Albo kilometrówka, albo ryczałt

Zwrot kosztów wykorzystywania pojazdu prywatnego pracownika do celów służbowych jest w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa podatkowa) przychodem pracownika ze stosunku pracy wolnym od podatku dochodowego.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek pracowników nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników pojazdów niebędących własnością pracodawcy dla jego potrzeb, ale tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach. Wyłączenie uwarunkowane jest udokumentowaniem liczby przejechanych kilometrów w ewidencji przebiegu pojazdu, którą ma obowiązek prowadzić pracownik według zasad określonych w ustawie podatkowej. Kwoty ryczałtów reguluje zaś rozporządzenie ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W myśl par. 2 rozporządzenia koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być dla samochodu osobowego wyższe niż:

w0,5214 zł - przy pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

w0,8358 zł - przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Z przepisów tych wynika, że pracownik może otrzymać zwrot kosztów w formie ryczałtu albo na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (ewidencji).

Jeśli u pracodawcy obowiązuje system zwrotu kosztu używania pojazdów na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka), to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. W systemie tym, w odróżnieniu od ryczałtu, nie ma możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu poniesionych kosztów.

Wyłączenie takich należności z podstawy wymiaru składek jest więc możliwe wówczas, gdy:

wsamochód (nienależący do pracodawcy) jest używany przez pracownika wyłącznie w jazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy;

wwysokość zwrotu nie przekracza kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za kilometr przebiegu pojazdu przewidzianych we wspomnianym rozporządzeniu, z uwzględnieniem faktycznie przejechanych kilometrów;

wprzebieg pojazdu jest dokumentowany przez pracownika w ewidencji prowadzonej według zasad określonych w ustawie podatkowej;

wu pracodawcy nie obowiązuje system zwrotu poniesionych kosztów w formie ryczałtu.

Takie stanowisko zajął ZUS Oddział w Gdańsku w indywidualnej interpretacji z 28 listopada 2014 r. (DI 100000/43/1349/2014).

@RY1@i02/2015/044/i02.2015.044.03300020c.802.jpg@RY2@

Magdalena Januszewska radca prawny

Magdalena Januszewska

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 12 ust. 1 i art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 1 i par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Par. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).