Jak utworzyć PPE w formie umowy z funduszem inwestycyjnym - procedura krok po kroku

● KROK 1. Weryfikujemy wymogi formalne w zakresie prawa do uczestnictwa w programie

Co do zasady prawo uczestnictwa w PPE przysługuje na zasadzie dobrowolności pracownikowi, który:

● jest zatrudniony u danego pracodawcy nie krócej niż trzy miesiące (chyba że umowa zakładowa stanowi inaczej) oraz

● nie ukończył 70. roku życia.

W dniu złożenia wniosku o zarejestrowanie PPE prawo uczestnictwa w programie musi przysługiwać:

● w przypadku pracodawcy zatrudniającego - co najmniej połowie pracowników zatrudnionych u pracodawcy, który tworzy program;

● w przypadku pracodawcy zatrudniającego - co najmniej jednej trzeciej pracowników zatrudnionych u pracodawcy, który tworzy program.

Prawo do uczestnictwa w PPE przysługuje również osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wspólnikowi spółki cywilnej, jawnej, spółki partnerskiej oraz komandytowo-akcyjnej i komandytowej odpowiadającemu bez ograniczenia, który podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli te osoby lub spółki prowadzą program dla swoich pracowników.

● KROK 2. Wybieramy formę prowadzenia programu

PPE mogą być prowadzone w jednej z następujących form:

1) funduszu emerytalnego,

2) umowy o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do funduszu inwestycyjnego,

3) umowy grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z zakładem ubezpieczeń w formie grupowego ubezpieczenia na życie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym,

4) zarządzania zagranicznego.

Tworząc PPE w formie umowy z funduszem inwestycyjnym, pracodawca może zawierać umowy z różnymi funduszami inwestycyjnymi zarządzanymi przez to samo towarzystwo funduszy inwestycyjnych. W takim przypadku umowa zakładowa powinna określać warunki, na jakich pracownik jest uprawniony do zmiany funduszu inwestycyjnego lub podziału środków znajdujących się w tych funduszach.

● KROK 3. Ustalamy reprezentację pracowników umocowaną do zawarcia umowy zakładowej (międzyzakładowej)

Umowa zakładowa zawierana jest przez pracodawcę z reprezentacją pracowników, którą tworzą wszystkie zakładowe organizacje związkowe działające u danego pracodawcy.

Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, wówczas pracodawca powinien zawrzeć umowę zakładową z reprezentacją pracowników wyłonioną w trybie u niego przyjętym. Umocowanie wyłonionej w ten sposób reprezentacji pracowników wygasa po upływie 24 miesięcy, a przed upływem tego terminu w sytuacji, gdy:

● co najmniej połowa osób wchodzących w skład tej reprezentacji przestanie być pracownikami pracodawcy;

● u pracodawcy rozpocznie działalność zakładowa organizacja związkowa.

W razie wygaśnięcia umocowania reprezentacji pracowników dokonuje się wyboru nowej reprezentacji pracowników.

W celu realizacji programu pracodawcy mogą też utworzyć na jednakowych warunkach program międzyzakładowy. Umowa międzyzakładowa jest zawierana między reprezentacją pracodawców a międzyzakładową reprezentacją pracowników. Tryb wyłaniania oraz zmiany składu reprezentacji międzyzakładowej określają w formie pisemnej pracodawcy i reprezentacje pracowników.

● KROK 4. Przedstawiamy ofertę utworzenia programu

Pracodawca przedstawia reprezentacji pracowników ofertę utworzenia programu zawierającą:

1) projekt umowy zakładowej;

2) ustalone w umowie przedwstępnej warunki umowy z instytucją finansową;

3) określenie okresu ważności oferty, nie krótszego niż trzy miesiące.

Jeżeli w okresie dwóch miesięcy od dnia przedstawienia przez pracodawcę reprezentacji pracowników oferty utworzenia programu nie dojdzie do zawarcia umowy zakładowej z powodu niemożności uzgodnienia przez strony jej treści, pracodawca zyskuje uprawnienie do zawarcia umowy zakładowej z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi w rozumieniu art. 241 ^25a kodeksu pracy.

Oferta zawarcia umowy międzyzakładowej jest przedstawiana przez reprezentację pracodawców międzyzakładowej reprezentacji pracowników.

● KROK 5. Zawieramy umowę zakładową (międzyzakładową)

Umowa zakładowa powinna określać warunki uczestnictwa w programie, a w szczególności:

● formę programu wraz ze wskazaniem zarządzającego;

● warunki i tryb przystępowania do programu i występowania z niego;

● proponowane warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi;

● warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej oraz zwrotu;

● przypadki i warunki zmiany formy programu lub zarządzającego;

● wysokość składki podstawowej;

● minimalną wysokość możliwej do zadeklarowania składki dodatkowej (jeżeli umowa zakładowa nie zakazuje deklarowania składki dodatkowej);

● koszty i opłaty obciążające uczestnika i pracodawcę oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy zakładowej;

● warunki zmiany umowy zakładowej;

● warunki jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych oraz czasowego ograniczenia wysokości składek podstawowych przez pracodawcę;

● okres wypowiedzenia umowy zakładowej przez pracodawcę.

Należy ponadto pamiętać o konieczności załączenia:

● dowodu uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 10 zł od wydania decyzji w sprawie wniosku o rejestrację PPE do rejestru pracowniczych programów emerytalnych;

● w sytuacji ustanowienia przez pracodawcę pełnomocnika - dokumentów dotyczących pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 17 zł za ustanowienie każdego stosunku pełnomocnictwa do reprezentowania pracodawcy przed organem nadzoru w postępowaniu w sprawie wniosku o wpis programu do rejestru pracowniczych programów emerytalnych.

Umowa nie może zawierać warunków uczestnictwa pracownika w programie niezgodnych z przepisami powszechnie obowiązującymi.

● KROK 6. Zawieramy umowę z instytucją finansową

Umowa zawierana przez pracodawcę z instytucją finansową powinna określać warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi. Zapisy tej umowy nie mogą przewidywać żadnych kosztów obciążających uczestnika w razie dokonania wypłaty, wypłaty transferowej czy wpłaty środków z tytułu dokonywanej wypłaty transferowej lub zwrotu.

W przypadku programu międzyzakładowego umowę z instytucją finansową zawiera reprezentacja pracodawców.

● KROK 7. Składamy wniosek o rejestrację programu

PPE podlega rejestracji przez Komisję Nadzoru Finansowego oraz wpisowi do rejestru takich programów. Wniosek pracodawcy o rejestrację programu zakładowego powinien zawierać dane pracodawcy i zarządzającego:

● nazwę (firmę);

● adres siedziby;

● numer REGON;

● adres do korespondencji.

Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:

● informację o umocowaniu reprezentacji pracowników do zawarcia umowy zakładowej;

● zaświadczenie ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, wystawione nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem złożenia wniosku;

● zaświadczenie urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych wystawione nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem złożenia wniosku;

● umowę zakładową;

● umowę z instytucją finansową;

● wzór deklaracji o przystąpieniu do programu;

● oświadczenie pracodawcy, że warunki uczestnictwa w programie nie naruszają przepisów określających minimalne progi uprawnienia do uczestnictwa w programie;

● dokumenty potwierdzające dane identyfikacyjne pracodawcy.

Dokumenty załączone do wniosku o wpis programu do rejestru powinny być dołączone w oryginałach albo w uwierzytelnionych urzędowo odpisach lub wyciągach.

Wniosek podlega następnie analizie formalnoprawnej oraz analizie merytorycznej i w razie ich pozytywnego wyniku zapada decyzja administracyjna o wpisie PPE do rejestru.

Formularz wniosku o rejestrację PPE można pobrać ze strony internetowej Komisji Nadzoru Finansowego (nie jest on obowiązkowy).

● KROK 8. Przyjmujemy deklaracje o przystąpieniu do programu

Przystąpienie pracownika do programu na warunkach określonych w umowie zakładowej następuje na podstawie pisemnej deklaracji po upływie miesiąca od jej złożenia. Pracodawca przyjmuje deklarację i potwierdza uczestnikowi pisemnie jej przyjęcie; może również potwierdzić na piśmie przystąpienie do programu we wcześniejszym terminie niż miesięczny.

Jeżeli pracownikowi nie przysługuje prawo uczestnictwa w programie, pracodawca nie później niż w terminie miesiąca od złożenia deklaracji zwraca ją wraz z pisemnym uzasadnieniem odmowy przyjęcia.

Deklaracja o przystąpieniu do programu powinna zawierać:

● oświadczenie pracownika co do otrzymania kopii umowy zakładowej, zapoznania się z jej treścią oraz akceptacji jej warunków;

● wysokość ewentualnie zadeklarowanej składki dodatkowej (o ile umowa zakładowa nie zakazuje jej wnoszenia) oraz upoważnienie dla pracodawcy do jej naliczania i potrącania z wynagrodzenia oraz dokonania jej przelewu na rachunek uczestnika.

Deklaracja może też zawierać rozporządzenie na wypadek śmierci pracownika.