Do kiedy należy udzielić zaległego urlopu

ekspert z zakresu prawa pracy

Od 1 stycznia 2012 r. zaległego urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Tym samym nie obowiązuje już zasada, że zaległy urlop ma być udzielany do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Zmianę tę wprowadza ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378). Obowiązek powyższy nie dotyczy urlopu na żądanie. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na rok następny. Nieudzielenie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art. 168 k.p. Urlop zaległy powinien być wykorzystany w określonym powyżej terminie, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące jego przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika.

Należy podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu zaległego. Udzielenie na podstawie art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok SN z 25 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354). Pomimo tego, że pracownik ma zaległy urlop, nie oznacza to, że może go wykorzystać bez zgody pracodawcy (wyroki SN z: 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38 oraz 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08, OSNP 2010/11-12/137). Do udzielania urlopu zaległego ma bowiem zastosowanie ogólna zasada, zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. Pracodawca może wniosek uwzględnić, jeżeli urlop we wskazanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08, OSNP 2010/11-12/137).

Podwładny, któremu pracodawca nie udzielił urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego, nie traci prawa do niewykorzystanego urlopu. Powinien on być udzielony w późniejszym czasie, aż do przedawnienia roszczenia o urlop (uchwała składu siedmiu sędziów SN z 20 lutego 1980 r., V PZP 6/79, OSNCP 1980/7-8/131). Prawo do urlopu ulega bowiem przedawnieniu z upływem 3 lat, od kiedy stało się wymagalne. A więc z upływem 3 lat od końca roku kalendarzowego, za który urlop przysługiwał, chyba że termin urlopu został przesunięty. Termin przedawnienia rozpoczyna się wtedy z nadejściem terminu, na który nastąpiło przesunięcie urlopu. Opóźnieniu biegu przedawnienia uprawnień urlopowych służy zabieg udzielania urlopów wypoczynkowych począwszy od najbardziej zaległego. Nie ma więc przeszkód, aby pracodawca, który chce uporządkować zobowiązania urlopowe wobec pracowników, udzielał w jednym roku dwóch urlopów wypoczynkowych, bieżącego i najbardziej zaległego lub wszystkich urlopów, które nie uległy przedawnieniu.

Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego może stanowić wykroczenie przewidziane w art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. Z tego względu zaległy urlop należy uwzględniać w aktualnym planie urlopów albo w zawartym z pracownikiem porozumieniu określającym termin jego wykorzystywania.

Art. 168, art. 282 par. 1 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).