Czy pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty

Czytelniczka została odwołana w październiku tego roku z urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę.

- Poniosłam jednak wcześniej wydatki związane z urlopem, w tym na zakup biletów i wczasów. Nie miałam zatem szans na odzyskanie części pieniędzy. Czy pracodawca powinien w takiej sytuacji zwrócić poniesione przeze mnie koszty - pyta pani Maria z Poznania.

Z przepisów kodeksu pracy wynika, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Jednocześnie pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Pracownik jednak powinien sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zwrot takich kosztów. We wniosku trzeba dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek oraz odwołania z urlopu. Należy również określić wysokość kosztów, które pracownik poniósł, lecz nie uzyskał zwrotu pieniędzy. Może to być np. koszt pobytu w konkretnym hotelu za czas od dnia odwołania z urlopu do dnia zaplanowanego wcześniej zakończenia urlopu.

Pracownik musi jednak udokumentować wysokość wydatków poniesionych na wypoczynek, z którego nie skorzystał. Wydatki, jakie poniósł, powinny być udokumentowane fakturami z hotelu, ośrodka wypoczynkowego, biura podróży, rachunkami lub biletami dokumentującymi koszty przejazdów. Pracownik powinien także zatroszczyć się o oświadczenie, na przykład, organizatora wycieczki lub wypoczynku, że wpłacona kwota nie podlega zwrotowi w razie przerwania uczestnictwa w imprezie lub wycofania się uczestnika po danym terminie.

Dokumenty te powinien przedstawić pracodawcy wraz z wnioskiem o zwrot kosztów.

Istotne jest to, że zwrotowi podlegają koszty poniesione przez pracownika i pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Krzysztof Tomaszewski

Art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).