Skrócenie przechowywania akt jest możliwe po wypełnieniu nowych formularzy

Przed 1 stycznia 2019 r. wszyscy płatnicy składek musieli przechowywać dokumentację osobowo-płacową swoich ubezpieczonych przez 50 lat, co było podyktowane przede wszystkich koniecznością zabezpieczenia określonych danych w celu wykorzystania ich przy ustalaniu prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Ubezpieczony (lub – w razie jego śmierci – uprawniony członek rodziny) może bowiem dopiero po wielu latach od zakończenia pracy zgłosić wniosek o emeryturę, rentę lub inne świadczenie. Mimo że od 1 stycznia 1999 r. płatnicy składają imienne raporty miesięczne, to przepisy nie przewidywały przekazywania w nich wszystkich danych potrzebnych do ustalenia świadczeń. Sytuację tę rozwiązały obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. znowelizowane przepisy. Przewidują one możliwość skrócenia do 10 lat dotychczasowego 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Niestety, w zamian za krótszy okres przechowywania dokumentacji nowa ustawa nakłada na płatników składek zatrudniających pracowników i zleceniobiorców obowiązek przekazania do ZUS dodatkowych danych wynikających z tej dokumentacji.