Kiedy można żądać zaświadczenia o zarobkach

ekspert z zakresu prawa pracy

Pracodawca może żądać udokumentowania sytuacji materialnej pracownika w tym poprzez przedstawienie niezbędnych oświadczeń lub zaświadczeń.

Należy podkreślić, że działanie to nie narusza ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej ustawa). Przetwarzanie danych osobowych jest bowiem m.in. dopuszczalne, gdy zezwalają na to przepisy prawa pracy oraz gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia koniecznych działań przed zawarciem umowy (art. 23 ust. 1 pkt 2-3 ustawy).

Zasady przeznaczania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej zfśs) na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Z tego punktu widzenia nie jest więc obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego skoro przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych powyższych kryteriów, to sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny. Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNAPiUS 2004/6/99) stwierdził, że regulamin przyznawania zapomóg i zapomóg losowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest z mocy art. 9 par. 1 k.p. pozaustawowym źródłem prawa pracy.

Pracodawca może zobowiązać pracownika w regulaminie przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy. Zdaniem Sądu Najwyższego podstawową zasadą jest fakt, że o przyznaniu świadczeń i usług decyduje kryterium socjalne. To z kolei oznacza, że przy rozpoznawaniu poszczególnych wniosków o zapomogi wymagane jest każdorazowo badanie i ustalenie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu. Zwrócić należy bowiem uwagę, że środki te stanowią formalnie majątek pracodawcy, którym także pracodawca administruje (art. 10 ustawy), jednak jego swoboda w dysponowaniu nimi jest w sposób istotny ograniczona. Pracodawca może bowiem wydawać te środki tylko zgodnie z przepisami ustawy i postanowieniami regulaminu. W przeciwnym razie związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot tych środków funduszowi.

Art. 23 ust. 1 pkt 2-3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Art. 8, art. 10, art. 12a ustawy z 14 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).