Jak firma poprawi w ZUS dokumenty ubezpieczeniowe

Płatnicy (na przykład firmy) składek zgłaszają siebie i swoich pracowników do ZUS. Ich obowiązkiem jest dokonywanie regularnych rozliczeń z zakładem. Na zarejestrowanie podwładnych mają siedem dni, licząc od daty zatrudnienia lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi (np. umowa-zlecenie). Analogiczne zasady stosuje się do zgłoszeń płatników, którzy są zobowiązani do rozliczania i opłacania składek za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Pewne osoby rejestrują się w ZUS za pośrednictwem gminy. Chodzi o osoby fizyczne rozpoczynające lub wznawiające wykonywanie pozarolniczej działalności jednoosobowo albo w formie spółki cywilnej. One składają w gminie formularz CEIDG-1 (wniosek o wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej). ZUS na tej podstawie sporządzi z urzędu dokument ZUS ZFA - zgłoszenie lub zmianę danych płatnika składek (osoby fizycznej).

Koryguje firma

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu. Ma na to 7 dni od zaistnienia nowej sytuacji lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS o nieprawidłowościach. Firma ma więcej czasu, bo 14 dni, na poprawę danych zawartych w formularzu, na podstawie którego sama zgłaszała się do ubezpieczeń. W ciągu 7 dni przedsiębiorca może także dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych, czyli deklaracji i imiennych raportów pracowników. [Przykład 1]

Błędny REGON

Płatnik koryguje swoje dane organizacyjne zawarte w formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA poprzez ponowne złożenie jednego ze wspomnianych dokumentów do organu rentowego. W razie gdy chce zmienić swoje dane identyfikacyjne, składa dokument ZUS ZIPA. Należy go wypełnić w następujący sposób: w bloku I "Dane organizacyjne" w polu 01 wpisać "2", w bloku II "Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek" wpisać zestaw danych podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, w tym nieprawidłowy identyfikator płatnika, w bloku III "Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" - wpisać zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika składek, w bloku IV "Oświadczenie płatnika składek" - wpisać datę wypełnienia dokumentu i złożyć podpis.

W przypadku gdy firma podała w zgłoszeniu zły identyfikator, np. REGON, musi złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA, tj. wpisać "X" w polu 01 bloku I "Dane organizacyjne" w dokumentach ZUS ZPA lub ZUS ZFA. Z kolei jeśli płatnik koryguje dane ewidencyjne i adresowe w dokumentach ZUS ZPA lub ZUS ZFA albo ZUS ZAA, to musi je ponownie złożyć. Dokument zgłoszenia płatnika w trybie korekty wypełnia się, wpisując "2" w polu 02 bloku I "Dane organizacyjne", a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach. W przypadku korekty adresu prowadzenia działalności należy złożyć dokument ZUS ZAA. Wypełnia się w nim blok II "Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w bloku III w polu 01 wpisuje się "2" (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem), w kolejnych zaś polach - adres nieprawidłowy, natomiast w bloku IV w polu 01 wpisuje się "1" (tj. nowy adres), a w kolejnych polach - prawidłowy adres prowadzenia działalności. [Przykład 2]

Zmiana mieszkania

Płatnicy mają prawo do zmiany także danych identyfikacyjnych ubezpieczonego wykazanych w bloku III dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Płatnik dokonuje jej, składając dokument ZUS ZIUA. W bloku I "Dane organizacyjne" w polu 01 wpisuje "2", w bloku II "Dane identyfikacyjne płatnika składek" wpisuje odpowiednie informacje, w bloku III "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" wpisuje zestaw danych ubezpieczonego podanych na zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w tym nieprawidłowy identyfikator, w bloku IV "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" wpisuje zestaw prawidłowych informacji, w bloku V "Oświadczenie płatnika składek" wpisuje datę wypełnienia dokumentu i składa podpis, a w bloku VI "Oświadczenie osoby ubezpieczonej" - podpis składa ubezpieczony.

W przypadku podania na dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń identyfikatorów ubezpieczonego o błędnej strukturze, np. 8-znakowego PESEL-u, należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać "X" w odpowiednim polu bloku I "Dane organizacyjne". Przedsiębiorca dokonuje natomiast korekty danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego w dokumentach ZUS ZUA lub ZUS ZZA poprzez ich złożenie w trybie korekty. Jeśli płatnik w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisze błędny kod ubezpieczenia, to musi wyrejestrować zatrudnioną przez siebie osobę z ZUS, a potem ponownie ja wpisać z prawidłowym kodem ubezpieczenia. Może się zdarzyć, że płatnik pomyli się i źle zgłosi pracownika do konkretnych ubezpieczeń (np. dobrowolnego chorobowego), mimo że ten był tym zainteresowany. Wtedy musi wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń i ponownie ją wpisać, składając w ZUS formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA. [Przykład 3]

Korekta raportów

Płatnik składek przesyła do ZUS co miesiąc deklarację rozliczeniową i imienne raporty. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie i (lub) osoby współpracujące zwolnione są z tego obowiązku, w przypadku gdy nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonym komplecie dokumentów rozliczeniowych. Trzeba też pamiętać, że płatnik nie koryguje kwot w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota, na przykład przez osobę dobrowolnie opłacającą składkę chorobową.

Przedsiębiorcy na korektę dokumentów rozliczeniowych mają siedem dni, licząc od dnia, w którym stwierdzą w nich jakiś błąd. Składają oni komplet dokumentów korygujących (chyba że płatnik zmienia wyłącznie dane zawarte w deklaracji rozliczeniowej), w którym muszą znaleźć się imienne raporty miesięczne korygujące i deklaracja rozliczeniowa korygująca, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych. Czyli zarówno tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące. [Przykład 4]

Symbole i nazwy dokumentów zgłoszeniowych

ZUS ZPA Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

ZUS ZFA Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej

ZUS ZAA Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek

ZUS ZBA Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek

ZUS ZIPA Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek

ZUS ZWPA Wyrejestrowanie płatnika składek

ZUS ZUA Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej

ZUS ZZA Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych

ZUS ZIUA Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej

ZUS ZWUA Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

ZUS ZCNA Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego

Symbole i nazwy dokumentów rozliczeniowych

ZUS RCA Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach

ZUS RZA Imienny raport miesięczny o należnych składkach zdrowotnych

ZUS RSA Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek

ZUS DRA Deklaracja rozliczeniowa

Przykłady

1 Czy błędna korekta uniemożliwia przedsiębiorcy zwrot nadpłaty

Płatnik musi złożyć w terminie 7 dni korektę raportu i wraz z nią korektę deklaracji rozliczeniowej. Polega to na tym, że składa do ZUS nowe dokumenty zawierające wszystkie prawidłowe informacje. Do czasu przekazania przez przedsiębiorcę stosownych druków poświadczających, że składki opłacił nienależnie, nie można stwierdzić nadpłaty i dokonać jej zwrotu. W związku z powyższym, gdy płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty bez skorygowanych dokumentów, ZUS wzywa go, żeby to zrobił w terminie 7 dni. Jeśli przedsiębiorca postąpi zgodnie z dyspozycją zakładu, to ten odda mu nadpłacone przez niego pieniądze. W przeciwnym razie ZUS wydaje decyzję o odmowie zwrotu składek. Pozostają one oczywiście na koncie płatnika. Służą jako pokrycie długu składkowego firmy albo jeśli nie zalega z płatnościami, nadpłata zostanie wykorzystana do realizacji przyszłych zobowiązań płatnika.

2 Czy przedsiębiorca koryguje swój adres jeśli zauważył w nim błąd

W przypadku zmiany danych wykazanych w złożonych w ZUS dokumentach ubezpieczeniowych bądź stwierdzenia we własnym zakresie albo przez ZUS błędów, przedsiębiorca zobowiązany jest przekazać do zakładu zgłoszenie zmiany lub korekty danych. Wcześniej musi się upewnić, jaki formularz należy zastosować w danym przypadku i jak prawidłowo go wypełnić. Na innych drukach dokonuje się zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych, na innych - pozostałych danych (np. ewidencyjnych lub adresowych), a jeszcze na kolejnych - korekty rozliczeń składek. Ponadto odmienne są formularze oraz zasady korekty danych dotyczących płatnika składek, a inne osoby ubezpieczonej. W przypadku właściciela firmy powinien on złożyć ponownie do ZUS formularz ZUS ZPA.

3 Czy firma musi skorygować deklaracje ZUS gdy zatrudniony zmienił dane osobowe

W przypadku zmiany danych wykazanych w złożonych przez płatnika składek do ZUS dokumentach ubezpieczeniowych,bądź stwierdzenia we własnym zakresie albo przez zakład błędów w nich zawartych, firma musi przekazać zakładowi odpowiednie zgłoszenie zmiany lub korekty danych. Ten obowiązek ciąży więc na płatniku, a nie na ZUS. Firma ma siedem dni na korektę danych osobowych ubezpieczonego. W razie korekty danych identyfikacyjnych płatnik składa poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIUA. Korektę pozostałych danych ubezpieczonego przedsiębiorca dokonuje odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

4 Czy firma składa imienne raporty za wszystkie zatrudnione przez siebie osoby

Jeżeli w komplecie dokumentów rozliczeniowych płatnik składek złożył deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za pięciu ubezpieczonych, a należy skorygować je w przypadku dwóch osób, to w komplecie dokumentów korygujących płatnik składa deklarację rozliczeniową, w której rozlicza składki za wszystkich pięciu ubezpieczonych, i dołącza do niej imienne raporty miesięczne korygujące za dwóch pracowników.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 36 ust. 11, 13, 14, art. 44 oraz art. 45 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r., nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).