Jakie raporty złożyć za osobę uprawnioną do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego w jednym miesiącu

Płatnik składek jest zobowiązany rozliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za zatrudnionych pracowników, w tym tych, którym wypłaca zasiłki chorobowe i macierzyńskie. Pobieranie tych zasiłków stanowi okres przerwy w opłacaniu składek z tytułu stosunku pracy.

Informacje o wypłaconych zasiłkach płatnik przekazuje w raporcie ZUS RSA. Podaje w nim okres, za który świadczenie przysługuje, liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat, kwotę wypłaconego zasiłku i odpowiedni kod świadczenia/przerwy (313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, 311 - zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego).

Raport ZUS RSA z kwotą wypłaconego zasiłku jest składany za miesiąc, w którym świadczenie zostało wypłacone. Jeżeli więc zasiłek chorobowy za sierpień został wypłacony we wrześniu, to należy go wykazać w raporcie składanym za wrzesień. W raporcie tym płatnik wykazuje okres od 1 sierpnia 2012 r. do 31 sierpnia 2012 r., liczbę dni zasiłkowych (31), wypłaconą kwotę i kod świadczenia/przerwy - 313.

Jeżeli oprócz zasiłku chorobowego pracodawca nie wypłacił we wrześniu wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, to za wrzesień nie powinien składać raportu ZUS RCA z kodem pracowniczym (01 10 XX) z zerowymi podstawami wymiaru i zerowymi kwotami składek. Raport zerowy należy złożyć tylko wówczas, gdy ubezpieczony choć jeden dzień podlegał ubezpieczeniom jako pracownik, a taka sytuacja nie miała miejsca w analizowanym stanie faktycznym. Ubezpieczona bowiem od 1 do 16 września miała prawo do zasiłku chorobowego, a od 17 września - do macierzyńskiego.

W przedstawiony wyżej sposób płatnik powinien postąpić, również wykazując kwoty wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Gdy zatem zasiłek macierzyński we wrześniu nie został wypłacony, to za wrzesień nie należy składać raportu ZUS RSA z kodem pracowniczym, tylko wypłacony zasiłek wykazać w raporcie ZUS RSA złożonym za październik, czyli miesiąc, w którym zasiłek został wypłacony.

Płatnik musi pamiętać, iż zasiłek macierzyński jest nie tylko okresem przerwy w opłacaniu składek z tytułu stosunku pracy, który trzeba wykazywać na formularzu ZUS RSA, lecz także odrębnym od stosunku pracy tytułem do ubezpieczeń. Osoba, która pobiera zasiłek macierzyński, podlega bowiem w tym okresie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia stanowi kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Płatnikiem składek jest podmiot wypłacający zasiłek, który wykazuje je w raporcie ZUS RCA z kodem 12 40 XX. Oczywiście płatnik nie wpłaca tych składek do ZUS, tylko wykazuje je w raporcie rozliczeniowym.

Jeżeli we wrześniu pracownica miała prawo do zasiłku macierzyńskiego, ale go nie otrzymała, to za ten miesiąc płatnik powinien złożyć raport ZUS RCA z kodem 12 40 XX i wykazać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek. Z kolei rozliczenie zasiłku należnego za wrzesień nastąpi w październiku, tj. w miesiącu, w którym zasiłek ten zostanie wypłacony.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 4 pkt 2 lit. a, art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 36 ust. 2a, art. 41 ust. 3 pkt 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).