Pracodawca nie jest związany wnioskiem podwładnego

Udzielenie urlopu bezpłatnego wymaga działania po stronie pracownika. Przyjmuje się, że jedynym wymogiem formalnym wniosku o urlop bezpłatny jest precyzyjne określenie okresu w jakim urlop ma zostać udzielony. Wniosek nie wymaga natomiast uzasadnienia. Może się jednak okazać pożądane, szczególnie wówczas, gdy pracodawca ma wątpliwości co do udzielenia urlopu pracownikowi.

Żaden przepis prawa pracy nie określa warunków na jakich urlop bezpłatny może zostać udzielony. Z tego powodu w orzecznictwie i doktrynie prawa pracy przyjmuje się, że decyzja pracodawcy w przedmiocie udzielenia urlopu bezpłatnego ma charakter całkowicie swobodny i zależy wyłącznie od jego woli. Wypływa z tego kilka istotnych dla pracownika konsekwencji. Po pierwsze pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia urlopu bezpłatnego niezależnie od tego jak ważna dla pracownika była przyczyna, która spowodowała złożenie przez niego wniosku. Po drugie pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika również w zakresie uwzględnienia w całości określonego przez pracownika terminu urlopu. Oczywiste jest jednak, iż nie może on udzielić pracownikowi zgody na urlop bezpłatny w zupełnie innym terminie, niż domagał się tego pracownik. Może natomiast ograniczyć swą zgodę do części wnioskowanego okresu. W takim jednak przypadku należałoby ustalić z pracownikiem czy w dalszym ciągu wyraża on wolę skorzystania ze skróconego urlopu.

Kolejnym skutkiem pełnej uznaniowości przy rozpoznaniu wniosku pracownika o urlop bezpłatny jest to, iż swojej decyzji odmownej pracodawca nie musi w ogóle uzasadniać. W konsekwencji decyzja odmowna pracodawcy w ogóle nie podlega ocenie organów kontrolujących przestrzeganie prawa, a zwłaszcza organów rozpatrujących spory ze stosunku pracy. Jedyny wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, w której postępowaniu pracodawcy można by przypisać naruszenie zasady niedyskryminacji albo zasady równego traktowania pracowników. Sąd Najwyższy przyjmuje bowiem, że skoro udzielenie przez pracodawcę urlopu na wniosek pracownika jest umową dotyczącą realizacji stosunku pracy, to podlega ona ocenie między innymi w płaszczyźnie art. 18 par. 3 k.p., który nakazuje uznać za nieważne postanowienia umów o pracę, naruszające zasadę równego traktowania kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu i zastąpienie ich odpowiednimi przepisami niemającymi charakteru dyskryminacyjnego (wyrok SN z 21 października 2003 r., I PK 559/02, Legalis).

Udzielenie przez pracodawcę urlopu bezpłatnego pracownikowi na jego pisemny wniosek jest umową, na mocy której pracodawca zobowiązuje się zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy przez określony czas, natomiast pracownik rezygnuje z korzystania z prawa wykonywania tej pracy i otrzymywania wynagrodzenia w ustalonym okresie.

Stosunek pracy przez czas urlopu bezpłatnego pozostaje zawieszony. Z tego powodu żadna ze stron takiej umowy nie może w sposób jednostronny przedłużyć lub skrócić okresu jej obowiązywania. Pracownik wnioskujący o udzielenie urlopu bezpłatnego na dłuższy okres musi liczyć się z tym, iż pracodawca dokona wymaganych zmian organizacji pracy, np. na czas jego nieobecności zatrudni kogoś na zastępstwo. Z tego powodu pracownik nie może samodzielnie skrócić urlopu bez zgody pracodawcy, chociażby potrzeba jego uzyskania stała się nieaktualna. Również przedłużenie okresu urlopu możliwe jest wyłącznie w drodze porozumienia stron. Okres dopuszczalnego urlopu bezpłatnego nie jest w żaden sposób limitowany i zależy wyłącznie od woli stron. Określenie takiego terminu jest jednak konieczne, ponieważ za niedozwolone uznaje się udzielenie urlopu bezpłatnego na czas nieokreślony.

W przypadku urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż trzy miesiące strony umowy mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Przyczyny takie są tożsame z przyczynami uprawniającymi do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Muszą być więc nieznane pracodawcy w chwili wyrażenia zgody na urlop bezpłatny. Najczęściej dotyczą one sytuacji, które zakłóciły normalny tok pracy pracodawcy, takich jak awaria maszyny którą naprawić może pracownik, czy niespodziewana długotrwała absencja innego pracownika.

Okoliczność, iż urlop bezpłatny jest umową pomiędzy pracodawcą i pracownikiem przesądza również o tym, iż pracodawca nie ma prawa udzielenia takiego urlopu bez wniosku pracownika, a tym bardziej bez jego zgody. Z tego powodu za niezgodne z prawem uznaje się wysyłanie pracowników na urlopy bezpłatne w czasie planowanych przestojów spowodowanych okresowymi trudnościami finansowymi pracodawcy.

Pełna swoboda pracodawcy przy udzieleniu urlopu bezpłatnego skutkuje tym, iż pracownik wnioskujący o udzielenie tego urlopu musi nie tylko bezwzględnie podporządkować się decyzji pracodawcy, ale i czekać z rozpoczęciem urlopu na rozpoznanie swojego wniosku. Gdyby zatem pracownik rozpoczął korzystanie z takiego urlopu po złożeniu wniosku bez uzyskania zgody pracodawcy, stanowiłoby to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Po zakończeniu urlopu bezpłatnego pracownik wraca do pracy i powinna być to praca tego samego rodzaju, którą wykonywał wcześniej (wynikająca z umowy o pracę), z takim samym wynagrodzeniem. Gdyby pracodawca odmawiał zatrudnienia pracownika służy mu roszczenie o dopuszczenie do pracy. Z kolei niestawiennictwo pracownika po zakończeniu urlopu bezpłatnego skutkować może rozwiązaniem z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy.

Urlopu bezpłatnego co do zasady nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia i świadczenia pracownicze, okres ten nie jest również zaliczany do okresu wpływającego na długość okresu wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony. Od reguły tej istnieją jednak pewne wyjątki dotyczące np. młodocianych (art. 205, par. 4 k.p.), związkowców czy pracowników wypożyczonych innemu pracodawcy na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcami: art. 174¹ par. 2 k.p.

Ważne Za czas niezdolności do pracy w okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzyma zasiłku chorobowego

Jeżeli pracodawca na wniosek pracownika udzielił mu urlopu bezpłatnego, a jednocześnie strony umówiły się, że pracownik będzie w tym czasie wykonywał część swoich dotychczasowych obowiązków, to nie doszło do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Zgodnym zamiarem stron było bowiem dalsze wykonywanie przez pracownika tej samej pracy na rzecz pracodawcy, tyle tylko, że w ograniczonym zakresie. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zaś wynagrodzenie za wykonaną pracę zgodnie z art. 80 k.p.

Wyrok Sądu Najwyższego z 16 lipca 2009 r. (II PK 13/09, LEX nr 533099)

Pracownik złożył pracodawcy wniosek o urlop bezpłatny. Pracodawca odmówił, ponieważ z uwagi na dużą liczbę zamówień i brak kandydatów do pracy o odpowiednich kwalifikacjach nie wyrażał zgody na urlopy bezpłatne żadnych pracowników. Pracownik wniósł sprawę do sądu żądając udzielenia urlopu bezpłatnego. Sąd oddali powództwo.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 174, art. 205 par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).