Mimo obietnic i szumnych zapowiedzi Płatnik nadal bez zmian

Wdrażanie zmian miało przebiegać etapami. Już w listopadzie zeszłego roku ZUS przekazał najnowszą wersję programu - 9.01.001. Zmiany nie były rewolucyjne, wynikały z dostosowania programu do nowelizacji rozporządzenia ministra i polegały na rozszerzeniu zakresu źródeł finansowania składek w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS, tj. ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, oraz zmianie kodów tytułu ubezpieczenia i świadczeń/przerw w opłacaniu składek.

Drugą istotną nowością była automatyczna weryfikacja i aktualizacja komponentów niezbędnych do prawidłowej weryfikacji dokumentów przy pobieraniu paramentów niezbędnych do wyliczeń.

Czy na pewno ułatwienia

Niektóre zmiany przeszkadzały w użytkowaniu programu. Należy do nich niewątpliwie uniemożliwienie wysyłania dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych w jednym zestawie. W założeniach miała być też dodatkowo wprowadzona funkcja automatycznego tworzenia dokumentów wyrejestrowujących dla członków rodziny w przypadku wyrejestrowania ubezpieczonego oraz wyrejestrowania ubezpieczonych podczas tworzenia wyrejestrowania płatnika - ZWPA.

Żadna z tych funkcji jednak nie działa, nawet w wersji E. Kolejne zmiany, bardziej rewolucyjne, bo zezwalające na weryfikację danych płatnika na postawie danych zgromadzonych w ZUS, zapowiadano na drugi kwartał bieżącego roku. Niestety w czwartym kwartale brak informacji o nowych wersjach programu.

Interaktywny i z plusem

ZUS zapytany o II etap odsyła do informacji o wdrażanym stopniowo programie Interaktywny Płatnik Plus (IPP). Pierwszy etap rozpoczął się 19 maja, IPP testowało 640 płatników z całego kraju, zatrudniających do 500 osób. Drugi etap wdrożenia to rozszerzenie liczby testujących go podmiotów do 3500 płatników, rozliczających składki za ponad 500 ubezpieczonych. Miał się rozpocząć na przełomie sierpnia i września, a płatnikom w nim uczestniczącym zapewniono pomoc ze strony ZUS.

Dokładne zapoznanie się z informacjami na temat Interaktywnego Płatnika Plus wskazuje, że jest to nic innego jak program ze zmianami zapowiadanymi na drugi etap zwykłego Płatnika.

Drugi etap

Wyczekiwane przez płatników zmiany, jakie miały być wprowadzone jeszcze w tym roku, pozwoliłyby na lepszą weryfikację danych. Zdarza się, że długoletni pracownik przychodzi do pracodawcy z pretensjami, że jest nieubezpieczony, gdyż w systemie EWUŚ jest zaznaczony na czerwono. Płatnik, który miałby możliwość sprawdzenia spójności własnych danych z danymi zaewidencjonowanymi w ZUS, mógłby natychmiast sprawdzić, czy z jego strony zgłoszenie pracownika było poprawne oraz prawidłowo wpisało się w bazę danych ZUS na koncie ubezpieczonego.

Dziś takiej możliwości nie ma. Oprócz weryfikacji danych w drugim etapie zapowiadano podpowiedzi podczas wypełniania dokumentów. Ponadto program ma wymuszać korekty raportów ZUS RCA w razie zmiany stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na ZUS DRA. Ciekawostką jest informacja, że zapowiadane na pierwszy etap automatyczne wyrejestrowywanie członków rodziny czy ubezpieczonych ma być dostępne dopiero w drugim etapie.

Duże nadzieje...

Dodatkowo ZUS zapowiada możliwość rejestracji informacji o stanie przetworzenia dokumentów wysłanych do ZUS, zatem Płatnik się dowie, czy dokument jest przyjęty, czy może został odrzucony (brak informacji, czy płatnik pozna powód odrzucenia dokumentu). Mają być wprowadzone nowe zasady weryfikacji, które kwalifikują dokumenty do dodatkowej kontroli w ZUS przed skierowaniem ich do przetworzenia i zapisania danych w nich zawartych na koncie płatnika i ubezpieczonych. Zapowiada się szeroka weryfikacja poprawności składanych dokumentów - zgłoszeń i wyrejestrowań - na podstawie informacji o ubezpieczonych zgromadzonych w ZUS, np. nie da się wyrejestrować ubezpieczonego, jeśli nie został uprzednio zgłoszony z danym kodem tytułu ubezpieczenia. Również dokumenty rozliczeniowe mają być szczegółowo kontrolowane pod względem poprawności danych - zarówno stóp procentowych składek, jak i kodów tytułu ubezpieczenia.

...i rzeczywistość

Wszystkie zapowiadane zmiany wskazują, że program Płatnik ma być świetnym narzędziem do weryfikacji informacji. Lecz biorąc pod uwagę zakres weryfikowania danych, zachodzi obawa, że zamiast ułatwienia program może być utrudnieniem. Nie będzie można np. wysłać zgłoszenia członka rodziny pracownika, jeśli zgłoszenie samego pracownika nie zostało poprawnie zaewidencjonowane w kartotekach ZUS.

Ostatni komunikat w sprawie programu Płatnik głosi, że ponieważ w związku z awarią systemu nie można było w terminie wysłać dokumentów rozliczeniowych, to ZUS uznaje wszystkie dokumenty złożone dzień później jako terminowe. Czy w takim razie po wprowadzeniu daleko idącej weryfikacji oraz możliwości odrzucania przez ZUS dokumentu zgłoszeniowego płatnik będzie miał szansę złożyć go w terminie? Niedochowanie terminu przez płatnika składek może mieć dla niego poważne konsekwencje. Tymczasem przeciąganie terminów przez ZUS stało się niestety praktyką.

Ważne

Wszystkie dokumenty rozliczeniowe złożone dzień później ZUS uznał ostatnio jako terminowe w związku z awarią systemu, która uniemożliwiła ich wysłanie

Historia wersji programu

● 30 listopada 2013 r. - wersja 9.01.001 - oprogramowanie dla płatników zatrudniających do 7 tys. ubezpieczonych

● 23 grudnia 2013 r. - wersja A - zwiększono wydajność oprogramowania

● 19 lutego 2014 r. - wersja B - poprawiono błędy; wprowadzono możliwość utworzenia dokumentów IM/IR na podstawie dokumentów z bazy Płatnika

● 11 kwietnia 2014 r. - wersja C - poprawiono błędy; wprowadzono możliwość dedykowanej obsługi ZUS jako płatnika

● 14 lipca 2014 r. wersja D - poprawiono błędy; zmieniono algorytmy wyliczania dla kodów tytułu ubezpieczenia 3000 i 5000

● 1 września 2014 r. - wersja E - poprawiono błędy; zmieniono algorytmy weryfikacji składki na PFRON

@RY1@i02/2014/206/i02.2014.206.03300010a.803.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. kadr i płac

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. kadr i płac