W tym roku termin na złożenie przez pracodawców informacji ZUS ZSWA za 2011 rok mija 2 kwietnia

Pracodawcy zatrudniający pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze od stycznia 2010 roku zobowiązani są do opłacania za nich składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Składki te muszą opłacać za osoby, które spełniają łącznie następujące warunki:

● urodziły się po 31 grudnia 1948 r.,

● wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych).

Stopa procentowa i podstawa wymiaru

Składka na FEP wynosi 1,5 proc. podstawy wymiaru i jest opłacana za wszystkich pracowników spełniających powyższe warunki, w tym także za tych, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy. Składka na FEP jest finansowana w całości przez płatnika składek. [przykład 1]

Podstawę wymiaru składki na FEP stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Istotne jest, że ustalając ją (odmiennie niż przy opłacaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), stosuje się ograniczenie do tzw. rocznej podstawy wymiaru. Oznacza to, że składka na FEP nie jest opłacana, gdy podstawa wymiaru przekroczy kwotę odpowiadającą trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone. W 2012 roku roczna podstawa wymiaru wynosi 105 780 zł. [przykład 2]

Obowiązek rozliczenia

Składki na FEP płatnicy składek wykazują wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której podana jest łączna kwota składek za wszystkich pracowników danego pracodawcy. Składki te nie są wykazywane w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA, dlatego płatnicy muszą przekazać do ZUS informację na formularzu ZUS ZSWA (wzór zgłoszenia/korekty danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze został określony rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r.).

Pierwszą za 2010 rok mieli obowiązek przekazać do ZUS do 31 marca 2011 r. Musieli w niej wyjątkowo zamieścić nie tylko dane dotyczące 2010 roku, ale również informacje dotyczące pracowników, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w 2009 roku, nawet jeżeli praca taka nie była już przez nich wykonywana w 2010 roku.

Kolejne informacje płatnicy muszą przekazywać do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy. W 2012 roku płatnicy mają czas na złożenie ZUS ZSWA do 2 kwietnia, gdyż 31 marca wypada w sobotę. Z uwagi, że sobota została uznana za dzień równorzędny z dniem ustawowo wolnym od pracy (por. uchwała NSA z 15 czerwca 2011 r., I OPS 1/11, LEX nr 818666) za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

Czasem jednak pracodawcy muszą wcześniej złożyć ZUS ZSWA. Są do tego zobowiązani, gdy:

● pracownik wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej - informację ZUS ZSWA za tego pracownika trzeba złożyć w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku (jeżeli pracownik wystąpi o przyznanie emerytury przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie siedmiu dni od dnia wpływu wniosku o emeryturę),

● nastąpiło ogłoszenie upadłości lub likwidacji płatnika - informację ZUS ZSWA za bieżący rok należy przekazać nie później niż w dniu złożenia dokumentu wyrejestrowania płatnika - przed złożeniem dokumentu wyrejestrowującego ZUS ZWPA (jeżeli ogłoszenie upadłości lub likwidacji firmy nastąpi przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przed zgłoszeniem wyrejestrowania płatnika składek przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy).

Zasady wypełniania formularza

W zgłoszeniu ZUS ZSWA płatnik przekazuje informacje dotyczące pracowników umieszczonych w prowadzonej przez niego ewidencji wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których musi opłacać składkę na FEP.

W bloku I - dane organizacyjne w polu 01 należy wpisać identyfikator zgłoszenia składający się z numeru i roku, np. 001 2011. Numerem oznacza się każdy kolejny dokument składany za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, są oznaczone kolejnymi identyfikatorami z zakresu 002-999. Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia pierwszorazowe, czy też są to korekty wcześniej wysłanych zgłoszeń.

Jeśli przykładowo spółka A zatrudnia od maja 2011 roku dwóch pracowników w szczególnych warunkach to do 31 marca 2012 roku jest zobowiązana złożyć druk ZUS ZSWA. Musi w nim wykazać okresy ich zatrudnienia w szczególnych warunkach w 2011 roku. Formularz należy oznaczyć identyfikatorem 001.2011. [przykład 3]

W bloku II należy podać dane identyfikacyjne płatnika składek zgodne z danymi aktualnie zgłoszonymi w ZUS, a więc wynikającymi z dokumentu ZUS ZPA, ZUS ZFA. W pole 01 trzeba wpisać numer NIP, w pole 02 - numer REGON. Pola od 03 do 05 oraz od 07 do 09 wypełniają tylko płatnicy składek będący osobami fizycznymi. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Blok III A - dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze należy wypełnić w następujący sposób:

● w pole 01 należy wpisać znak x w przypadku pierwszorazowego zgłoszenia osoby jako osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

● w pole 02 należy wpisać znak x, jeżeli płatnik będzie składał korektę wcześniej złożonego dokumentu,

● w polu 03 należy podać PESEL ubezpieczonego,

● pola 05 i 06 - należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik nie ma nadanego numeru PESEL.

W bloku III B w polu 01 płatnik podaje kod tytułu ubezpieczenia np. 01 10 00 - gdy pracownik nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz ustalonego stopnia niepełnosprawności. W pole 02 płatnik wpisuje natomiast trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zgodny z załącznikiem nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych (w polu pierwszym należy wpisać numer załącznika, a w polu drugim i trzecim - numer rodzaju pracy). Pola 03 i 04 dotyczą okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (należy wpisać daty - dd/mm/rrrr). W pole 05 płatnik wpisuje wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie w postaci ułamka zwykłego, np. 1/1 dla wymiaru pełnego, 1/2 - dla połowy wymiaru czasu pracy, 3/4 - dla trzech czwartych wymiaru czasu pracy, 120/176 - gdy wymiar czasu pracy określony jest w godzinach.

Pola 06-09, 10-13, 14-17 bloku III B przeznaczone są do podania następnych okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego. Jeżeli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza cztery, na dokumencie ZUS ZSWA należy wypełnić dla tej samej osoby następny blok, a w razie konieczności również kolejne.

Ustalanie okresu pracy

Ustalając okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Oznacza to, że nie uwzględnia się okresów niezdolności do pracy, za które wypłacone zostało wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne oraz za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński. Ponadto ustalając okres zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, ZUS wyłączy okresy urlopu wychowawczego, bezpłatnego oraz służby wojskowej, a uwzględni okresy urlopu wypoczynkowego. [przykład 4]

Wymagana forma

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ZUS ZSWA płatnik przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do pozostałych dokumentów ubezpieczeniowych, tj.:

● w przypadku płatników rozliczających składki za więcej niż pięciu ubezpieczonych - poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego,

● w przypadku płatników rozliczających składki za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych - w formie wybranej przez płatnika składek: w formie dokumentu elektronicznego lub w formie papierowej, tj. dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru.

Dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej płatnik przesyła do ZUS pocztą. Może je także złożyć osobiście w jednostce terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika.

WAŻNE

Obowiązek opłacania składek na FEP powstaje z dniem rozpoczęcia wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a ustaje z dniem zaprzestania wykonywania tych prac

Przykład 1

Umowa-zlecenie z własnym podwładnym

Z pracownikiem, który wykonuje pracę w szczególnych warunkach, firma zawarła dodatkowo umowę-zlecenie. W takiej sytuacji pracodawca nie zgłasza go dodatkowo do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Osobę wykonującą pracę na podstawie umowy-zlecenia, jeżeli umowa taka została zawarta z własnym pracodawcą lub praca na podstawie tej umowy jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, uważa się bowiem, w zakresie ubezpieczeń społecznych, za pracownika. Przychód, jaki pracodawca wypłaca takiemu pracownikowi, powinien być po prostu wykazany w raporcie z kodem pracowniczym. Od tak ustalonej podstawy powinny być też naliczone i opłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. W związku z tym, że przychód z umowy-zlecenia w zakresie naliczania składek jest traktowany jak przychód z umowy o pracę, również od wynagrodzenia, które pracodawca wypłaca pracownikowi z umowy-zlecenia, powinny być naliczone i opłacone składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Okresu wykonywania umowy-zlecenia nie trzeba natomiast dodatkowo wykazywać w formularzu ZUS ZSWA.

Przykład 2

Przekroczenie 30-krotności przeciętnej płacy

Firma zatrudnia pracownika od 1 maja 2011 r. Wykonuje on pracę w szczególnych warunkach. W październiku 2011 roku jego wynagrodzenie wyniosło 8200 zł. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe została jednak ograniczona do kwoty 2100 zł, gdyż tyle brakowało (zgodnie z oświadczeniem pracownika) do osiągnięcia rocznej podstawy wymiaru. Za październik składka na FEP została również naliczona od 2100 zł. Natomiast za listopad i grudzień składka na FEP nie była opłacana pomimo wykonywania pracy w szczególnych warunkach. W sytuacji bowiem gdy za pracownika nie są już naliczane i odprowadzane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie powinna być także opłacana składka na FEP. Okres, za który składka z tego powodu nie była opłacana, powinien być jednak wykazany w formularzu ZUS ZSWA. Przekroczenie rocznego limitu podstawy wymiaru składek nic nie zmienia bowiem w zakresie obowiązku składania tego formularza.

Przykład 3

Trzeba podać właściwy identyfikator

Spółka B w czerwcu 2010 roku złożyła formularz ZUS ZSWA z identyfikatorem 001.2010 za jednego z pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach. Spółka musiała tak postąpić z uwagi na to, że pracownik złożył wniosek o emeryturę pomostową. Następnie spółka składając formularz ZUS ZSWA do końca marca 2011 roku za pozostałych pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach, musiała oznaczyć go identyfikatorem 002.2010. Oczywiście w tym zgłoszeniu ZUS ZSWA nie należało już uwzględniać pracownika, za którego zgłoszenie to zostało złożone wcześniej.

Przykład 4

Zgłoszenie danych

Adam Nowak od 1 marca do 31 grudnia 2011 r. wykonywał w spółce B pracę w szczególnych warunkach. W okresach od 10 do 25 kwietnia i od 22 do 31 października był chory i otrzymał wynagrodzenie za czas choroby, a od 20 do 23 grudnia przebywał na urlopie bezpłatnym. W informacji ZUS ZSWA płatnik musi wykazać następujące okresy:

● 1.03.2011 - 9.04.2011,

● 26.04.2011 - 21.10.2011,

● 1.11.2011 - 19.12.2011,

● 24.12.2011 - 31.12.2011.

Michał Jarosik

ekspert z zakresu ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Art. 35 - 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).

Art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186 poz. 1444 z późn. zm.).