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe, ich wartość stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Niekiedy pracodawcy przed świętami organizują uroczyste spotkanie ze swoimi pracownikami. W sytuacji gdy dla celów podatkowych organy podatkowe uznają, iż osoba, która brała udział w takim spotkaniu uzyskała z tego tytułu przychód ze stosunku pracy, to również od niego powinny być naliczone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przychód w zakresie składkowym powstaje w miesiącu, w którym odbywała się kolacja.

Spółka przed świętami przekazała swoim pracownikom paczki świąteczne o wartości 200 lub 300 zł, w zależności od sytuacji materialnej pracowników. W tej sytuacji wartość otrzymanych świadczeń jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie ma również konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Michał Jarosik

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.).