Wirtualne ulepszenia: program Płatnik bez rewelacji

Minęło ponad pół roku od momentu, gdy zmieniły się przepisy dotyczące wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz imiennych raportów, co przyczyniło się do wprowadzenia zmian w programie Płatnik. Nowa wersja programu oznaczona numerem 9.01.001 była dostępna już z końcem roku i miała ułatwić pracę zarówno płatnikom, jak i biurom rachunkowym między innymi poprzez weryfikację poprawności sporządzanych dokumentów w oparciu o dane już zaewidencjonowane na koncie płatnika i kontach ubezpieczonych w ZUS. Tyle teoria. W praktyce nowy Płatnik będzie rewolucyjny, jeżeli zostanie faktycznie wprowadzony zgodnie z założeniami. Jest to planowane na drugi etap modyfikacji, jednak nie wiadomo, kiedy on nastąpi. Z początkiem roku była mowa o drugim kwartale 2014 r., lecz informacja ta nie ma potwierdzenia na stronach programu.

Na dzień dzisiejszy płatnicy otrzymali zaktualizowane narzędzie do zgłaszania ubezpieczonych oraz sporządzania miesięcznych raportów. Zaktualizowano między innymi kody tytułu ubezpieczenia, dodając nowe, usuwając nieużywane oraz zmieniając opisy kodów. Zmianie uległy także kody świadczeń i przerw w opłacaniu składek wprowadzone głównie z powodu nowelizacji przepisów w zakresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopów rodzicielskich. Jednak dla przeciętnego płatnika, który w większości zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców oraz korzysta z programu płacowego, który eksportuje dane do programu Płatnik, zmiany kodów są prawie niezauważalne. W programie wprowadzono jednak pewne modyfikacje, które mogą utrudniać pracę.

Aktualizacja komponentów

Według informatora ZUS aktualizacja komponentów dotyczy takich danych jak: wartości wspólne dla wszystkich parametrów wyliczeniowych, wartość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe (wyłącznie, jeśli została nadana płatnikowi przez ZUS), słowniki merytoryczne będące podstawą do wykonywania weryfikacji dokumentów, certyfikat klucza publicznego ZUS; domyślne lokalizacje certyfikatów. Aktualizacja jest wykonywana automatycznie podczas wysyłania zestawów do ZUS. Oznacza to jednak, że wysyłając 10 zestawów jednego dnia - program przy każdym będzie dokonywał aktualizacji, co zwiększa ilość czasu potrzebnego na wysłanie zestawu. Szkoda, że nie aktualizuje się automatycznie serwer, jaki jest w danym momencie dostępny - bywa że działa tylko serwer wrocławski albo serwer warszawski, a użytkownik płatnika musi ręcznie dokonać zmiany serwera. Pomimo że w broszurze informacyjnej jest napisane, że aktualizuje się automatycznie adres węzła internetowego, takie działanie nie następuje.

Korekty tylko pojedynczo

Zmiana mechanizmu wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych nie pozwala na wysłanie w jednym zestawie dokumentów z różnymi identyfikatorami. O ile nie jest to problemem przy wysyłaniu raz w miesiącu jednego, bieżącego zestawu dokumentów, kłopot mają płatnicy dokonujący korekt deklaracji i raportów. Zakładając, że płatnik dokonuje korekty dokumentów za dwa lata, czyli 24 miesiące, musi on 24 razy powtórzyć operację wysyłania zestawu. Nie wspominając o każdorazowej aktualizacji komponentów. Zmiana dotyczy także wysyłania dokumentu ZUS IWA oraz ZUS ZSWA, które muszą być wysłane w oddzielnym zestawie.

Więcej okienek - tyle samo informacji

W nowej wersji programu przybyło okien, jednak bez możliwości edycji danych. W kartotece ubezpieczonego można zauważyć kilka nowych bloków (np. drugie imię, płeć, członkowie rodziny) jednak ich edycja jest niemożliwa. Być może mają one w przyszłości (czyli w II etapie wdrożenia zmian) służyć jako miejsce na pobranie z ZUS danych dotyczących ubezpieczonych, jakie zgłosił płatnik. Obecnie okna bez edycji danych są pewnym utrudnieniem przy wprowadzaniu danych ubezpieczonego, gdyż bez znajomości skrótu klawiaturowego (Ctrl+Tab), pozwalającego na płynne przechodzenie między blokami, trudno dojść do interesującej użytkownika zakładki.

Baza adresów

Kolejną nowością w programie Płatnik jest weryfikacja adresów ubezpieczonych. Jednak bardzo często program zwraca komunikat "Kod pocztowy niezgodny ze słownikiem" pomimo, że kod jest zgodny z danymi przekazanymi przez ubezpieczonego i figurującymi w jego dowodzie osobistym. Z informacji uzyskanych poprzez infolinię programu wynika, że miał być on zsynchronizowany z bazą kodów pocztowych Poczty Polskiej, jednak ta funkcja jeszcze nie działa poprawnie. Należy wysyłać do ZUS takie zgłoszenie, mimo że dokument zawiera błędy. W poprzedniej wersji programu Płatnik nie było z tym problemów.

Automatyczne wyrejestrowanie

W założeniu program automatycznie przypomni o konieczności wyrejestrowania członków rodziny ubezpieczonego. Niestety funkcja ta nie działa poprawnie. Program pyta, czy system ma sprawdzić, czy są w zgłoszeniu ubezpieczeni członkowie rodziny, jednak nie dokonuje automatycznego wyrejestrowania na druku ZCNA. A jeśli płatnik składek na wniosek ubezpieczonego zgłosił członka rodziny na druku ZUS ZCZA, jaki funkcjonował do końca 2007 r., to przy wyrejestrowaniu takiego ubezpieczonego program nie dokona automatycznego wyrejestrowania członków rodziny, gdyż w założeniu weryfikuje tylko zgłoszonych na ZCNA. Zatem należy dokładnie zweryfikować dane długoletnich ubezpieczonych przy ich wyrejestrowywaniu.

Automatyczne wyrejestrowanie wszystkich ubezpieczonych nastąpić powinno także przy sporządzaniu dokumentu ZWPA, jednak program nie dokonuje takiego wyrejestrowania. Być może jest to przewidziane na drugi etap wdrożenia. Wówczas po potwierdzeniu danych z Płatnika z danymi w rejestrach ZUS będzie możliwe automatyczne wyrejestrowanie.

Co bez zarzutu

Jest funkcja, która w nowym Płatniku działa bez zarzutu. Przy tworzeniu dokumentu ZUS ZBA i zamykaniu rachunków program podpowiada zgłoszone rachunki. Analogicznie miało być z dokumentem ZUS ZAA dotyczącym adresu działalności, lecz choć zakładka pozwalająca na wybór adresu jest aktywna, to program nie podpowiada zgłoszonych miejsc prowadzenia działalności.

Płatnicy czekają na wprowadzenie zmian zakładanych w drugim etapie. Dla osób na bieżąco używających programu jest to przede wszystkim weryfikacja danych na podstawie informacji już przekazanych do Centralnego Rejestru Ubezpieczonych i Centralnego Rejestru Płatników oraz bazy PESEL. W założeniu ta funkcja powinna doprowadzić do wyeliminowania błędów w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych, a dodatkowo rozszerzeniu ma ulec zakres zasad weryfikacji dokumentów. Płatnicy mają także otrzymywać informacje o stanie przetworzenia dokumentów wysyłanych do ZUS. Miejmy nadzieję, że planowane zmiany nie spowodują kolejnych komplikacji, a wręcz przeciwnie - będą dla płatników dużym ułatwieniem.

@RY1@i02/2014/098/i02.2014.098.033000100.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. wynagrodzeń

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń