Czas na roczną informację o składkach

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakładają na każdego płatnika składek, bez względu na to, za ile osób rozlicza składki, obowiązek przekazywania swoim ubezpieczonym informacji rocznej. Dane w niej zawarte to informacje, jakie za te osoby zostały wykazane w dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS za poszczególne miesiące ubiegłego roku. Akcja ta ma na celu zapoznać ubezpieczonego z danymi, jakie płatnik za niego przekazał do organu rentowego, oraz spowodować, aby ubezpieczony zweryfikował je pod względem zgodności ze stanem faktycznym.

Dla wszystkich

Takie same obowiązki w zakresie przekazywania informacji ubezpieczonym ma płatnik w stosunku do wszystkich osób, dla których pełni on obowiązki płatnika składek. Obowiązki te nie dotyczą więc wyłącznie ubezpieczonych, którzy podlegają ubezpieczeniom społecznym. Oznacza to, że informacja powinna być przekazana również ubezpieczonym, za których płatnik opłaca tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne, oraz osobom, za które płatnik wykazuje tylko należne składki, a więc za osoby, które podlegają ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego czy też przebywania na urlopie wychowawczym.

Informacja ta może zostać wygenerowana w programie Płatnik. Taka funkcjonalność ma zostać udostępniona w II etapie wdrażania nowego Płatnika. Jeżeli funkcjonalność ta zostanie udostępniona przed końcem lutego, to w programie możliwe będzie stworzenie informacji rocznej. Jeżeli tak się nie stanie, to płatnicy mogą skorzystać z programów komercyjnych generujących taką informację.

Roczna informacja powinna zawierać dane zawarte w złożonych za ubezpieczonego raportach rozliczeniowych składanych do ZUS za poszczególne miesiące 2013 r., datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Miesięczne raporty

Jeżeli płatnik co miesiąc przekazywał informacje zawarte w raportach swoim ubezpieczonym, to tym samym należy uznać, że wypełnił on obowiązek przekazania informacji rocznej i nie musi tych samym danych przekazać jeszcze raz do 28 lutego 2014 r. Taka informacja powinna być jednak przekazana, gdy pomimo otrzymywania raportów miesięcznych ubezpieczony zwróci się o przekazanie informacji rocznej. Natomiast gdy informacja miesięczna była przekazywana ubezpieczonemu tylko za niektóre miesiące 2013 r., to w informacji rocznej płatnik może przekazać tylko zestawienie dotyczące pozostałych miesięcy. [przykład]

Niezgodne dane

Ubezpieczony, który uważa, że informacja nie jest zgodna ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raportach (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje przekazanych mu informacji, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że te dotyczące okresu objętego raportem (ZUS RCA, ZUS RZA za dany miesiąc) zostaną zakwestionowane przez ZUS poprzez wydanie decyzji. A zatem niezwykle ważne jest dokładne zapoznanie się przez ubezpieczonego z treścią informacji o wysokości należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w celu ustalenia, czy płatnik prawidłowo je naliczył.

Jeżeli po sporządzeniu i przekazaniu informacji rocznej płatnik będzie korygował za ubezpieczonego imienny raport miesięczny złożony za 2013 r., powinien pamiętać również o przekazaniu tej informacji ubezpieczonemu. Oczywiście wówczas powinien przekazać nie całą informację za wszystkie miesiące, ale tylko dane za miesiące, które zostały zmienione.

Ważne

Z obowiązku składania informacji zwolniony jest płatnik, który pobiera składki zdrowotne z emerytury

Ważne

Informacja powinna zostać sporządzona i przekazana ubezpieczonym w terminie do 28 lutego 2014 r. w formie pisemnej lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego. Dane te muszą zostać przekazane w podziale na poszczególne miesiące 2013 r.

Co zawiera RMUA

Tytuł ubezpieczenia, wysokości należnych składek na ubezpieczenia społeczne, wymiar czasu pracy, zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, podstawę wymiaru składek, kwotę składek w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek, zasiłki finansowane z budżetu państwa, rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, wypłacone zasiłki oraz wynagrodzenia z tytułu niezdolności do pracy wypłacone na podstawie kodeksu pracy, symbol wojewódzkiego oddziału NFZ, do której przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD

Tylko za pozostały okres

Spółka ABC, począwszy od danych za czerwiec 2013 r., przekazywała wszystkim swoim pracownikom co miesiąc informacje o należnych za nich składkach na ubezpieczenia. W informacji rocznej za 2013 r. powinna przekazać dane za pozostały okres czyli od stycznia do maja 2013 r.

Andrzej Radzisław

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 8, 8a 11, 12 i 13 oraz art. 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442 z późn. zm.).