Trzeba pamiętać o bilansie ZFŚS na ostatni dzień grudnia

@RY1@i02/2013/240/i02.2013.240.21700030a.803.jpg@RY2@

Przede wszystkim należy dokonać korekty środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) według stanu na 31 grudnia 2013 r. Odpisy socjalne naliczane są bowiem na podstawie przeciętnego planowanego zatrudnienia w roku kalendarzowym. W trakcie roku pracodawcy przekazują je na wyodrębnione konto bankowe funduszu w dwóch ratach: zdecydowaną większość do końca maja i resztę do 30 września. Wedle stanu na 31 grudnia 2013 r. robią oni korektę zasobów socjalnych pozostających wówczas na rachunku zfśs w porównaniu do faktycznego średniorocznego zatrudnienia.

Jeżeli ten wskaźnik okazuje się wyższy od planowanego zatrudnienia, oznacza to, że na koncie funduszu mamy manko i trzeba je zasilić brakującą sumą. Przelane pieniądze wydajemy następnie na cele pomocowe określone w regulaminie socjalnym. Jeżeli planowane przeciętne zatrudnienie w 2013 roku jest wyższe od rzeczywistego, na konto zfśs przekazaliśmy więcej środków, niż się należało. Gdy 31 grudnia na rachunku jeszcze figurują jakieś fundusze, nadwyżkę czy jej część mamy prawo sobie odebrać. W przeciwnym wypadku, gdy konto tego dnia jest puste, naddatku nigdy nie odzyskamy. W szczególności nie wolno nam go wziąć z odpisów, jakie będziemy dopiero odprowadzać na rachunek zfśs w 2014 roku.

Decyzja o rezygnacji

Do końca 2013 roku zakłady muszą rozstrzygnąć, jak będą realizowały powinności socjalne w nowym roku kalendarzowym. Z niektórych z nich wolno bowiem zrezygnować po dochowaniu pewnych formalności.

I tak, pracodawca prowadzący zfśs ma prawo odstąpić od jego tworzenia do końca grudnia, zmieniając odpowiednio regulamin wynagradzania bądź układ zbiorowy pracy. Korekta regulaminu albo układu ma zacząć obowiązywać najpóźniej 31 grudnia. Jeśli konieczność oszczędności nie wymusza całkowitej kasaty funduszu, do końca roku wolno alternatywnie obniżyć odpisy na zfśs w tym samym trybie, a więc zamieszczając odpowiednie postanowienie w regulaminie płac albo układzie zbiorowym pracy. W tym celu należy zmniejszyć stopę procentową odpisów, np. z 37,5 proc. do 25 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Dotyczy to podmiotów zatrudniających co najmniej 20 pracowników za wyjątkiem jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy mają obowiązek ustalać zfśs bez względu na liczbę pracowników.

Obwieszczenie do 31 stycznia

Mniejsi pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają więcej czasu na decyzję w sprawie rezygnacji z obowiązków socjalnych. Zakłady o tym statusie mają do wyboru: prowadzą zfśs bądź wypłacają świadczenia urlopowe wszystkim pracownikom wybierającym się na urlop wypoczynkowy obejmujące przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Do 31 stycznia mogą oni przekazać zatrudnionym informację o nieutworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczeń urlopowych. Jeśli rozkolportują pismo tylko o nieustalaniu zfśs, oznacza to, że w nowym roku kalendarzowym będą uiszczać świadczenia urlopowe. I odwrotnie: dostarczenie pracownikom do tej daty oświadczenia o niewypłacaniu świadczeń urlopowych skutkuje tym, że w danym roku kalendarzowym pracodawca postawił na zfśs. Przekroczenie terminu na przekazanie wiadomości załodze (31 stycznia) nie jest obarczone sankcją obowiązku prowadzenia funduszu bądź wypłaty świadczeń urlopowych w danym roku kalendarzowym. Pracodawca może ją dostarczyć również po 31 stycznia 2013 r. (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2007 r., sygn. akt I OSK 814/06, LEX nr 338319).

Weryfikacja na 1 stycznia

Pracodawcy, którzy w zeszłym roku nie podjęli kroków co do rezygnacji z obowiązków socjalnych lub ich modyfikacji, muszą 1 stycznia 2014 r. sprawdzić stan zatrudnienia w celu określenia charakteru tych obowiązków w danym roku. Jeśli w tej dacie zatrudniają przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, muszą tworzyć zfśs. Gdy zatrudniają 1 stycznia 2014 r. mniej niż 20 pełnych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wybierają między prowadzeniem zfśs a wypłatą świadczeń urlopowych. Weryfikacji stanu załogi 1 stycznia nie dokonują jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, którzy zawsze ustalają fundusz i nie mogą odstąpić od tego obowiązku.

Odpisy na tym samym poziomie

Po raz czwarty zostały zamrożone odpisy na zfśs. W 2014 roku będziemy je też naliczać na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z drugiej połowy 2010 roku, czyli na podstawie kwoty 2917,14 zł. Podstawowe odpisy nadal więc w 2014 roku będą wynosić za zatrudnionego w normalnych warunkach 1093,93 zł (2917,14 zł x 37,5 proc.), a za zatrudnionego w warunkach szczególnie uciążliwych lub o szczególnym charakterze 1458,57 zł (2917,14 zł x 50 proc.).

Za nauczycieli inaczej

● Odpisy na zfśs za nauczycieli w 2014 roku będziemy również szacować według identycznego parametru co w 2013 roku.

● Odpis ten wynosi generalnie iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej obowiązującej 1 stycznia danego roku. Jednak kwotę bazową w 2014 roku skalkulujemy od kwoty bazowej wiążącej 1 stycznia 2012 r. - od 2618,10 zł.

● W 2014 roku czynnik iloczynu służący oszacowaniu odpisów na zfśs za nauczycieli wyniesie więc 2879,91 zł (2618,10 zł x 110 proc.).

@RY1@i02/2013/240/i02.2013.240.21700030a.804.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Renata Majewska

szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Podstawa prawna

Art. 5 i 5a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).