Co należy zrobić, jeśli pracodawca nie chce wydać dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia pracownika. W praktyce oznacza to, że ma on obowiązek archiwizowania przez 50 lat akt osobowych oraz dokumentacji płacowej, licząc ten okres w przypadku akt osobowych od ustania stosunku pracy. Dokumenty te mogą być niezbędne dla uzyskania przez pracownika lub członków jego rodziny świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Dostęp do akt osobowych pracownika i innych dokumentów dotyczących jego zatrudnienia mają pracodawca i pracownik, a po upadku zakładu pracy także syndyk, likwidator i przechowawca. Pracownik może wyrazić zgodę na udostępnienie akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej innej osobie. Pracodawca ma obowiązek udostępniać te dokumenty m.in. sądom, funkcjonariuszom policji czy inspektorom pracy.

Pracodawca, który lekceważy obowiązki związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, naraża się nie tylko na żądanie wypłaty odszkodowania przez pracownika, ale także może odpowiadać za popełnienie wykroczenia. Kara grzywny grozi w przypadku nieprowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca lub osoba przez niego wyznaczona będzie ponosił odpowiedzialność także wówczas, gdy okaże się, że braki w dokumentacji są tak poważne, że nie można uznać, iż akta osobowe pomimo formalnego ich założenia w istocie są prowadzone. Natomiast pracodawca nieprawidłowo przechowujący akta osobowe i dokumentację pracowniczą naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie nie tylko gdy akta osobowe zaginą lub ulegną zniszczeniu. Sankcjonowane jest samo narażenie tych dokumentów na zniszczenie lub uszkodzenie.

@RY1@i02/2010/199/i02.2010.199.183.009c.001.jpg@RY2@

Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku

not BW