Czy trzeba zapewnić przechowywanie akt osobowych

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Tak. Zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej i zwolnienie wszystkich pracowników nie zwalnia pracodawcy od obowiązków związanych z zapewnieniem pieczy nad dokumentacją pracowniczą, która została wytworzona w okresie zatrudniania pracowników. W tym celu w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji, liczonego:

● od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;

● od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Terminy przechowywania dokumentacji osobowej identycznie obliczać muszą ci pracodawcy, którzy przechowują ją samodzielnie.

W odniesieniu do list płac kart wynagrodzeń lub innych dokumentów, które mogłyby posłużyć do ustalenia podstawy wymiaru renty i emerytury, na pracodawcę jako płatnika składek art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.) nakłada jednak obowiązek ich przechowywania przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Mając na względzie powyższe, pracodawca, który nie kończy działalności, całą dokumentację dotycząca pracownika przechowywać powinien przez 50 lat od ustania stosunku pracy konkretnego pracownika.

Art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.).