Korekta ubezpieczeń na jednym druku zamiast na kilkunastu

Płatnik ma obowiązek prawidłowo zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonego za każdym razem, gdy podlega on ubezpieczeniu. W niektórych sytuacjach, mimo najlepszych chęci, płatnik nie ustrzeże się błędów, i to niekoniecznie z własnej winy. Mimo że nieprawidłowość może być skutkiem działań ubezpieczonego, to na płatniku spoczywa obowiązek dokonania wszelkich korekt. Z praktyki przedsiębiorców wynika, że najwięcej błędów przy zgłaszaniu i wyrejestrowywaniu generują zleceniobiorcy, dla których schemat podlegania ubezpieczeniom może być różny. W zależności od zawartych z innymi płatnikami umów podlegają oni wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu albo także ubezpieczeniom społecznym. Szczególnie daje się to przedsiębiorcom we znaki po zmianie przepisów, która weszła w życie w 2016 r. Na jej podstawie obowiązek ubezpieczenia zleceniobiorcy jest powiązany z miesięczną podstawą wymiaru składek, jaką osiągnął. Bardzo łatwo tu o błąd, bo nie każdy zleceniobiorca zdaje sobie sprawę, że podstawą wymiaru są wynagrodzenia wypłacone, a nie należne. Innym problemem jest niezgłaszanie przez zleceniobiorców podjęcia zatrudnienia w trakcie trwania umowy-zlecenia bądź odwrotnie - utraty innego tytułu do ubezpieczenia, co powinno się wiązać ze zgłoszeniem do wszystkich ubezpieczeń u aktualnego płatnika składek.

Przyczyn błędów może być wiele, tak jak sposobów na rozwiązanie tego problemu. Płatnik po stwierdzeniu nieprawidłowości powinien sam dokonać korekty dokumentów. Metoda jest dobra, jeżeli trzeba dokonać bardzo prostego wyrejestrowania i zgłoszenia ubezpieczonego i nie korzysta się z programu Płatnik w wersji 10 (Interaktywny Płatnik Plus). Najnowsza wersja programu nie dopuszcza wysyłki, jeśli w wysyłanym zestawie będą się znajdować dokumenty ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń), ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych) i ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego) dla tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, jeśli użytkownik nie oznaczył kolejności przetworzenia tych dokumentów. Zatem jest to sposób dla osób biegle posługujących się programem Płatnik. Ponadto należy pamiętać o sposobie wpisywania dat przy wyrejestrowaniu - data wyrejestrowania to dzień po zakończeniu tytułu do ubezpieczeń. [ramka 1]

Można prościej

Inną, dużo prostszą i mniej czasochłonną, metodą korekty danych o okresach ubezpieczenia jest wypełnienie druku ZUS KOA "Zgłoszenie korekty podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu". Próżno go jednak szukać na stronie zakładu - to ZUS wyśle go do płatnika składek, kiedy będzie potrzebował. Na druku ZUS KOA należy wskazać dane płatnika, ubezpieczonego, którego korekta dotyczy, oraz wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom z uwzględnieniem kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeń i okresów ubezpieczenia. [ramka 2]

Co istotne - inaczej niż na ZWUA - w ZUS KOA podaje się datę od dnia - do dnia podlegania ubezpieczeniom. Kolejną zaletą ZUS KOA jest to, że jednym wpisem można załatwić zgłoszenie i wyrejestrowanie danego okresu i tytułu ubezpieczenia. Dodatkowo na jednym druku ZUS KOA można wprowadzić dane dotyczące aż sześciu okresów, co odpowiada złożeniu 12 dokumentów zgłoszeniowych (6 szt. ZUS ZUA i 6 szt. ZUS ZWUA).

Jednak największą zaletą ZUS KOA jest to, że w pewnych okolicznościach w ogóle nie trzeba go składać. Jeśli płatnik otrzymał z ZUS pismo o konieczności dokonania korekty za ubezpieczonego na druku ZUS KOA, powinien sprawdzić, czy ZUS nie proponuje mu, że "jeżeli nie zostanie udzielona odpowiedź, dokumentacja (korygująca okresy ubezpieczenia - przyp. aut.) zostanie sporządzona z urzędu". Wydawałoby się, że w tej sytuacji płatnik może zamknąć sprawę, skoro ZUS dokona korekty z urzędu. Otóż nie zawsze.

Nie zwalnia z obowiązku

Druk ZUS porządkuje wyłącznie okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, zatem koryguje zgłoszenia i wyrejestrowania. Na płatniku ciąży obowiązek zweryfikowania i skorygowania dokumentów rozliczeniowych, czyli ZUS RCA i ZUS RZA, pod warunkiem że w korygowanym okresie były raporty za osobę ubezpieczoną. Nie da się wysłać korekty raportu zerowego z RZA na zerowe RSA.

Jeśli nastąpiła wypłata za okres, dla którego schemat podlegania ubezpieczeniom uległ zmianie, należy skorygować raport ZUS i dopłacić lub zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki. Taka sytuacja występuje w zasadzie wyłącznie przy zawieraniu umów-zleceń, gdzie schemat podlegania ubezpieczeniom zależy od statusu zleceniobiorcy, a tym samym opiera się na oświadczeniu ubezpieczonego. Przedsiębiorca, próbując zabezpieczyć się przed błędnym oświadczeniem zleceniobiorcy, informuje go o tym, że to zleceniobiorca odpowie finansowo za skutki błędnego oświadczenia lub niepoinformowania o wszelkich zmianach mających wpływ na obowiązek ubezpieczenia. Jednak z praktyki wynika, że za skutki błędnego oświadczenia zleceniobiorca nie ponosi w zasadzie żadnej odpowiedzialności. To płatnik musi skorygować składki i zapłacić je do ZUS, a dopiero później dochodzić ich zwrotu od zleceniobiorcy, do czego często nie dochodzi. [ramka 3]

Oporny Płatnik Plus

To nie koniec problemów, z jakimi może spotkać się płatnik, wypełniając ten druk. Jeśli zmiana schematu podlegania składkom następuje na podstawie ZUS KOA, który jest wysyłany do ZUS pocztą tradycyjną, płatnik składek nie ma szans na sporządzenie korekty w ustawowym terminie, czyli do 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości. Pracownik ZUS po otrzymaniu druku KOA musi ręcznie poprawić okresy podlegania składkom. Te muszą zostać wczytane do systemu informatycznego oraz poprawnie odczytane u płatnika składek (przy aktualizacji komponentów programu i danych płatnika). Następnie, jeśli sprawa dotyczy okresu sprzed 6 miesięcy, płatnik musi zamówić w ZUS tzw. komplety rozliczeniowe dotyczące miesięcy, które musi skorygować. Na komplet rozliczeniowy z reguły czeka się ok. doby. Po ich otrzymaniu można dokonać korekty, ale wyłącznie za okresy, za które była wypłata. Nie da się skorygować zerowych raportów. Płatnika, który będzie próbował uporządkować takie raporty, zaskoczy komunikat: "W komplecie korygującym znajdują się raporty, które zawierają takie same dane jak raporty przekazane wcześniej do ZUS. Komplet korygujący powinien składać się wyłącznie z raportów, w których dane uległy zmianie w stosunku do raportów wcześniej przesłanych".

Może on oznaczać, że ZUS, oprócz korekty zgłoszeń i wyrejestrowań, dokonał także z urzędu korekty raportów za osobę ubezpieczoną, ale nie poinformował o tym płatnika składek. Taki komunikat pojawi się również, gdy płatnik składek próbuje skorygować raport zerowy - program Płatnik nie pozwoli na wysłanie takiego zestawu dokumentów.

RAMKA 1

Jakie dokumenty złożyć

Płatnik otrzymał od ZUS pismo dotyczące zleceniobiorcy, z jakim w latach 2012-2013 zawarł umowę-zlecenie, która w związku z oświadczeniem ubezpieczonego podlegała wyłącznie składce zdrowotnej. Umowę zawarto na okres od 1 czerwca 2012 r. do 31 sierpnia 2013 r. Z pisma ZUS wynika, że w okresach od 1 grudnia 2012 r. do 14 lutego 2013 r., od 15 marca 2013 r. do 31 marca 2013 r. oraz od 5 sierpnia 2013 r. do 31 sierpnia 2013 r. zleceniobiorca powinien być zgłoszony także do ubezpieczeń społecznych, gdyż nie miał innego tytułu do ubezpieczenia.

● ZWUA od 1 grudnia 2012 r. (wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego),

● ZUA od 1 grudnia 2012 r. (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego),

● ZWUA od 15 lutego 2013 r. (wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych),

● ZZA od 15 lutego 2013 r. (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego),

● ZWUA od 15 marca 2013 r. (wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego),

● ZUA od 15 marca 2013 r. (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego),

● ZWUA od 1 kwietnia 2013 r. (wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego),

● ZZA od 1 kwietnia 2013 r. (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego),

● ZWUA od 5 sierpnia 2013 r. (wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego),

● ZUA od 5 sierpnia 2013 r. (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego).

Jeśli płatnik korzysta z wersji 10 programu Płatnik, musi przed wysłaniem oznaczyć kolejność przetworzenia dokumentów, tak aby zostały prawidłowo wczytane do systemu ZUS.

RAMKA 2

Sposób wypełnienia

Płatnik wraz z pismem ZUS jak w ramce 1 otrzymał do wypełnienia druk ZUS KOA. Wypełni go w części IV następująco:

● - obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne,

● - obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

● - obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne,

● - obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

● - obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne,

● - obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Płatnik podpisuje ZUS KOA i wysyła go do terenowej jednostki ZUS.

RAMKA 3

Z roszczeniem do ubezpieczonego

Płatnik otrzymał pismo od ZUS jak w ramce 1. Sprawdził, że w czasie trwania umowy-zlecenia dokonał tylko dwóch wypłat zgodnie z umową, tj. za sierpień i grudzień 2012 r. Ponieważ w sierpniu 2012 r. zleceniobiorca podlegał wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, składki naliczono prawidłowo. Natomiast za grudzień 2012 r. powinny być naliczone wszystkie składki, zatem płatnik musi skorygować raport za ten miesiąc, czyli sporządzić korygujący RCA ze wskazaniem kwoty brutto jako podstawy wymiaru składek, obliczyć i odprowadzić składki wraz z odsetkami za nieterminową zapłatę (podatku się nie koryguje). Płatnik może się zwrócić do zleceniobiorcy o zwrot części składek, jakie za niego sfinansował (tj. składki potrącane z wynagrodzenia zleceniobiorcy), natomiast składki po stronie zleceniodawcy płatnik finansuje z własnych środków. Oprócz korekty RCA za grudzień 2012 r. płatnik koryguje (sporządza zerowe raporty) RCA za styczeń 2013 r., luty 2013 r., marzec 2013 r. i sierpień 2013 r.

Płatnik sporządzi korektę RCA za grudzień 2012, ale nie będzie mógł skorygować RCA za styczeń 2013 r., luty 2013 r., marzec 2013 r. i sierpień 2013 r., ponieważ za te okresy są już zerowe raporty RZA. Program Płatnik nie dopuszcza do wysłania takiej korekty.

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń